Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-013659
04-03-2012
Asunto: Alcances del derecho de inspección.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-032296, mediante el cual consulta “ … si el derecho de inspección se extiende a los correos electrónicos y demás documentos objeto del derecho de inspección que se encuentran en los computadores de los empleados de una sociedad, y cuál es la manera práctica de ejercer ese derecho” .
R/. Sobre el particular, le informo que el derecho de inspección se encuentra regulado de manera clara en los artículos 369, 379, numeral 4 y 447 del Código de Comercio así como en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, el cual consiste en la facultad de que disponen todos los asociados para examinar, directamente o mediante persona delegada para tal fin, los libros y comprobantes de la sociedad, con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes.
En efecto, dispone el primero de los artículos citados que «Los socios tendrán derecho de examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía«.
A su vez, establece el numeral 4 del artículo 379 que, «Cada acción conferirá a su propietario los siguientes derechos: … .4) El de inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio», y el artículo 447 señala que, «Los documentos indicados en el artículo anterior (léase artículo 446) junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea… «.
Abarca este derecho, los libros que lleva la sociedad, los comprobantes de contabilidad y todo lo que verse sobre los demás papeles sociales que tenga la compañía en un momento determinado, encontrándose como única limitante aquella a que alude el artículo 48 de la ley 222 al disponer que «En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad«.
Ahora, se tiene que gran parte de la información que debe facilitarse a los asociados durante su ejercicio del derecho de inspección debe encontrarse asentada en los libros de comercio de la compañía a través de los cuales puede conocerse la situación financiera de la misma, las decisiones del máximo órgano social y de junta directiva, así como el dato acerca de quiénes ejercen la propiedad del ente. Respecto de estos
libros, se tiene que a raíz de la vigencia del Decreto 19 de 2012 1, los mismos podrán llevarse en forma electrónica.
La información contenida en los citados libros, especialmente la de carácter financiero, puede ser complementada a través de los respectivos soportes a los cuales también pueden acceder los asociados, siendo que, como se expuso anteriormente, únicamente puede impedirse el examen de aquellos documentos que en criterio de los administradores constituyen reserva, tal como lo expone el citado artículo 48.
Respecto de esta información complementaria y según la tendencia actual legislativa de simplificación de trámites, así como de validación de mensajes de datos (e-mails) y demás documentos electrónicos 2, considera esta oficina que la misma cumple su función informativa, tanto en su forma física impresa, como electrónica; por lo tanto, la documentación que legalmente debe ser sometida a examen de los asociados en razón del ejercicio de su derecho de inspección puede encontrarse contenida en archivos electrónicos que, tal como los físicos en papel, puedan ser fácilmente examinados desde los computadores que para tal efecto hayan dispuesto los administradores para tal fin.
En cuanto al procedimiento para acceder a la información y documentos societarios presentados en forma electrónica con ocasión del ejercicio del derecho de inspección en la instalaciones de la sede social de la compañía, entiende esta oficina que, como se expuso anteriormente, basta que los administradores societarios procuren el número de computadores suficientes para tal fin, equipos que bien pueden encontrarse asignados a empleados de la compañía, lo que, en todo caso, no exime de responsabilidad a los administradores sociales y al revisor fiscal de la sociedad de asegurarse de presentar por dicho medio a los asociados la totalidad de documentos a que alude el artículo 446 antes citado.
Por último, si su inquietud se centra en conocer si el derecho de inspección puede ejercerse, incluso, sobre e-mails enviados a correos particulares de los empleados de la sociedad, le informo que en criterio de esta oficina dicha información escapa a los alcances del derecho de inspección de los asociados en tanto
Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.»
que los mismos se tratan de mensajes de datos de índole particular que hacen parte del acervo de información personal cobijados por el derecho constitucional a la intimidad personal cuya vulneración constituye un delito a las luces del artículo 192 del Código Penal.
Ahora bien, si es claro que existen correos de la empresa destinados a recibir mensaje de datos atinentes al funcionamiento de la empresa y susceptibles del derecho de inspección por no ser reservados, deberá requerir al administrador el acceso a los mensajes de datos con el objeto de cumplir con la finalidad del derecho de inspección.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
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