Concepto 173 de 06-09-2005

Presentación de estados financieros comparativos cuando se ha efectuado una reforma estatutaria que cambia a semestral el período financiero.

CONCEPTO 173
6-Sep-2005
Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Bogotá D. C., 6 de septiembre de 2005
OFCTCP / 0173 / 2005

Señor(a):
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Bogotá D.C.

Ref.: Consulta de fecha 5 de febrero de 2005
Radicación: 0039

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (Transcripción textual):

“LA REFORMA ESTATUTARIA QUE CAMBIA A SEMESTRAL EL PERÍODO FINANCIERO ¿OBLIGA A LA ADMINISTRACIÓN A PRESENTAR LOS ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS SEMESTRALES EN LUGAR DE ANUALES?

EN CASO AFIRMATIVO:

¿DEBE LA SOCIEDAD AGRUPAR POR SEMESTRALES LAS CUENTAS CUANDO USA EL GRUPO 59 PARA DETERMINAR SU RESULTADO SEMESTRAL?

¿A PARTIR DE QUÉ PERÍODO DEBERÁ LA SOCIEDAD PRESENTAR POR SEMESTRE LOS ESTADOS FINANCIEROS CUANDO LA REFORMA ESTATUTARIA SE PROTOCOLIZA EN MES DIFERENTE A JUNIO O DICIEMBRE?”

RESPUESTA:

Para dar respuesta a la presente consulta, desarrollamos los temas a los cuales ella se refiere, en los siguientes acápites:

COMPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS SEMESTRALES:

Recordemos, en primera instancia, que con base en el Artículo 52 del Código de Comercio, “Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”, disposición que se complementa con lo prescrito por el Artículo 9° del Decreto 2649 de 1993 que, a la letra dice:

“ART. 9o. PERIODO. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.”

Con base en lo anterior se colige que la posibilidad de establecer períodos semestrales para la emisión de estados financieros de propósito general se ajusta a las disposiciones legales.

Por otra parte, dado que la norma contenida en el trascrito Artículo 9° hace referencia a “Estados Financieros de Propósito General”, resulta pertinente citar el Artículo 21 del citado Decreto 2649, norma que los define de la siguiente manera:

“ART. 21. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL. Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados.”

Establecido que el ente económico al cual se refiere la consulta optó por un período semestral para la emisión de estados financieros de propósito general en los términos precedentes, el interrogante en el sentido de establecer si tales estados financieros deben prepararse por la administración comparativos semestrales, se absuelve con fundamento en lo previsto en el Artículo 32 del mismo Decreto 2649 de 1993, en el cual se lee:

“ART. 32. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS. Son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Sin embargo, no será obligatoria la comparación cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros.”

Se infiere de la disposición precedente que la norma general es la presentación de los estados financieros en forma comparativa. Sin embargo, en el caso objeto de consulta es necesario hacer las siguientes precisar que los primeros estados financieros que se emitan después de la reforma estatutaria para un período semestral, no podrán ser comparados con los correspondientes al período inmediatamente anterior, ya que estos registran un período anual. Por tal motivo la comparación sólo podrá concretarse cuando se complete el segundo periodo semestral, pues allí cabe la comparación de los dos primeros semestres registrados después de la reforma estatutaria entre sí.

DETERMINACIÓN SEMESTRAL DE RESULTADOS:

El período contable nos indica el tiempo que abarcan los estados financieros y al cabo del cual se determinan los resultados económicos del ente, a través de la expedición de estados financieros de propósito general, es decir de un balance general, un estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo. Como norma general, por virtud del Código de Comercio, el período contable es anual calendario, es decir de enero 1º a diciembre 31. No obstante, estatutariamente o por virtud de normas especiales, pueden existir períodos inferiores especiales.

Desde el punto de vista técnico contable, no es lo mismo hablar de período contable que de ciclo contable, noción esta última que se refiere al proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información.

Para efectos tributarios, en cambio, se entiende por período el tiempo que abarcan las declaraciones tributarias y puede ser mensual en el caso de las declaraciones de retención en la fuente, bimestral en el caso de las declaraciones de ventas y anual en el caso de la declaración de renta e ingresos y patrimonio. Así lo tiene establecido la legislación fiscal contenida en el estatuto tributario, artículos 595, 600 y 604.

Ahora bien; en lo tocante a la determinación semestral de pérdidas y ganancias y la correspondiente utilización de la cuenta N° 59 citada en la consulta, cabe señalar que tal procedimiento debe realizarse al final de cada período contable aplicado en el respectivo ente económico, de tal manera que, si bien en una gran mayoría de casos el período es anual, en casos como el consultado, se utiliza el periodo semestral para el cual no está prevista excepción en relación con la aplicación de la cuenta N° 59 al finalizar el respectivo semestre.

MOMENTO DE APLICACIÓN DEL PERÍODO CONTABLE SEMESTRAL:

Finalmente, en cuanto se refiere al período a partir del cual la sociedad objeto de consulta debe presentar estados financieros por semestres, debemos recordar lo previsto en el inciso segundo del Artículo 9° del Decreto 2649 de 1993 al cual se hizo referencia en párrafos anteriores, texto según el cual “Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.”

Si tenemos en cuenta que la norma citada ordena que los cortes respectivos deben definirse previamente, debemos entender que tal definición debe concretarse con anterioridad a la iniciación del correspondiente período, pues sólo así podrán adoptarse las medidas conducentes para lograr un adecuado registro de las operaciones y hechos económicos de la empresa.

En este orden de ideas, la preparación semestral de estados financieros de propósito general de la sociedad objeto de consulta, deberá iniciarse en el semestre siguiente a aquel en el cual se concreta la decisión del máximo órgano social mediante la cual se adopte la utilización del nuevo período contable.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que su texto fue debatido y aprobado en Sala Técnica conformada por los doctores Rafael Prieto y Dagoberto Pinilla y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)

HAA/grb