Concepto 220-049133 de 09-08-2010

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-049133
09-08-2010

Asunto: Los miembros de junta directiva que sean entidades de derecho público deben actuar a través del representante legal de la entidad o de su delegado, mientras que aquellos que sean personas jurídicas deben hacerlo por medio de su representante legal principal o suplente, si es del caso.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2010-01-016669, mediante el cual consulta “…quiénes deben y/o pueden válidamente representar en la junta directiva de la sociedad, a las personas jurídicas (privadas o públicas) que fueron elegidas por la asamblea ordinaria de accionistas…”

Sobre el particular, en lo que respecta a la representación de las entidades públicas cuando éstas actúan como miembros de junta directiva de una compañía, le informo que la ley permite que dicha representación se surta ya sea a través del representante legal de la entidad pública, o mediante un delegado suyo, delegación efectuada con base en el artículo 9° de la Ley 489 de 1998, que dice “Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.

Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley. “

Por su parte, el artículo 11 ídem dispone:

“Funciones que no se pueden delegar. Sin perjuicio de lo que sobre el particular establezcan otras disposiciones, no podrán transferirse mediante delegación:

1. La expedición de reglamentos de carácter general, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley.
2. Las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de delegación.
3. Las funciones que por su naturaleza o por mandato constitucional o legal no son susceptibles de delegación.”

Las normas invocadas indican que las autoridades administrativas pueden delegar funciones tales como la representación de la entidad pública al interior de la junta directiva de una compañía, como es el caso de uno de los eventos contemplados en su consulta en tanto que se trata de actividades propias del cargo y son delegables, según la ley.

De otra parte, en lo concerniente a la representación de las personas jurídicas al interior de las juntas directivas, esta entidad se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre las cuales se encuentra el concepto contenido en el oficio DAL- 03810 del 24 de febrero de 1986, de la siguiente manera:

"Con fundamento en inequívoca interpretación de la ley, cuando una persona jurídica es miembro de la junta directiva en una sociedad mercantil, corresponde a su representante legal ejercer los derechos y cumplir las obligaciones propias de su cargo de acuerdo con la ley y los estatutos sociales en el referido cuerpo colegiado.

Conforme con la previsión del artículo 164 del Código Mercantil, las personas que se encuentren inscritas en la Cámara de Comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, conservan dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no sea cancelada tal inscripción a través del registro de un nuevo nombramiento o elección. Añade la norma que la sola confirmación o reelección de las personas ya inscritas no necesitan de nuevo registro.

Pese a que constituye un hecho suficientemente conocido, no sobra recordar que en caso de ausencia accidental o definitiva del representante legal principal, los llamados a reemplazarlo son sus suplentes, inscritos en el registro mercantil, en su orden si fueren varios, quienes tienen vocación legal para el efecto con todas las facultades, atribuciones y derechos que aquél posea en el normal desenvolvimiento de su función. Lo anterior, desde luego, mientras se provea la respectiva vacante.

Ahora bien, debe quedar perfectamente claro que en ciertos casos, el representante legal de la sociedad elegida como miembro de la junta directiva de otra, obra no a título personal, sino a nombre de la persona jurídica a la cual representa, como lo indican las expresiones que se emplean para referirse a él: representante legal.

Es importante aquí hacer hincapié en que la calidad de representante legal de la compañía solo puede ser ostentada por su titular o su suplente según el caso, mientras permanezcan inscritos en esa condición en el Registro Mercantil.".

En este orden de ideas, es claro que a las reuniones de junta directiva de una sociedad de la cual forma parte como uno de sus miembros una persona jurídica, debe concurrir en su nombre la persona que ostente el cargo de representante legal principal y en su ausencia temporal o definitiva, solo puede reemplazarlo el suplente respectivo, que al igual que el principal, debe encontrarse debidamente inscrito en el registro mercantil; a falta de uno y otro, actuará el miembro suplente de la junta que haya sido elegido por el máximo órgano social, siempre que medie la aceptación del cargo.

En conclusión, en criterio de esta oficina, los miembros de junta directiva que sean entidades de derecho público deben representarse, ya sea por el representante legal de la entidad, o por la persona en quien éste delegue tal encargo; por su parte, las personas jurídicas deben ser representadas por su representante legal principal, o en su defecto, por el suplente de este mismo. En ambos casos, ante la ausencia del miembro principal, deberá actuar el miembro suplente respectivo.

El análisis prescinde de cualquier consideración particular a previsiones estatutarias o situaciones de la compañía, en la medida en que sus pronunciamientos son de carácter general y abstracto.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.