Concepto 220-053436 de 20-04-2015

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-053436
20-04-2015

Ref: Radicación 2015-01-063598 04/03/2015.– Libros de comercio en archivos electrónicos y su regulación.

Aviso recibo de su escrito radicado con el número citado en la referencia, mediante el cual se remite a la Circular 100, que es relativa al Decreto ley 019 de 2012, donde se establece que los libros oficiales podrán ser llevados de manera electrónica y solicita se le indique si se deben generar archivo PDF o solo con garantizar su fácil reproducción es válido?.

Con el alcance que establece el artículo 28 del nuevo C.C.A., es pertinente señalar lo siguiente:

El artículo 173 del Decreto 019 de 2012, prescribió lo siguiente:

“El artículo 56 de Código del Comercio quedará así:

«Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

“Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.» (Negrilla fuer de texto).

Así se advierte que con el decreto en comento, el legislador autorizó a los comerciantes llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación a tono con lo previsto en la Ley 527 del 18 de agosto de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, como de la norma de descongestión indicada.

Desde esa óptica técnica y jurídica, también el artículo 12 de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999, prescribió lo siguiente: “Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”, (Negrilla y subraya fuera de texto).

Es decir que habrá lugar a utilizar dichos recursos, siempre que el medio elegido se ajuste a los principios técnicos antes mencionados; por tanto será responsabilidad de las personas que acojan esta prorrogativa legal, particularmente de los administradores, determinar las condiciones que resulten adecuadas para llevar los libros en archivos electrónicos y en torno del medio técnico escogido si cumple con esas características, debe garantizar su reproducción exacta, de lo contrario, no puede dársele el valor legal a estos medios conforme la normatividad mencionada.

No sobra, advertir que el Gobierno Nacional en cumplimiento del artículo 173 del Decreto 019 de 2012, expide el Decreto 805 de 2013, en lo que tiene que ver con la reglamentación referente con el registro de los libros electrónicos.