Concepto 186 de 20-09-2005

Libros oficiales registrados en la cámara de comercio cuyo contenido no refleja la situación económica del ente.

CONCEPTO 186
20 -Sep-2005
Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Bogotá D. C., 20 de septiembre de 2005
OFCTCP / 0186 / 2005

Señor(a):
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Bogotá D.C.

Ref.: Consulta de fecha 11 de abril de 2005
Radicación: 0123

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

ANTECEDENTES (Textuales):

“EN EL PROCESO LIQUIDATORIO DE LA CONCURSADA, LA SITUACIÓN CONTABLE ENCONTRADA AL INICIO DE MI GESTIÓN SE RESUME ASÍ:

• LOS LIBROS OFICIALES, PREPARADOS BAJO LA EXCLUSIVA RESPONSABILIDAD DE LOS ANTIGUOS ADMINISTRADORES FUERON APREHENDIDOS EN LA RESPECTIVA DILIGENCIA, IMPRESOS A DICIEMBRE DE 2002. EN ESE ESTADO, LA FIRMA P & G ASESORÍAS INTEGRALES, PRIMERA LIQUIDADORA, LOS RECIBIÓ, LOS DILIGENCIÓ E IMPRIMIÓ HASTA EL 31 DE OCTUBRE DE 2003. AL COMIENZO DE MI GESTIÓN, SE IMPRIMIÓ EL MES DE NOVIEMBRE DE 2003.

• LOS ESTADOS FINANCIEROS IMPRESOS EN LIBROS OFICIALES A OCTUBRE DE 2003 SE REFIEREN A ACTIVOS SUPERIORES A DIEZ MIL NOVECIENTOS VEINTISIETE MILLONES DE PESOS ($10.927 MILLONES).

• PERO DE ACUERDO CON EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN, EL INVENTARIO FÍSICO Y LOS SOPORTES ACTUALMENTE DISPONIBLES, EL VALOR RAZONABLEMENTE ESTIMADO DE LOS ACTIVOS DE LA SOCIEDAD CONCURSADA, NO SUPERARÁ LOS OCHOCIENTOS SETENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS ($ 877 MILLONES).

• LO ANTERIOR, ARROJA UNA MUY SIGNIFICATIVA DIFERENCIA EN EL ACTIVO DE, CUANDO MENOS, DIEZ MIL CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($ 10.050 MILLONES).

• EN CONCLUSIÓN, EXISTIENDO ESA MUY SIGNIFICATIVA DIFERENCIA DE APROXIMADAMENTE DIEZ MIL CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($ 10.050 MILLONES) SE SOSTIENE CATEGÓRICAMENTE QUE LOS LIBROS OFICIALES NO ESTÁN AJUSTADOS A LA REALIDAD.

• EXISTE NOTABLE DISCONFORMIDAD ENTRE EL VALOR DE LOS ACTIVOS REALES Y LOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD.

• NO EXISTEN SOPORTES CONTABLES SUFICIENTES QUE NOS PERMITAN RECONSTRUIR LA CONTABILIDAD DE AÑOS ANTERIORES.

• LA CONCURSADA ESTÁ EN LA OBLIGACIÓN DE TENER REVISOR FISCAL Y, EN LA ACTUALIDAD, LA PERSONA QUE EJERCE DICHO CARGO ES LA MISMA QUE EJERCÍA ESA FUNCIÓN EN EL PASADO. NO OBSTANTE, MANIFIESTA QUE NO TIENE EXPLICACIÓN SATISFACTORIA PARA ARGUMENTAR LA FORMA IRREGULAR EN QUE SE ENCUENTRA LA CONTABILIDAD DEL ENTE.

TENIENDO EN CUENTA LO RELACIONADO ANTERIORMENTE, SOLICITO ME INDIQUEN CLARAMENTE COMO DEBEMOS PROCEDER EN LOS SIGUIENTES CASOS:”

PREGUNTA 1 (Textual):

1. SI EXISTEN LIBROS OFICIALES REGISTRADOS EN LA CÁMARA DE COMERCIO CUYO CONTENIDO NO REFLEJA LA SITUACIÓN ECONÓMICA DEL ENTE, LE RESULTA OBLIGATORIO AL LIQUIDADOR ATENDER EL MANDATO DEL ARTÍCULO 166 DE LA LEY 222 DE 1995 QUE DICE:

“CONTINUAR CON LA CONTABILIDAD DEL DEUDOR EN LOS MISMOS LIBROS, SIEMPRE Y CUANDO SE ENCUENTRE DEBIDAMENTE REGISTRADOS….”

RESPUESTA:

En Relación con el registro de libros, el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993 claramente establece:

“ARTICULO 126. REGISTRO DE LOS LIBROS. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar o,
2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

Las Autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.” (Los resaltados no hacen parte del texto original)

El caso materia de consulta no parece obedecer a que al libro “anterior le falten pocos folios por utilizar” o que “un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico”, pues las inexactitudes que presentan, precisamente son ocasionadas por el mismo ente económico, de lo cual se colige que en las circunstancias objeto de cuestionamiento, no cabe el registro de nuevos libros.

Así las cosas, se impone el cumplimiento de la obligación establecida para el liquidador en el numeral 5 del artículo 166 de la Ley 222 de 1995, conforme a la cual son funciones del liquidador:

“ARTICULO 166. FUNCIONES DEL LIQUIDADOR. El Cuidador tendrá la representación legal de la entidad deudora y como tal desempeñará las funciones que adelante se le asignan, y en ejercicio de ellas deberá concluir las operaciones sociales pendientes al tiempo de la apertura del trámite y en especial las siguientes:

(…)

5. Continuar con la contabilidad del deudor en los mismos libros, siempre y cuando se encuentren debidamente registrados. En caso de no ser posible, deberá proveer a su reconstrucción e iniciar la contabilidad de la liquidación, en libros que deberá registrar en la Cámara de Comercio.

(…)”

Conviene señalar que las inconsistencias mencionadas en el escrito de la consulta no hacen imposible “continuar con la contabilidad” en los libros que, como allí se anota, están debidamente registrados ate la Cámara de Comercio; no obstante lo cual, sí será preciso dar aplicación al procedimiento establecido para el reconocimiento de errores de ejercicios anteriores previsto en el artículo 106 del Decreto 2649 de 1993, disposición que establece:

“ARTICULO 106. RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren.”

En este orden de ideas, para dar cumplimiento al principio de Revelación Plena, los resultados del periodo en el cual se advirtieron las inconsistencias deberán reflejar los correspondientes ajustes, los cuales habrán de detallarse en las notas que deberá preparar el liquidador conforme a las reglas al efecto previstas en el artículo 114 del Decreto 2649 de 1993.

PREGUNTA 2 (Textual):

“2. SI LA RESPUESTA ES AFIRMATIVA

2.1. ¿CON CUÁLES SALDOS INICIALES SE DEBEN REGISTRAR LOS MOVIMIENTOS QUE CORRESPONDEN A LA GESTIÓN DEL LIQUIDADOR?

2.2. ¿Y CON CUÁLES SALDOS INICIALES SE DEBEN REGISTRAR LAS PARTIDAS DEL ACTIVO DEL ENTE?

2.3. ¿Y CON CUÁLES SALDOS INICIALES SE DEBEN REGISTRAR LAS PARTIDAS DEL PASIVO DEL ENTE?

2.4. ¿Y CON LOS NITS DE QUÉ TERCEROS SE DEBEN REGISTRAR LAS PARTIDAS QUE ORIGINAN ESOS SALDOS INICIALES?”

RESPUESTA:

Teniendo en cuanta que, como ya se anotó, conforme al numeral 5 del artículo 166 de la Ley 222 de 1995, el liquidador debe “Continuar con la contabilidad del deudor en los mismos libros”, los saldos de movimientos, activos y pasivos con los cuales debe realizar las anotaciones el liquidador son aquellos que se encuentren consignados en los libros registrados, pues es justamente lo que significa “continuar con la contabilidad”, sin perjuicio de que, con base en esos mismos saldos, se introduzcan los ajustes a que haya lugar, conforme arriba se anotó.

No puede ser de otra forma, pues de lo contrario significaría incurrir en alguna de las prohibiciones consignadas en el artículo 57 del Código de Comercio, en el cual se lee:

“ARTICULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. En los libros de comercio se prohíbe:

1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. “

(Los resaltados no hacen parte del texto original)

Sobre el particular, la Orientación Profesional N° 5 sobre Libros de Comercio, emitida por este Consejo, en el numeral 4.1.3.16 relativo a la Corrección de Errores en los Libros, señala:

“La contabilidad debe ser clara, completa y fidedigna, es decir, contener todas las operaciones con incidencia económica en la empresa; pero si por alguna circunstancia, se hubiere cometido algún error o se hubiere omitido el registro de alguna operación, como en el caso materia de consulta, nuestro ordenamiento mercantil, art. 57 numeral 3º, determina que los errores u omisiones se salvan con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtieren.”

Adicionalmente, es pertinente citar el Concepto 039 del 29 de noviembre de 2001 emitido por el Consejo Técnico, en el cual se precisa lo siguiente:

“…Sin embargo, advierte este organismo que los errores que provienen de desviación en la aplicación de las normas contables y que deben ser incluidos en los resultados del período en que se advierten, son solamente aquellos errores que al ser corregidos implican un efecto dentro del resultado del ente económico, es decir, que aumentan o reducen el resultado a disposición de los inversionistas.

5. (…) corresponde a la junta adoptar la decisión de rectificación de los estados financieros, en ejercicio de sus atribuciones como órgano máximo del ente económico, en los términos del artículo 187 del ordenamiento mercantil, especialmente el numeral 2º que le otorga la facultad de examinar, aprobar o improbar los estados financieros. Obviamente, tomando en cuenta que, conforme al derecho común, las decisiones pueden ser rectificadas, aclaradas o modificadas cuando las mismas se han tomado sobre bases que se contraponen al derecho y que no permiten otro mecanismo habilitante que evite perjuicios al mismo ente y a terceros.

6. La nueva emisión y aprobación que se haga de los estados financieros debe ser clara en indicar, a través de sus notas, la razón que mueve a la rectificación, y el informe del revisor fiscal, si lo hubiere, debe así mismo contener las explicaciones correspondientes que justifiquen su informe inicial.

7. Naturalmente, para que los estados financieros que se rectifican sean el reflejo fiel de los libros de contabilidad, deben, igualmente, rectificarse los libros de contabilidad, para lo cual estima este consejo técnico debe anotarse en los folios de los mismos en los que se haya cometido el error, la explicación o mención respectiva, que junto con la nota a los estados financieros permita evidenciar la fidelidad de los estados financieros (especialmente del estado de resultados) frente a los libros y permita al contador y al revisor fiscal certificar que los datos han sido tomados fielmente de los libros» (Los resaltados no hacen parte del texto original)

Por su parte, la identificación de los terceros que aparecen en la contabilidad del ente económico tampoco tiene por qué ser diferente a la registrada en los libros, no obstante lo cual, en la corrección que el liquidador registre respecto de las inconsistencias encontradas, mediante las precitadas notas, podrá realizar las aclaraciones a que pueda haber lugar.

PREGUNTA 3 (Textual):

3. SI LA RESPUESTA A LA PRIMERA PREGUNTA ES NEGATIVA, COMO SUPONGO DECIDIDAMENTE QUE HABRÁ DE RESOLVERSE LA CUESTIÓN

3.1. ¿DEBEMOS CONTINUAR CON LA CONTABILIDAD DEL DEUDOR EN LOS MISMOS LIBROS OFICIALES DE LA ANTERIOR ADMINISTRACIÓN, TOMANDO COMO PUNTO DE PARTIDA LA VALORACIÓN RAZONABLE DEL INVENTARIO EFECTUADO, REALIZANDO TODAS LAS SALVEDADES Y LOS AJUSTES NECESARIOS, EXPLICANDO CADA UNA DE ELLOS CON NOTAS, PARA DEJAR CLARAMENTE ESTABLECIDAS LAS DIFERENCIAS CON LOS SALDOS QUE REFLEJAN LOS CUESTIONADOS LIBROS?

3.2. SI LO CORRECTO ES REGISTRAR NUEVOS LIBROS OFICIALES EN LA CÁMARA DE COMERCIO, TOMANDO COMO PUNTO DE PARTIDA LA VALORACIÓN RAZONABLE DEL INVENTARIO EFECTUADO, REALIZANDO TODAS LAS SALVEDADES Y LOS AJUSTES NECESARIOS, EXPLICANDO CADA UNA DE ELLOS CON NOTAS, COMO SE DEJAN CLARAMENTE ESTABLECIDAS LAS DIFERENCIAS CON LOS SALDOS QUE REFLEJAN LOS CUESTIONADOS LIBROS?

3.3. ¿QUÉ TRATAMIENTO DEBE DARSE A LAS CUESTIONES FISCALES QUE DEBEN ATENDERSE MIENTRAS SE SUPERA LA ETAPA DE RECONSTRUCCIÓN DE LA CONTABILIDAD (TALES COMO PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS DE PERÍODOS ANTERIORES A MI GESTIÓN Y DE RESPUESTA A REQUERIMIENTOS Y PETICIONES DE INFORMACIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA DE LAS AUTORIDADES ADUANERAS Y CAMBIARIAS) MIENTRAS SE OBTIENEN LAS CONDICIONES PARA EMITIR ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS?

3.4. TENIENDO EN CUENTA QUE, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 40 DE LA LEY 222 DE 1995, LOS ESTADOS FINANCIEROS PUEDEN SER RECTIFICADOS ANTE ORDEN IMPARTIDA POR LOS ORGANISMOS QUE EJERCEN LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL POR PARTE DEL ESTADO, ¿RESULTA PROCEDENTE QUE ESE DESPACHO SE PRONUNCIE Y PRECISE EN QUE FORMA EN QUE DEBE PROCEDERSE EN ESTE CASO?

3.5. ¿TENIENDO EN CUENTA QUE LOS LIBROS OFICIALES A 31 DE NOVIEMBRE DE 2003 NO SE AJUSTAN A LA REALIDAD, LA DECLARACIÓN DE RENTA DEL AÑO 2004 SE PUEDE PRESENTAR EN CEROS EN LAS CUENTAS DEL PATRIMONIO A LA ESPERA DE LA DEFINICIÓN DE LOS SALDOS RESULTANTES DEL PROCESO DE RECONSTRUCCIÓN DE LA CONTABILIDAD?”

RESPUESTA:

Teniendo en cuenta que, como se anotó al responder la Pregunta 1, no es procedente registrar nuevos libros y por ende, la contabilidad deberá continuarse en aquellos originalmente registrados, respecto del presente interrogante solamente son pertinentes las siguientes puntualizaciones:

• En los libros del deudor se incluirán las anotaciones y ajustes que correspondan a la determinación que, de manera técnica y confiable, resulte respecto de la valoración razonable del inventario, dejando las aclaraciones a que haya lugar en las notas de los estados financieros y presentando los saldos que resulten luego de tener en cuenta tales ajustes. Es precisamente de esta forma que se exponen con claridad las diferencias que se suscitan con base en las operaciones realizadas.

• La misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico – científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario, la resolución de conflictos técnicos entre Contadores Públicos y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional.

Es por ello que cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico – científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse a las cuestiones fiscales o aduaneras que puedan resultar de operaciones como las descritas en la consulta, aspecto que tiene que ver con la interpretación y aplicación de la normativiadad de esos ramos que escapa a la órbita de conocimiento de este organismo de orientación técnico – contable y es competencia de organismos como la DIAN que ha sido consultada por el solicitante sobre estos mismos aspectos.

• En igual situación se encuentra el Consejo Técnico frente a los alcances de las facultades, competencias y acciones que correspondan a las entidades encargadas de la inspección vigilancia y control del respectivo ente económico y por ello, este organismo carece de competencia para pronunciarse sobre el particular.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente

HAA/grb