Concepto 220-043850 de 06-05-2013

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-043850
06-05-2013

Ref.: Radicación 2013- 01- 075404

Resultado de solicitud de investigación por vulneración al derecho de inspección; envío de delegado; otros asuntos.

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone de presente unos hechos y situaciones derivadas de la convocatoria efectuada en su condición de representante legal de la compañía a la reunión del máximo órgano social a llevarse a cabo el 22 de marzo pasado, particularmente hace una relación pormenorizada y extensa de la forma y los términos en que se desarrolló el derecho de inspección ejercido por una de las accionistas de la sociedad.

Luego de relacionar los documentos e información a los que la accionista tuvo acceso así como aquellos que le fueron negados, de manera expresa manifiesta “…. en mi criterio he procedido a entregar toda la información solicitada a la cual tiene derecho y ante su insistencia en acceder a documentos de ejercicios anteriores, información de otra sociedad (controlada), a información en medios magnéticos, balances de prueba del presente ejercicio y del ejercicio de 2011, fotocopias de los procesos judiciales en contra de la sociedad y en fin todo lo que Ustedes pueden ver en sus solicitudes y que de otra parte esa Entidad es la autoridad encargada de dirimir estas diferencias, de manera respetuosa me dirijo a Ustedes para que me indiquen si la accionista en mención tiene derecho a lo solicitado. Puede un solo accionista solicitar todos los días mañana y tarde, solicitar todos los libros y documentos? Si así fuere, cuándo pueden los demás accionistas ejercer su derecho?”.

Finaliza el escrito aduciendo “Aprovecho la oportunidad para solicitar respetuosamente además su acompañamiento en la próxima asamblea.

En primer lugar advierte este Despacho que en ejercicio de la facultad para resolver consultas a esta Entidad le está vedado resolver situaciones de carácter particular y concreto, por lo que la opinión que emite hace relación al análisis de las normas que regulan el asunto que se examina aportando al interesado elementos de juicio que le permitan resolver la situación particular y concreta, sin que el pronunciamiento que se expida en desarrollo de la referida facultad sea de obligatorio cumplimiento o ejecución (Art. 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), criterio que se torna imperativa cuando obedece a instrucciones impartidas por la Entidad a las sociedades sobre las cuales ejerce inspección, vigilancia y/o control (Arts. 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995).

Adicionalmente, esta Oficina encuentra que los asuntos que hoy motivan la consulta se encuentran resueltos por la Entidad, a través del Grupo de Investigaciones Administrativas, frente a solicitudes allegadas al Despacho por el apoderado de la señora Martha García Jiménez, oportunidades en las que se solicitó una investigación administrativa contra los administradores de la sociedad por la vulneración al ejercicio del derecho de inspección, al igual que el envío de delegado para la próxima reunión del máximo órgano social, peticiones que fueron negadas por las razones expuestas en el Oficio 355- 038371 de 24 de marzo de 2013 (Rad. 2013- 01-135650), el cual junto con los Oficios 355- 028067 de 15 de marzo de 2013 (Rad. 2013- 01- 074379) y 355- 028066 de la misma fecha (Rad. 2013- 01- 074376), podrán ser consultados en el expediente que de la sociedad reposa en la Entidad y/o solicitar por escrito la expedición de una copia de los mismos al Grupo de Gestión Documental de esta Entidad.

No obstante lo anterior, pese a que en la documentación que Ud. allega se observa que es conocedor del criterio de la Entidad en esa materia, lo que no obsta para reiterarle que son numerosos los pronunciamientos que desde distintas perspectivas ha desarrollado la Entidad sobre el tema, son pertinentes apartes de conceptos que responden las inquietudes planteadas, a saber:

En el Oficio 220- 067658 de 22 de abril de 2009, se expresó: “(….)

Al respecto, vale la pena comentar que el derecho de inspección se encuentra consagrado en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1.995, el cual faculta a los asociados para examinar directamente o mediante delegado los libros y comprobantes de la sociedad a efecto de que puedan conocer la situación financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes.

Este derecho, desde luego, no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa (por lo que resulta viable su reglamentación), como tampoco extenderse, según las voces del artículo 48 de la Ley 222 de 1.995, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

Ahora, en buen uso de la información, esto es, sin romper con los parámetros permitidos por ley en lo que al ejercicio de este derecho se refiere, pregunta usted si es dable que por virtud de este derecho pueda un accionista acceder a la relación de los accionistas minoritarios, sus porcentajes de participación accionarias y otros datos como su nombre y su teléfono, a lo cual vale decir, que en otra oportunidad ya se había pronunciado esta Superintendencia (Oficio No. 220-63283 del 28 de diciembre de 1.995) así:

"La libertad del asociado según las voces del citado artículo 369, es la de examinar, vocablo este, que no tiene una connotación diferente a la de escudriñar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección; esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto; sacar fotocopias o exigirlas, supera .el derecho allí consagrado…", lo cual no obsta, como también se expuso en la misma oportunidad "….para que en un momento dado la Junta de socios, máximo órgano social, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los socios, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar de la administración las fotocopias que a bien tengan."

Lo anteriormente expuesto brinda ilustración suficiente sobre la oportunidad y el grado de información a que pueden acceder los asociados, que como ya se comentó, no puede desbordar los límites permitidos. (La negrilla no es del texto).

De todas formas, debe entenderse que los asociados tienen derecho a acceder a todos aquellos documentos previstos en el artículo 446 del Código de comercio, como también a los libros y demás comprobantes exigidos por la ley (Art. 447 ibídem.), de tal suerte que puedan documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico de la compañía en pos de posibilitar una participación activa en la asamblea, como también el que puedan votar a conciencia las diferentes determinaciones puestas a su consideración en lo que a esos temas se refieran.

De un análisis del artículo 379 alusivo al derecho de inspección, realizado por el Tribunal Superior de Medellín según sentencia del 12 de febrero de 1.996, expresó:

"…La primera lectura de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto porque en una hermenéutica sistemática se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que gobiernan la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por la vigencia temporal señalada por el artículo con el objetivo de generalizar el funcionamiento de la organización y proteger el interés general. Por fuera de ese término el accionista cuenta con el instrumento judicial de la exhibición, la tutoría del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas acerca de los aspectos no reservados y en oportunidad legal (la asamblea general, por ejemplo)

La norma también determina los documentos sobre los cuales versa la facultad, que no son otros que los libros y papeles sociales que permitan obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio. Como lo explica el juzgado en la sentencia impugnada y lo confirma la doctrina citada (nacional y externa) el derecho objeto de estudio debe entenderse como una excepción a la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, pero con la limitación temporal que antes se explicaba y circunscrita a los libros y papeles sociales íntimamente conexos con el balance de fin de ejercicio de la compañía. (….)

La facultad que el art. 379 núm. 4. reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo. De manera que por fuera de ese derecho queden todos aquellos documentos que contienen información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el art. 15 inciso final de la nueva Constitución Política."

Por su parte, a través del Oficio 220- 009722 de 15 de marzo de 2004, se refiere el al tema en los siguientes términos: “(….)

Pero, téngase en cuenta que no basta la remisión a las normas especiales de las sociedades de responsabilidad limitada, pues estás a su vez remiten, en lo no previsto, a las disposiciones que regulan el funcionamiento de las sociedades anónimas (Art. 372 C. de Co.), de donde se infiere que el derecho de inspección de los accionistas, de acuerdo con el artículo 447 ibídem, incluye aquella información y documentos que al cierre de cada ejercicio social deben acompañar el balance general que será sometido a consideración del máximo órgano social para su aprobación o improbación (Artículo 446 ibídem).
(….).

Hecha la anterior precisión, pertinente resulta comentarle que mediante Oficio 220- 058085 de 20 de noviembre del 2002 (se anexa copia), en tratándose del derecho de inspección en una sociedad anónima, el Despacho expresó que: "(….) del contexto de la normatividad que regula el derecho de inspección, se colige que los libros y documentos sujetos a examen serán los que ilustren y aclaren al asociado, o a su representante, lo relacionado con el período contable a considerar, luego se concluye también que la información a la que está obligado el administrador es la correspondiente al último ejercicio, pues los documentos propios a ejercicios anteriores suponen que fueron objeto de fiscalización individual en la oportunidad legal correspondiente", lo que en modo alguno se opone a la práctica de una autoría externa”.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.