Concepto 117 de 15-08-2007

Estados financieros y libros en copropiedades Venta de bienes por la copropiedad.

CTCP 0117
15-08-2007

JUNTA CENTRAL DE CONTADORES CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

REFERENCIA:

Fecha de la Consulta: 13 de mazo de 2007
Entidad de Origen: Junta Central de Contadores
Nº de Radicación CTCP: 0138
Temas: Estados financieros y libros en copropiedades Venta de bienes por la copropiedad.

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta presentada conforme se detalla en la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“El Decreto 2649/93 en su articulo 7 Continuidad. Habla respecto a identificar si el ente económico continuara o no sus operaciones hacia futuro. Art 15 Revelación Plena. "El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, …..". Art. 25. Balance Inicial. “Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio". De la lectura de estos artículos se puede inferir que los saldos de la contabilidad deben ser continuos, es decir arrastrados hacia delante, sin embargo, puede quedar un poco de duda respecto de la aclaración de la siguiente situación:

Una copropiedad durante el periodo 2006 contó con el servicios de tres profesionales de la Contaduría. El primero entrego su gestión con corte a 31 de Julio, el profesional que recibió la contabilidad no respeto los saldos finales recibidos que corresponden a los iniciales de agosto, modificando algunos, digitándolos en cuentas diferentes o acumulándolos con otras. El tercer Contador recibió la contabilidad con corte a 30 de Noviembre. Los errores cometidos en la contabilidad durante el período Agosto-Noviembre, aunque en principio contó con un poco de rechazo de parte de la Profesional que tomo en la contabilidad, finalmente fueron realizados en el mes de Diciembre; sin embargo, los saldos iniciales del mes de Agosto se dejaron tal como el segundo Contador los registro, situación que se ve reflejada en los libros oficiales.

Como Revisor Fiscal de la Copropiedad he recomendado a la Administración se anulen los libros oficiales, ya que se imprimieron aunque ya se había discutido la situación de los saldos iniciales, se arrastren los saldos como deben ser, de la misma manera se realicen los ajustes a los registros contables erradamente realizados en el mes correspondiente, tomando en cuenta que estos ya se habían detectado en su momento. Lo anterior no solo por el hecho de que la Copropiedad quede debidamente documentada, como también por ser responsable de retenciones y las declaraciones se encuentran abiertas hasta dos años después de su presentación en debida forma, quedando así expuesta la copropiedad a una posible sanción por libros. La Contadora que recibió la contabilidad en el mes de Diciembre, se sustenta en el articulo 56 Asientos, "Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte". ¿Tiene esto aplicabilidad a los saldos iniciales, o solo a los registros de cada periodo? ¿Se deben corregir los saldos iniciales del mes de Agosto, anular los libros y presentar una información consistente y fidedigna?”

RESPUESTA:

Frente a la presente inquietud planteada en la consulta es necesario puntualizar dos aspectos de capital importancia en relación con la elaboración de la información financiera de cualquier ente económico, incluidas las copropiedades: Por una parte, más allá de los relevos que por cualquier circunstancia se produzcan en el ejercicio del cargo de contador, la responsabilidad en este materia recae en la administración del organismo que no puede escudarse en tal circunstancia para no llevar la contabilidad en forma uniforme, continua y coherente.

Por otra parte, no puede perderse de vista que es deber de todos los obligados a llevar contabilidad, realizar los ajustes a los cuales se refiere el Artículo 58 del Decreto 2649 de 1993, disposición que establece:

“ARTÍCULO 58 — Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.” (Resaltados y subrayas fuera del texto original)

Fluye de estos asertos que la administración y, en particular, el contador público que tenga a cargo la elaboración de los estados financieros de propósito general, deben corregir los errores que se hayan detectado durante el ejercicio, antes de emitir los estados financieros. Al efecto, el Consejo Técnico reiteradamente ha sostenido que, tanto los estados financieros como los libros contables de los entes económicos deben satisfacer la necesidad de la Revelación Plena, definida por el Artículo 15 del precitado Decreto, disposición que establece:

“ARTICULO 15. REVELACIÓN PLENA. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.” (Resaltado fuera del texto original).

Por otra parte, considerando que de la consulta se desprende que se ha detectado que la información presentada en los estados financieros y libros contables contiene yerros, se hace necesario realizar sobre ellos las correspondientes modificaciones, aspecto que hace pertinente citar lo que este organismo ha expresado puntualmente respecto de modificaciones de esta índole, entre otros en Oficio N° 431 del 17 de diciembre de 2004.

En efecto, ha sostenido este Consejo que para la modificación de estados financieros resulta de ineludible aplicación el principio de Realización consagrado en el Artículo 12 del Decreto 2649 de 1993, que a la letra establece:

“ARTICULO 12. REALIZACIÓN. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.” (Resaltado fuera del texto original).

La corrección de un rubro de los estados financieros constituye un hecho económico que no escapa a la aplicación del principio en comento, de tal manera que sólo podrá reconocerse cuando pueda comprobarse que el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, como consecuencia de una transacción previa.

No puede olvidarse que el reconocimiento de los hechos económicos debe sujetarse a lo dispuesto para tal fin en el artículo 47 del Decreto 2649 de 1993, norma que dispone:

“ARTICULO 47. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.

Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.

La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.

En adición a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.”

De la anterior disposición se confirma que el reconocimiento de los hechos económicos sólo puede concretarse cuando éstos se hallen efectivamente realizados y señala, además, que ese hecho pueda representarse de manera confiable, de suerte tal que, en los términos del artículo 48 del citado Decreto 2649, “Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen…” y de ninguna manera tal reconocimiento puede realizarse con retroactividad.

Adicionalmente, es necesario analizar el contenido del artículo 59 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se lee:

“ARTICULO 59. TRATAMIENTO DE INFORMACIONES CONOCIDAS DESPUÉS DE LA FECHA DE CIERRE. Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.” (Resaltado fuera del texto original).

La norma transcrita meridianamente aclara que el efecto de las informaciones conocidas después de la fecha de cierre debe reconocerse en el período objeto de dicho cierre, siempre que no se hayan emitido los estados financieros y, en todo caso, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que efectivamente existían antes de la fecha de corte como hechos ciertos con plena validez jurídica y contable.

El reconocimiento del eventual error detectado, se debe concretar en el período en el cual se detecte la falencia, sin que ello implique la modificación de los estados financieros de cortes anteriores, tal como se colige de lo establecido en los artículos 56 y 106 del citado Decreto 2649, en los cuales se lee:

“ARTICULO 56. ASIENTOS. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.” (Resaltado fuera del texto original).

(… )

“ARTICULO 106. RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren.” (Resaltado fuera del texto original).

La interpretación sistemática de las normas precedentes permite concluir que, en consideración a que cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere, para proceder al reconocimiento del error contenido en la información financiera, la corrección se debe incluir en los resultados del período en que éste se advierte. Con ello se da cumplimiento, además, a la norma general sobre revelaciones que establece el Artículo 115 de Decreto 2649 en los siguientes términos:

“ARTICULO 115. NORMA GENERAL SOBRE REVELACIONES. En forma comparativa cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar por separado como mínimo la naturaleza y cuantía de cada uno de los siguientes asuntos, preferiblemente en los respectivos cuadros para darles énfasis o subsidiariamente en notas:

(… )

13. Errores de ejercicios anteriores, con indicación en nota de su incidencia sobre los resultados de los ejercicios respectivos.

(… ) ”

Otro aspecto que merece especial mención consiste en señalar que, en opinión del Consejo Técnico la sugerencia planteada en la consulta en el sentido que “se anulen los libros oficiales”, puede llevar al ente económico a quedar incurso en alguna de las prohibiciones que taxativamente señala el Artículo 57 del Código de Comercio en los siguientes términos:

“ARTÍCULO 57 — En los libros de comercio se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.”

Se infiere entonces que debe procederse de manera que, como ya se anotó, las partidas que correspondan a la corrección de errores contables provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtieren, con indicación en la correspondiente nota de su incidencia sobre los resultados de los ejercicios respectivos, a la vez que se debe incluir el rubro corregido en los resultados del período en que se advirtiere el error.

PREGUNTA 2 (Textual):

“La Copropiedad desde el mes de Octubre realiza la actividad de venta de gaseosa, recaudando por este concepto un dinero. Para evitar una responsabilidad en el impuesto a las ventas (solicite concepto a la DIAN, el cual fue respondido con techa 29 de Enero de 2007), los dineros producto de la venta no se consignan en cuenta bancaria alguna, motivo por el cual no se refleja en la contabilidad, en abierta contraposición al Articulo 47 Reconocimiento de los hechos económicos, y el 48 Contabilidad de causación o por acumulación. Como también el control interno.

La Contadora del conjunto es conocedora de este hecho, sin embargo, no ha registrado la operación, realizado algún arqueo de control; como tampoco se ha manifestado por escrito a la Administración y Consejo de Administración se cumpla con los preceptos del Decreto 2649. El Presidente del Consejo de Administración tomando en cuenta el concepto emitido por la DIAN, procedió a impartir la orden a la Administración de suspender la venta de gaseosa, situación que tampoco ha recibido concepto de la Contadora. Por lo anterior pido a ustedes se conceptúe si es correcta la actuación de la Contadora o es el Revisor Fiscal quien esta equivocado, al solicitar se reflejen la totalidad de operaciones en la contabilidad.”

RESPUESTA:

Nuevamente se impone la necesidad de citar en este escrito la disposición consagrada por el Artículo 15 del Decreto 2649 de 1993 que de manera inequívoca dispone:

“ARTICULO 15. REVELACIÓN PLENA. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.” (Resaltado fuera del texto original).

No puede ser de otra forma, habida consideración de las disposiciones de los Artículos 3º y 4º del precitado Decreto 2649 de 1993, en los cuales se definen los objetivos básicos y l cualidades mínimas que debe cumplir la información contable, cuando establecen:

“ARTICULO 3º: OBJETIVOS BÁSICOS — La información contable debe servir fundamentalmente para:

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.

2. Predecir flujos de efectivo.

3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y

9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.” (Resaltado fuera del texto original)

“ARTICULO 4º: CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE — Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.” (Resaltado fuera del texto original)

No cabe duda entonces, de que la realización de operaciones comerciales como las referidas en la consulta deben reflejarse en la información contable de la copropiedad, como imperativo surgido de la norma básica de Revelación Plena y con miras a alcanzar los objetivos de la información financiera, en el marco de cumplimiento necesario de las cualidades que por mandato legal deben caracterizarla.

PREGUNTA 3 (Textual):

“El informe de estado de bancos denominado Conciliación Bancaria, debe ser rubricado por la persona que lo realizó y quien lo aprobó para su valides (sic),”

RESPUESTA:

No existe disposición alguna que se ocupe de este detalle, de suerte que resultaría impropio hablar de invalidez de la conciliación, pues no hay norma con base en la cual pueda deducirse tal consecuencia para este documento por la ausencia de firmas.

Empero, atendiendo a la denominada sana crítica, que no es nada distinto que el sometimiento de las circunstancias a las leyes o reglas que regulan el razonamiento deductivo, para hacer viable su existencia y verificación, todo cumplido en forma "sana", esto es, bajo la premisa de reglas generales admitidas como aplicables, y "crítica", es decir, que con base en ellos los hechos objeto de valoración, entendidos como "criterios de verdad", sean confrontados para establecer si un hecho y acción determinada pudo suceder, o si ello fue posible de una u otra manera, explicable dentro de las reglas de la lógica, de la ciencia y la experiencia, no ante la personalísima forma de ver cada uno la realidad, sino frente a estos postulados generales que rigen el razonamiento, estima el Consejo Técnico que, para imprimirle credibilidad y la posibilidad de determinación de la responsabilidad de la elaboración de la citada conciliación, es aconsejable que quien la tuvo a su cargo, suscriba el documento, con indicación de su nombre e información personal relevante.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 15 de agosto de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente