Concepto 157 de 20-11-2007

Expedición de Certificados por Contadores Públicos.

CTCP 0157 / 2007
20-11-2007

CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PUBLICA

REFERENCIA:

Fecha de la Consulta: Radicada en el CTCP el 23 de mayo de 2007
Nº de Radicación CTCP: 00242
Entidad de Origen: Junta Central de Contadores
Temas: Expedición de certificados por contadores públicos.

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta presentada conforme se detalla en la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (Textual):

“Una persona en la actualidad me debe un valor considerable de dinero, (sic) tengo entendido que en la Declaración de Renta él relaciona la deuda que tiene conmigo y los intereses que me ha pagado ante la DIAN (sic).

El dinero adeudado esta garantizado con una garantía Hipotecaria, (sic) le solicite al Contador que le lleva su contabilidad y le hace la DECLARACIÓN DE RENTA la certificación de la deuda y sus intereses pagados durante los años 2005 y 2006, el Señor Contador me manifestó que el no podía expedirla, no obstante teniendo todos los registros.

Mi pregunta es si el Contador esta obligado a expedirme la certificación o la persona que me adeuda el dinero, pues también me la ha negado.

Lo anterior me viene perjudicando comercialmente, ante los Bancos, personalmente y lógicamente ante la DIAN, ya que él sí viene relacionándome en su balance como un pasivo.”

RESPUESTA:

La idea de obtener certificación de situaciones o circunstancias financieras de los entes económicos por parte de sus contadores públicos surge de la confianza pública entendida, para el caso consultado, como el grado de credibilidad y aceptación que la comunidad le otorga al contador público como consecuencia de que su ejercicio profesional demuestra en la práctica su utilidad social.

Es por ello que la normatividad penal colombiana ha hecho referencia a las profesiones de utilidad social para referirse a las que, como la contaduría pública, están investidas de fe pública, considerando que, para que una profesión sea de utilidad social, debe responder a una necesidad general, es decir que tenga tal grado de difusión, que el público deba valerse necesariamente de la profesión que le satisface. A la sazón, recordemos que en Colombia otros profesionales también están facultados para otorgar fe pública: el abogado cuando desempeña funciones de notariado y registro, el médico cuando actúa de legista y otras personas naturales en relación con asuntos de carácter judicial, mercantil, consular, canónico, balístico, etc.

Lo anterior se traduce para efectos financieros y contables en la necesidad de que una persona idónea, competente, responsable y ética opine o dictamine sobre la razonabilidad, imparcialidad y objetividad de las informaciones contenidas en los documentos, hechos o estados financieros de un ente económico. Esta necesidad permite demostrar la utilidad social de la profesión que la suple y con base en la confianza pública que se otorga a los contadores públicos, se asigna a éstos, a través de la revisoría fiscal, la responsabilidad de satisfacer esa necesidad.

Ahora bien; en orden a imprimirle un valor probatorio a la confianza pública a través del dictamen u opinión del contador público, aparece la fe pública, que puede considerarse como una facultad legal conferida a los contadores públicos, en virtud de la cual los hechos o estados sobre los cuales él opine o dictamine, constituyen prueba, de acuerdo con la presunción legal que la misma ley establece[1].

Es así como el Artículo 10 de la Ley 43 de 1990 precisa el alcance de esta facultad en los siguientes términos:

“ARTÍCULO 10 — DE LA FE PÚBLICA: La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.”

Puede decirse entonces, que la fe pública consiste en atestar, consignar mediante documento y firma del mismo, que, por una parte, los actos revisados se ajustan a las exigencias legales, lo que puede considerarse que se refiere a la verdad formal, y por la otra, que los datos comprendidos en dichos documentos, trátense de libros, tarjetas, disquetes, etc., se hayan tomado de los documentos que han servido de soporte, en forma textual, lo que hace referencia a la verdad material.

Adicionalmente, la fe pública implica que la atestación o firma de todos los actos del contador público, propios de su profesión, están revestidos de una presunción de verdad legal, solo desvirtuable mediante prueba en contrarío que se caracteriza, en consideración a la génesis la fe pública, por ser eminentemente unitaria, no obstante lo cual, en esta disposición podemos distinguir aspectos sobre los cuales puede recaer la fe pública conferida al contador público, así:

a En lo relacionado con asuntos legales, como cuando se manifiesta que los libros de contabilidad se ajustan a las normas legales o sea a las contempladas por el Código de Comercio;

b En cuestiones propiamente contables, vale decir, cuando se expresa que la contabilidad se lleva conforme a las disposiciones señaladas en el Decreto 2649 de 1993;

c Cuando se trata de constatar la confiabilidad de la copia o traslado de la información, tal como ocurre cuando se afirma, por ejemplo, que “concuerda con el original” y corresponde generalmente a eventos en los que el Estado requiere para sí, solamente la firma del contador público. Así ocurre en los casos de los actos de la fe pública con destino a la administración tributaria, y

d Cuando se hace referencia a la opinión financiera, tal como sucede cuando, mediante un dictamen u opinión profesional, se expresa un juicio normal, calificado, denegado, o adverso sobre los estados financieros de una empresa.

La norma consagrada en el precitado Artículo 10 de la Ley 43 de 1990 va más allá, dado que establece que cuando los contadores otorgan fe pública, se asimilan a funcionarios públicos para los efectos de tas sanciones penales en aplicables en ejercicio de las actividades propias de su profesión.

Presentadas las precisiones que anteceden, para responder la inquietud del consultante, es pertinente citar a la Superintendencia de Sociedades que, en Concepto 16046 del 19 de marzo de 2003, expuso en lo tocante a la certificación de deudas para terceros, los siguientes asertos que el Consejo Técnico comparte:

“La obligación del revisor fiscal de certificar acerca de las deudas de la sociedad con terceros, se circunscribe al hecho de que su vinculación a la sociedad, derive de una obligación legal, caso en el cual, a juicio de este despacho, la persona designada para cumplir esta función tiene la obligación de certificar las deudas de la sociedad con terceros; en el evento contrario, vale decir, que su vinculación como revisor fiscal a la sociedad sea convencional, cumplirá esta función, en la medida en que los estatutos así lo señalen, o corresponda a instrucciones concretas impartidas por la junta de socios o de asamblea general y en defecto de éstas, por virtud de lo dispuesto en el artículo 207 del Código de Comercio, salvo que no tenga la calidad de contador público”.

Con base en la anterior afirmación, extrapolando la conclusión que allí se expone respecto del revisor fiscal al caso del contador público de una sociedad, quien, ha de recordarse, forma parte de la administración de la misma, habida cuenta de que su vinculación es evidentemente convencional, sólo puede cumplir la función de emitir certificaciones de esta índole en la medida en que ello corresponda a instrucciones o autorizaciones concretas y precisas impartidas por el representante legal o quien haga sus veces, o por otros órganos sociales como la Junta Directiva, la junta de socios o de asamblea general, y siempre que la información certificada corresponda a los registros plasmados en los libros de contabilidad del ente económico.

A este respecto, es importante puntualizar que la consideración anterior recibe sustento adicional en la determinación de los principios del Código de Ética que deben orientar el ejercicio profesional del contador público, en particular en lo tocante a la confidencialidad ordenada por el Artículo 37 de la Ley 43 de 1990, disposición que establece:

“ARTÍCULO 37: En consecuencia, el Contador Público debe considerar y estudiar al usuario de sus servicios como ente económico separado que es, relacionarlo con las circunstancias particulares de su actividad, sean éstas internas o externas, con el fin de aplicar, en cada caso, las técnicas y métodos más adecuados para el tipo de ente económico y la clase de trabajo que se le ha encomendado, observando en todos los casos, los siguientes principios básicos de ética profesional:

(…)

5. Confidencialidad.

(…)”

Y añade:

“37.5 CONFIDENCIALIDAD: La relación del Contador Público con el usuario de sus servicios es el elemento primordial en la práctica profesional. Para que dicha relación tenga pleno éxito debe fundarse en un compromiso responsable, leal y auténtico, el cual impone la más estricta reserva profesional.”

Este principio de confidencialidad tiene su raigambre en el derecho fundamental de origen constitucional conocido como Derecho a la Intimidad y al Buen Nombre que se regula en el Artículo 15 de la Carta así:

“ARTÍCULO 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”

Tampoco puede desconocerse la obligación del contador pública consagrada en el Artículo 45 de la misma Ley 43 de 1990 al señalar:

“ARTÍCULO 45: El Contador Público no expondrá al usuario de sus servicios a riesgos injustificados.”

A su turno, para el caso del contador publico que es empleado del ente económico, para quien es aplicable la legislación laboral se consagra, además, como obligación del trabajador la de no transmitir las informaciones que tenga sobre su trabajo, especialmente sobre asuntos de naturaleza reservada o cuya divulgación pueda generar perjuicio al patrono (Art. 58, num. 2º). En caso de incumplimiento a esta obligación, la empresa puede adoptar la sanción que al efecto estime conveniente, incluida la terminación del contrato por justa causa.

Con fundamento en lo expuesto, en caso de requerirse documentar la prueba de la existencia de un crédito y las condiciones pactada para su servicio, cuando el contador no reciba instrucción o autorización de emitir la correspondiente certificación, el interesado puede acudir a mecanismos previstos por la justicia ordinaria como la denominada preconstitución de la prueba en incidente previo en el cual puede recibirse interrogatorio de parte, decretarse inspección, ordenarse peritazgo u obtenerse declaraciones de testigos que permitan establecer los hechos de una posterior demanda.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 7 de noviembre de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente