Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-051352
19-04-2011
Ref.: Radicación No. 2011- 01- 064356.
Los informes son de conocimiento exclusivo de la misma compañía.
Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual expresa que “La empresa para la cual yo trabajo es Cafesalud MP, empresa que a su vez tiene un contrato de comercialización de planes de medicina prepagada con la sociedad….
Uno de los socios de dicha sociedad esta solicitándonos el listado de los negocios que ha suscrito…. y también los pagos que Cafesalud MP le ha realizado durante el año 2010.
No se los hemos querido entregar porque la información no está siendo solicitada directamente por el Representante Legal, pero no quisiera incurrir en alguna falta con el socio que lo solicita”.
En primer lugar, es pertinente informarle que en materia de consultas la función de esta Entidad se circunscribe a emitir una opinión de manera general y en abstracto, por lo que la respuesta no compromete la responsabilidad de la Entidad ni tiene carácter obligatorio. (Art. 25 C. C. A.).
Efectuada la anterior precisión debo manifestarle que las sociedades, cualquiera que sea su naturaleza o tipo societario solo pueden actuar a través de su representante legal, único con capacidad jurídica para contraer obligaciones y adquirir derechos a nombre de la compañía, y en esa condición facultado para actuar directamente o a través de personas por él autorizadas.
La consultante debe tener presente que son los administradores, entre ellos, el representante legal, quienes detentan una gran responsabilidad con la sociedad, los socios o terceros en general, de ahí que el legislador impuso que las actuaciones que adelanten se cumplan en interés de la sociedad, observando en todo momento, entre otras exigencias, la de “4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. / 5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada”. (Arts. 22 y 23 de la Ley 222 de 1995).
Sumado a lo expuesto, también debe tenerse en cuenta que el legislador facultó únicamente a los socios o accionistas de la compañía para examinar los documentos y papeles de la sociedad, salvo aquellos documentos que gocen de reserva, pues es claro su interés en el normal funcionamiento de la compañía.Pero adicionalmente también facultó a las autoridades competentes para examinar y analizar los documentos, libros y demás información de la compañía, necesaria para el ejercicio de las funciones que por ley y constitución les corresponde. (Art.60 C. de Co.).
En ese orden de ideas, puede concluirse que salvo autorización del representante legal, la información que reposa en la empresa es interés exclusivo de la misma, aún si se trata de asuntos o negocios derivados de negocios jurídicos celebrados con terceros.
Para mayor información sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) y/o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
