Concepto 220-034525 de 16-02-2016

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-034525
16-02-2016

Ref: Requisitos del poder para la representación en reuniones del máximo órgano social

Me refiero a su escrito remitido por el WEB MASTER radicado con el No. 2016-01- 001914, mediante el cual formula los siguientes interrogantes:

1. Para que un accionista represente a otro accionista en una reunión de asamblea general de accionistas debe otorgar un poder especial o un poder general?
2. El poder debe especificar siempre la época para la cual se otorga?
3. Si el poder debe otorgarse en el extranjero, este poder debe ser enviado a Colombia debidamente apostillado si está adscrito al convenio de la Haya o de lo contrario ante el consulado, o no requiere dicha formalidad?

Al respecto, es preciso remitirse al artículo 184 del Código de Comercio modificado por el artículo 18 de la Ley 222, que expresamente regula los aspectos relacionados con los poderes para ser representado en las reuniones de la asamblea general de accionistas o juntas de socios, el cual establece:

“Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste pueda sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos.

Los poderes otorgados en el exterior, sólo requerirán las formalidades aquí previstas.”

Sobre los alcances de la norma anterior, la Superintendencia ha tenido oportunidad de pronunciarse en varias ocasiones, por lo que resulta oportuno traer a colación algunos apartes del oficio No. 220-055142 del 10 de julio de 2012:

“(…)

“…son únicamente cuatro los requisitos esenciales que deben tenerse en cuenta para el otorgamiento de un poder por parte de los asociados de una compañía, requisitos éstos que en consonancia con las modificaciones que el artículo 18 de la Ley 222 de 1995 introdujo al artículo 184 del Código de Comercio se reducen a:

“1.- Que el poder otorgado por los asociados conste por escrito;
“2.- Que en el mismo se indique de manera clara el nombre del apoderado y el de la persona que lo pudiere sustituir, si fuere del caso;
“3.- Que se señale la fecha de la reunión o la época de la misma y
“4.- Los demás requisitos señalados en los estatutos sociales.

“Sobre este último, basta precisar que esos requisitos estipulados estatutariamente solo pueden hacer relación a cuestiones de forma más no de fondo, en lo atinente con el otorgamiento del poder, pues no hay duda alguna que la figura de la representación propiamente dicha no puede modificarse.

“Ahora bien, siendo la figura de la representación uno de los derechos que la ley le otorga a los socios, es decir que es inherente a su calidad y en virtud de la cual el asociado, sea persona natural o jurídica, está en plena libertad de designar a alguien de su entera confianza para que lo represente en las reuniones que celebre el máximo órgano social de la compañía, dando para ese fin cumplimiento a las formalidades que señala la ley, para el caso, a las indicadas en el artículo 184 del Código de Comercio, a las que se hizo antes alusión, no resulta viable admitir que puedan exigirse por parte de la administración de la sociedad determinadas condiciones y calidades respecto de la persona así designada, como por ejemplo, el tener que ostentar un determinado título profesional.

Igual apreciación procede frente a la presentación del poder, pues se reitera, basta que sea otorgado por escrito. No puede entonces pretenderse que para que el mismo tenga validez, deba obtenerse el reconocimiento de la firma de quien lo suscribe ante notario o ante alguna autoridad.

En este orden de ideas, frente a sus inquietudes, es pertinente afirmar que, toda vez que la ley no consagró requisitos distintos a los enunciados, no es jurídicamente viable exigir a los asociados que deseen otorgar poder para hacerse representar en las reuniones del máximo órgano social, que el apoderado detente la calidad de abogado y que se realice presentación personal del poder, por lo cual la administración de la sociedad no puede hacer obligatorias dichas exigencias.”

Finalmente a propósito de los poderes otorgados en el exterior, se ha puesto de relieve.

(…)

“Adicionalmente el inciso final de la norma advierte que los poderes otorgados en el exterior no requieren de formalidades distintas a las indicadas.

“Consecuente con lo anterior, y teniendo en cuenta el carácter especial de la disposición invocada, resulta claro que tratándose de poderes otorgados en el exterior, no se exige formalidad alguna distinta a las que aplican para los demás casos, esto es que se confiera por cualquier medio escrito, ciñéndose a las demás condiciones indicadas, lo cual implica entre otros que legalmente no se requiere para ese fin cumplir con la cadena de autenticaciones prevista en el artículo 480 del Código citado, ni con los requisitos del artículo 65 del Código de Procedimiento Civil, bien que el poder sea conferido por persona natural o jurídica, toda vez que la disposición legal no hace ninguna distinción entre los asociados…”(subraya fuera de texto).( oficio 220-30402 de 25 de junio de 2002)

En consecuencia, frente sus inquietudes, es dable concluir lo siguiente:

1. En cuanto a si el poder puede ser general o especial, la norma como fue visto no hace distinción alguna diferente a que el mismo obre por escrito, requisito que podría predicarse de uno u otro tipo de poder.
2. Respecto a si el poder debe especificar necesariamente la época para la que se confiere, esta Entidad ha conceptuado que bien puede otorgarse para una fecha o una época determinada, e igualmente para un período o lapso de tiempo, pues basta que los términos sean claros, de forma que se permita conocer la voluntad del poderdante, para inferir la vigencia y validez del documento. “Al punto, que el artículo 2142 del Código Civil, define el mandato como aquel contrato mediante el cual una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera. Si el mismo comprende uno o más negocios especialmente determinados, se denomina especial; y si se da para todos los negocios del mandante, es general; sin embargo, el mandato se reputa perfecto por la aceptación del mandatario (Arts. 2150 y 2156 ibidem)”- Oficio 220- 56234, 26 de octubre de 2004.
3. El poder otorgado en el extranjero no requiere ninguna otra formalidad distinta a la señalada en el artículo 184 cit.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, no sin antes aclarar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la P. WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros