Concepto 220-040049 de 18-03-2014

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  • Publicado: 18 marzo, 2014

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-040049

18-03-2014

Ref: Radicación 2014-01-067269 _ derecho de inspección

En atención a su comunicación radicada bajo el número de la referencia, me permito manifestarle que el derecho de petición en la modalidad de consulta, tiene por objeto conocer el criterio o la opinión general de la Entidad sobre las materias a su cargo, para el caso, las relacionadas con las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales que está llamada a ejercer, de suerte que no es la instancia para pronunciarse sobre situaciones de carácter particular y concreto, ni para asesorar a los peticionarios en asuntos que se verifiquen al interior de sociedades cuyos antecedente se desconozcan.

No obstante lo anterior y teniendo en cuenta que son incontables las oportunidades en que esta Entidad ha expuesto su concepto sobre los distintos aspectos atientes al tema del “derecho de inspección” en el marco del régimen mercantil, para absolver las inquietudes que le asisten en torno al mismo, es oportuno remitirse a los Oficios 220- 43269 del 19 de octubre de 2001 y 220-00011 del 2 de enero de 2013, cuyos apartes serán transcritos, no sin antes advertir que éstos como todos los conceptos jurídicos que la Entidad profiere, se divulgan en la página web para facilitarle a los interesados su consulta.

1. Oficio 220-43269 del 19 de octubre de 2001

(..)


EL DERECHO DE INSPECCIÓN

Es uno de los derechos esenciales e inderogables que la ley le otorga a los asociados por el hecho de tener la calidad de tal y consiste fundamentalmente en la posibilidad de que ellos intervengan en una u otra forma en la gestión de los negocios sociales, mediante la inspección a los libros y comprobantes de contabilidad que lleva la compañía. Este derecho si bien permite dicho ejercicio de manera amplia, no es de carácter absoluto y se encuentra delimitado en determinados tipos societarios mediante circunstancias espacio- temporales. (artículos 369 y 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1995).

Es así como en la sociedad anónima, objeto de su consulta, el citado derecho es factible ejercerlo, bien directamente por el accionista o mediante apoderado, dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general de accionistas donde se examinen los balances de fin de ejercicio.(Numeral 4, artículo 379 deI Código de Comercio).

Esta Entidad ha considerado que el ejercicio del derecho de inspección conforme a la norma anteriormente invocada, permite el acceso a los siguientes libros y documentos (Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995 – Superintendencia de Sociedades, paginas 173 y 174):

a) Libros de Contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos
b) La correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba con ocasión de los negocios sociales como quiera que forma parte de los papeles del comerciante.
c) Los documentos que señalan los artículos 446 y447 del Código de Comercio. b) El libro de actas de la asamblea general de accionistas y junta directiva.
c) El libro de registro de accionistas
EL LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS – PARTICIPACIÓN ACCIONARIA.

Es claro entonces que el ejercicio del derecho de inspección, se ejerce frente a los libros que lleva la sociedad y sobre los comprobantes de contabilidad, así como sobre los papeles sociales incluyendo dentro de ellos al denominado libro de registro de accionistas.

Sobre el libro de registro de accionistas y su inspección por parte de los mismos, esta Superintendencia se ha pronunciado de la siguiente manera:

“Al exigir la ley la exposición de libros y papeles sociales, libros y demás comprobantes está haciendo referencia a aquellos que ella misma impone como obligatorios para las sociedades anónimas, y no es posible remitir dudas que tales entes deben llevar un libro de registro de acciones cuando estas son nominativas si la doctrina y la jurisprudencia han señalado el contenido del derecho de inspección en la dirección apuntada, con la salvedad de que dada la especial situación de la sociedad anónima, se justifica la imposición de limites cualitativos y temporales en el ejercicio de tal derecho. Los limites temporales los ha definido el legislador (15 días hábiles), pero no los cualitativos, por lo que incumbe a la doctrina su precisión, en orden a evitar trastornos en la mecánica administrativa de las empresas y a precaver que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales y el know-how que son intangibles muy valiosos de todo empresario. Esa es la tendencia doctrinaria y legislativa para proteger la empresa.

De ahí que no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas y si se tratan de libros de contabilidad es indudable que el libro de registro de acciones técnicamente no puede considerarse pieza contable. Pero el legislador no lo ha excluido expresamente de los que pueden ser objeto de la inspección previa a la asamblea.

Por otra parte, reducir la materia prima sobre la cual debe ejercerse el derecho de inspección a los estados financieros íntimamente relacionados con la memoria que los administradores presentarán a la asamblea, es tanto como mutilar por vía interpretativa lo que dispone el artículo 447 de la obra mercantil citada (Código de Comercio), cuando exige que “los documentos indicados en el artículo anterior (446), junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley.. .“se pongan a disposición de los accionistas. La mención del carácter taxativo de la enumeración del artículo 446 del Código de Comercio no guarda relación con el tema que se agita, desde luego que alude a la asamblea y no al accionista individualmente considerado.

(..)

COROLARIO

En este orden de ideas, en relación con sus inquietudes, ha de colegirse que en ejercicio del derecho de inspección en una sociedad anónima y dentro de las delimitaciones espacio-temporales establecidas para tal efecto, el accionista puede inspeccionar, esto es revisar o consultar entre otros libros y documentos sociales, el libro de registro de acciones y por ende conocer el nombre de los accionistas de la compañía, sin que por ello se vulnere derecho alguno.

Ahora bien, si a más de inspeccionar los mencionados documentos, el accionista solicita se le expida un listado donde consten datos corno el nombre de cada asociado y su participación porcentual dentro del capital social, queda al arbitrio, de los administradores de la compañía, acceder o no a dicha solicitud, pues no existe norma legal alguna que obligue a ello…”

2. Oficio 220-00011 del 2 de enero de 2013,

“(….)

Conviene que los socios a quienes se les niegue el derecho de inspección y los administradores que lo permitan, dejen constancia sobre el particular, para facilitar el trámite en caso de que decidan acudir ante la autoridad administrativa.

(….)”.

De acuerdo con lo antes expuesto, queda en claro que por disposición legal el libro de actas de la junta directiva como el de registro de accionistas debe permanecer, junto con los demás libros y documentos de la sociedad, a disposición de los asociados durante el término de la convocatoria a efecto de que puedan ejercer el derecho de inspección que les otorga el legislador a quienes ostentan la calidad de socios o accionistas, con el fin de que se enteren de la situación administrativa y financiera de la compañía. Tal como quedo argumentado no permitir su examen, en la forma y los términos previstos en la ley o en los estatutos, es violatorio de la ley por tanto quienes lo impidan, además de incurrir en causal de remoción (Art. 48 de la Ley 222/95), podrían ser sujeto de las sanciones previstas en la ley (Art. 86, Núm. 3 Ley 222/95).

Adicionalmente, si bien el citado artículo 48 regula el derecho de inspección, también prevé que el mismo no puede versar sobre los secretos empresariales (Secretos industriales) o catalogados reservados, luego será obligación de los administradores de la sociedad tomar las medidas de protección conducentes a evitar que esa información sea conocida y utilizada en detrimento de la sociedad, pero resulta obvio concluir que las decisiones que se adopten al interior de la compañía no pueden ser violatorias de la ley desconociendo los derechos que el legislador le otorga a los accionistas de la misma, entre otros, “El de inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio”. (Art. 379, Núm. 4 Cód. Co.).

Por último, …debe tener presente el texto del último inciso del artículo 48 antes citado, allí también se prevé “Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva”.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes reiterar que los efectos de este oficio son los contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, valga insistir es pertinente consultar la página de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la misma.

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