Concepto 220-037841 de 22-06-2010

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-037841
22-06-2010

Asunto: Deberes de los Administradores – Contratación de asesores por parte del representante legal.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2010-01-120993, por medio de la cual en relación con lo que viene ocurriendo en las reuniones del máximo órgano social de una sociedad de responsabilidad limitada, donde la mayoría del capital social está distribuido ente dos familias y uno de los socios mayoritarios, que es a su vez representante legal de la compañía, en la rendición del informe de gestión, el gerente es asesorado por un abogado que no está vinculado a la compañía, para entregar el citado informe así como sobre las observaciones que se le formulan.

Advierte que sobre los cuestionamientos que se le efectúan al respecto al representante legal, responde que dicho asesoramiento obedece a que no tiene facilidad de palabra, etc., e igualmente afirma usted en su comunicación que esa situación “se torna preocupante, puesto que como se indicó, existe una controversia entre los socios que se ha llevado a los tribunales (jurisdicción penal y civil)”. Considera que “el representante legal debe estar en capacidad de responder por sí mismo sobre el informe de gestión que supuestamente ha sido preparado por él mismo y que sí existe controversia entre los socios, mal hace el abogado de uno de los socios, que asiste a la reunión en su representación, en asesorar en las respuestas que debe dar en representación legal a la junta de socios”. 

Con base en lo anterior consulta “si es legal o no ó irregular o no, que el gerente y representante legal de la compañía pueda consultar sobre las respuestas que debe dar frente a los cuestionamientos que se le realizan sobre el informe de gestión, a un abogado que asiste a la reunión como representante o apoderado de otro socio, mas no como asesor de la compañía”.   

Sobre el particular, en aras de dilucidar su inquietud, es preciso entrar a diferentes campos, como lo son el de las responsabilidades que le incumben al representante legal de una compañía, la primacía de la voluntad privada y las decisiones del máximo órgano social.

En el primer campo, en cuanto a la actuación que le incumbe al representante legal de una sociedad, tenemos como el artículo 24 de la Ley 222 de 1995, contiene el régimen especial de responsabilidades aplicable a quienes en un momento determinado, ostentan la calidad de administradores de una compañía (Artículo 22 ibidem.), y en este orden, es a ellos a quienes les corresponde en ejercicio de sus deberes, responder por los actos o contratos celebrados a nombre de la sociedad, que por su proceder le cause perjuicios a la persona jurídica, a los asociados o a terceros vinculados jurídicamente con la sociedad.

Del estudio de las normas mencionadas, tenemos que de manera general, los administradores, representante legal, liquidador o miembros de junta directiva de una sociedad, sin distinguir si su ejercicio es como principal o suplente, se encuentran expresamente obligados a cumplir con las funciones y deberes establecidas en la ley, siguiendo los lineamientos de conducta consagrados en el artículo 23 de la ley que nos ocupa.

Ahora bien, el ejercicio de las funciones que desarrolla un representante legal al frente de la dirección de una sociedad, está orientada a mas de actuar de manera diligente para salvaguardar los intereses de los asociados, a rendir cuentas de su proceder ante los mismos, entre los cuales encontramos ente otros, el denominado informe de gestión al que hace referencia el artículo 47 idem.

Dicho informe debe ser presentado ante la junta directiva de la sociedad, si fuere el caso, y ante el máximo órgano social de la compañía, donde queden establecidos los parámetros a que responde la sociedad, la política que se viene desarrollando etc, Pero si bien dicho informe, cuya responsabilidad le esta atribuida única y exclusivamente al representante legal, debe ser elaborado por él mismo o bajo su dirección y responsabilidad directa , así como que también le compete absolver los requerimientos que se le formulen, nada obsta para que el representante legal  se valga de asesores particulares, para que le colaboren en su elaboración o le ayuden a dar respuesta a los interrogantes que le sean planteados por los asociados en general.

Y es en el anterior estadio, donde debemos entonces entrar al segundo campo, cual es el de la autonomía de la voluntad privada, el de poder de decisión que tiene una persona, que actuando dentro de la órbita que le compete, sin desbordar lineamientos legales o estatutarios, se vale de la colaboración de terceros para, según su criterio, desarrollar mejor su labor, que como en el caso en cuestión, tiene que ver con la representación legal de una sociedad

Es el tercer campo, el que finalmente debemos tratar, y hace relación a lo que sobre la participación de personas ajenas a la sociedad, decida el máximo órgano social, pues está dentro de su fuero, permitir o no la actuación de “asesores” dentro de las reuniones que celebre la asamblea general de accionistas o la junta de socios, según fuere el tipo societario adoptado, para que él o los colaboradores del representante legal estén en permanente contacto, colaborándole en la presentación de los informes y en la contestación de las inquietudes que se le formulen.

En este orden de ideas y siendo consecuentes con lo anotado a lo largo del presente escrito, esta entidad considera que al no existir norma legal alguna que lo prohíba ni disposición que lo establezca, salvo que esté consagrada una limitación en los estatutos sociales, nada obsta para que un representante legal de una sociedad, se valga de asesores para que le colaboren en la presentación de informes y en las respuestas a las preguntas que se le formulen, máxime que el único responsable por la labor que desarrolle al frente de una compañía es el representante legal de la misma.

En efecto, el artículo 24 de la Ley 222 referida, consagra que “Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”
“(………)”:

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, en desarrollo del cual esta superintendencia dentro de su competencia, ha emitido diversos pronunciamientos de gran interés, que estamos seguros le será útil consultar en nuestra página WEB.