Concepto 130 de 23-10-2007

Consecutivo y archivo de soportes de una error contable.

CTCP 130 / 2007
23-10-2007

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

REFERENCIA:

Fecha de la Consulta: 24 de Mayo de 2007
Entidad de Origen: JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
Nº de Radicación CTCP: N/A
Temas: Consecutivo y archivo de soportes de una error contable

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“La presente para dirigir una consulta en los comprobantes de contabilidad.

el ejemplo

1. en el mes de mayo se detectó un error del mes de abril.

2. se corrige mediante una nota de contabilidad que tiene como número 6126 en el mes de mayopero afecto el movimiento de abril.

3. esta nota registra la fecha de sistema de elaboración y registra la fecha en que se afecto el movimiento contable.

4. el sistema no deja modificar comprobantes de fechas anteriores ni deja documentos en blanco para afectar movimientos de otros periodos para no alterar la contabilidad.

Yo archivaría la nota contable según la fecha de sistema y en el orden consecutivo del sistema.

Pero surge un duda: La fecha de afectación del movimiento contable que en este caso es abril influye de alguna forma en el consecutivo de mi compañía? ”

RESPUESTA:

Los lineamentos generales sobre la presentación y preparación de la información contable, se enmarcan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, establecidos en el Decreto 2649 de 1993. No obstante el Consejo Técnico emitió el 14 de julio de 2003, la orientación profesional No. 005, sobre libros de comercio, este documento puede ser consultado en la página web. www.jccconta.gov.co.

Por su parte, el Decreto 2649 de 1993, en el título tercero correspondiente a las normas sobre registros y libros, específicamente en el artículo 123 – Soportes, señala:

“(…) Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle…. (La negrilla no hace parte del texto original)

En este mismo título, el mencionado Decreto en el artículo 128, establece la forma de llevar los libros, así:

“(…) Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.(…)” (La negrilla y subrayado no hacen parte del texto original)

En este mismo sentido, el Código de Comercio en el artículo 53 – Asientos y Comprobantes de Contabilidad, establece:

“(…) …El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.(…)” (La negrilla no hace parte del texto original)

Así mismo, en el artículo 55 – Archivo de comprobantes, se expone que: “(…) El comerciante conservará archivados y ordenados cronológicamente los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite su exactitud.(…)” (La negrilla y el subrayado no hacen parte del texto original)

Ahora bien, de acuerdo a lo anteriormente expuesto los comprobantes de contabilidad corresponden a soportes contables, que sustentan las operaciones y los registros relacionados en el desarrollo de las actividades propias del ente económico.

Para el caso del reconocimiento de un error contable, este debe registrarse en la fecha que se detecta, evidenciando la fecha y el registro que se corrige, dando cumplimiento de las normas anteriormente expuestas. El Decreto 2649/93 en el artículo 56 establece:

“(…) Art. 56. Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes.

Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a mas tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.(…)” (La negrilla y subrayado no hacen parte del texto original)

Así las cosas, al detectarse un error u omisión de un hecho económico en un periodo posterior a su ocurrencia, esta situación deberá registrase en la contabilidad en el momento que se advirtiere. El reconocimiento de dicha situación deberá realizarse en las mismas condiciones que un registro normal de la operación, en la fecha que se detecta y debidamente soportado, dejando expresa la operación que se corrige. Los documentos contables que soportan el reconocimiento del error, deberán ser archivados de manera cronológica y en forma consecutiva; en ningún caso podrán registrase ni archivarse estos soportes junto con la operación original que se corrige, toda vez que el propósito contable es dar fiel cuenta de los hechos económicos del ente, de forma confiable y verificable, dejando la evidencia de la historia de la operaciones realizadas en la fecha en que ocurren.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información expuesta por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 10 de Septiembre de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente