Concepto 201311200109021 de 31-01-2013

Ministerio de Salud y Protección Social
Concepto 201311200109021
31-01-2013

Asunto: Validez de la firma electrónica en Consentimiento Informado.

Respetado señor Moreno:

Hemos recibido su comunicación por la cual consulta sobre la validez de la firma electrónica paciente o médico en documentos como el consentimiento informado. Al respecto, me permito señalar lo siguiente:

En cumplimiento del propósito de constituir un sistema de información en salud, el parágrafo transitorio del artículo 112 de la Ley 1438 de 2011 determinó que a partir del 1 de enero de 2014 se debe contar con historias clínicas electrónicas. Señala el citado parágrafo:

"PARÁGRAFO TRANSITORIO. La historia clínica única electrónica será de obligatoria aplicación antes del 31 de diciembre del año 2013, esta tendrá plena validez probatoria".

En ese orden de ideas, este Ministerio se encuentra en la construcción del módulo de registros clínicos, el cual tomando como eje la historia clínica electrónica única o unifi- cada, permitirá que se generen desde registros mediante firma digital hasta la factura- ción en línea de los servicios de salud.

No obstante, este no es un tema nuevo, ya se consideraba desde la expedición de la Resolución 1995 de 1999 que "los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificación del personal responsable de los datos consignados, mediante códigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y sello de las historias en medios físicos, de forma que se establezca con exactitud quien realizó los registros, la hora y fecha del registro"(Inciso 4° del artículo 18).

Adicionalmente, dado que la competencia técnica para responder la consulta radica en la Dirección de Prestación de Servicios y Atención Primaria de éste Ministerio, elevamos requerimiento a ese despacho, quien manifestó lo siguiente:

‘La Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales. y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, define en su artículo 1, literal c, la firma digital, como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

La misma ley en su artículo 28 define que:

FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES DE CERTIFICACION
CAPITULO I

Artículo 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.

Parágrafo. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

Posteriormente el Decreto 1747 de 2000, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales, define requisitos que deben cumplir las entidades de certificación cerradas y abiertas.

La Resolución 1995 de 1999, Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica, define en su artículo 11 que anexos son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atención, tales como: autorizaciones para intervenciones quirúrgicas (consentimiento informado), procedimientos, autorización para necropsia, declaración de retiro voluntario y demás documentos que las instituciones prestadoras consideren pertinentes.

En relación con los medios técnicos de registro y conservación de la historia clínica el artículo 18 de la misma resolución expresa que Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente, aten- diendo lo establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nación, o las normas que la modifiquen o adicionen.

Los programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo de las Historias Clínicas, así co- mo sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que im-posibiliten la incorporación de modificaciones a la Historia Clínica una vez se registren y guarden los da- tos…

Concluye dicho concepto señalando:

"Teniendo en cuenta lo anterior, si bien no existe una alusión directa para la firma electrónica en la histo- ria clínica, la ley 527 de 1999, establece que cuando se exija presencia de una firma o establezcan cier- tas consecuencias en ausencia de la misma; en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfe- cho dicho requerimiento, si se ha utilizado un método confiable y apropiado que permita identificar el ini- ciador del mensaje de datos y verificar que éste último cuenta con su aprobación. En este sentido la firma electrónica podría tener validez legal en un consentimiento asistido informado si cumple con los criterios definidos en la normatividad vigente."

En este orden de ideas, y frente a lo consultado, consideramos que para que tenga plena validez la firma electrónica plasmada en el consentimiento informado, deberá ajustarse a lo dispuesto en el artículo 28 de la citada ley, que establece los atributos jurídicos de una firma digital, a fin de que cumpla con funciones idénticas a la de una firma en las comunicaciones consignadas en papel, esto es, que se identifique una persona como el autor, que de certeza de la participación exclusiva de esa persona en el acto de firmar y que se pueda asociar a esa persona con el contenido del documento; compartiendo el concepto emitido por el doctor JOSE FERNADO ARIAS DUARTE, en memorando No. 201323100002563, dirigido al Director Jurídico, y recibido en esta dependencia el 16 de enero de 2013.

El anterior concepto tiene los efectos determinados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente.

DENISSE GISELLA RIVERA SARMIENTO
Subdirectora Jurídica de Asuntos Normativos
Dirección Jurídica