Concepto 220-033143 de 01-06-2010

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-033143
01-06-2010

Asunto: Reconstrucción de libros.

Me refiero a su escrito radicado con el número 2010-01-016320, mediante la cual formula la siguiente consulta: “Que trámites debe seguir una sociedad Ltda que se transformó a SAS,  cuando se le extravían sus libros de actas cuando era Ltda.”

Al respecto, me permito informarle que el tema por uste propuesto fue resuelto por el Decreto 2649 de 1993, cuando en el artículo 135, dispuso lo siguiente: “el ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”   

Lo anterior, toda vez que conforme a lo dispuesto por el referido artículo 135, este procedimiento aplica a cualquier ente económico y en tal virtud, les cobija tanto a la sociedad de Responsabilidad limitada que decidió su transformación como a la SAS, de suerte que resulta irrelevante que el tipo societario se hubiere modificado, pues las reglas de reconstrucción aplican a cualquier tipo societario.

En los  anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.