Concepto 220-065747 de 11-05-2015

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-065747
11-05-2015

Asunto: Contabilidad y otros aspectos de una sociedad en liquidación.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2015- 01- 102144, mediante los cuales formula una consulta relacionada con el procedimiento a seguir para adelantar la liquidación de una sociedad cuando se carece de contabilidad, en los siguientes términos:

1. Cómo se procede a la liquidación de una sociedad que no tiene información contable y es imposible hacer cualquier tipo de reconstrucción, pues la única información disponible es la que existe en la respectiva Cámara de Comercio, donde tampoco aparecen registrados libros oficiales.
2. Es posible liquidarla teniendo como base el valor del capital con el cual se constituyó y aparece indicado en el formulario de renovación de matrícula mercantil.
3. Así mismo, cuál es la posición de la Superintendencia de Sociedades, en el caso de una sociedad no cuente con órganos de administración o personas encargadas de realizar la convocatoria citada en el artículo 424 del Código de Comercio Colombiano.
4. De igual forma, es obligatorio o potestativo para la sociedad, que la dirección registrada de notificación judicial y la dirección comercial de la sociedad, sea la misma dirección de domicilio del liquidador.

Al respecto, es pertinente efectuar las siguientes precisiones jurídicas, a la luz del Código de Comercio y del Decreto 2649 de 1993 y demás normas concordantes:

a) El hecho de que una sociedad comercial se encuentre en estado de liquidación, no la exonera de llevar contabilidad regular de sus negocios.

En efecto, El numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, impone a todo comerciante la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.

Por su parte, el artículo 50 del mismo código establece que la contabilidad debe suministrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante con sujeción a las reglamentaciones que expida el Gobierno, lo que remite a la normatividad contenida en el Decreto 2649 de 1993, por el cual se expidieron los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados, así como las que en adelante sean expedidas en el marco de lo previsto en la Ley 1314 de 2009.

Ahora bien, el artículo 53 del precitado decreto, consagra que los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.

En relación con las empresas en liquidación, la norma básica de la continuidad contenida en el artículo 7º del Decreto 2649, establece que los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. Esta norma indica que en caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Lo anterior conlleva a reconocer, preparar y difundir información sobre una base comprensiva de contabilidad diferente a la que utiliza una entidad en marcha.

Los entes económicos en liquidación deberán preparar y difundir estados financieros de propósito general, definidos en el artículo 21 del Decreto 2649 de 1993, como aquellos que se presentan con corte al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público (proveedores, acreedores financieros, empleados, inversionistas, etc.) en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos.

Dicho artículo establece que son estados financieros de propósito general los estados financieros básicos que determina el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, así:

• Balance General

• El Estado de Resultados

• El Estado de cambios en el patrimonio
• Estado de cambios en la situación financiera
• Estado de flujos de efectivo

De otra parte, los artículos 234 del Código de Comercio y 28 del Decreto 2649 de 1993, establecen que el estado de inventario es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación con detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general.

El estado de inventario tiene su importancia, toda vez que al tener un alto nivel de detalle, será la base para que los usuarios de la información conozcan los bienes, derechos y obligaciones, de la sociedad en liquidación.

La cuenta final de liquidación deberá contener un balance general y un estado de resultados, indicando los activos que quedaron después de realizar el proceso liquidatorio, entre ellos, si fuere el caso, los constituidos por mandato legal (fondos con destinación específica). También indicará dicho balance los pasivos insolutos y el patrimonio resultante, con amplias revelaciones en sus notas respectivas.

En el evento en que con posterioridad a la terminación de la liquidación se presente algún hecho económico que implique registro contable, el mismo deberá efectuarse en los libros de contabilidad, aún en el caso de reapertura del proceso liquidatario.

Luego, el estado financiero de inventario que sirve como base para la liquidación de la sociedad, es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general. (artículo 28 Decreto 2649 de 1993). Dicho inventario debe incluir una relación pormenorizada de los distintos activos sociales, así como del pasivo. Es indispensable que los pasivos aparezcan en el inventario organizado conforme a la prelación legal de pagos de que tratan los artículos 2488 y siguientes del Código Civil.

En consecuencia, una sociedad que se encuentre en estado de disolución y consiguiente liquidación, debe llevar contabilidad regular de sus negocios, conforme a los parámetros antes señalados.

b) Las reglas anteriores determinan que no es procedente liquidar una sociedad comercial tomando como base solamente el capital social, toda vez que el proceso liquidatario tiene por objeto la realización de todos los bienes del deudor, para atender en forma ordenada el pago de las obligaciones a su cargo.

c) La convocatoria, como es sabido, es la citación a los asociados para que se reúnan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar la asamblea o junta de socios, la que en primera instancia corresponde efectuar a quien tiene la calidad de administradores, liquidador, el revisor fiscal, o la entidad que ejerza el control permanente sobre la sociedad.

Por regla general los socios no pueden convocar directamente, salvo que se trate de lo previsto para decidir sobre la acción social de responsabilidad. En el caso de la sociedad por acciones simplificada (SAS) los accionistas si pueden convocar directamente si los estatutos así lo contemplaren.

d) A este propósito es dable observar que uno de los requisitos que debe constar en la escritura o documento de constitución de una sociedad comercial, es el nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad. Sin embargo, nada se opone a que la dirección registrada por la sociedad para recibir notificaciones judiciales o la dirección comercial de la compañía, sea la misma del domicilio del liquidador para todos los efectos legales.

Por último no está demás señalar que aun cuando en términos generales la decisión de disolver y liquidar la sociedad en debe provenir del máximo órgano social, el artículo 627 del Código de Procedimiento Civil, establece que “A petición de cualquiera de los socios, procede declarar judicialmente la disolución y decretar la liquidación de una sociedad civil, comercial o de hecho, por las causales previstas en la ley o en el contrato social, siempre que tal declaración no corresponda a una autoridad administrativa”.

Por consiguiente, los socios están legitimados para solicitar al juez ordinario, la declaratoria de disolución y consecuente liquidación, en los términos y bajo las condiciones previstas en los artículos 628 y SS del mencionado código, siempre que no le corresponda a una autoridad administrativa; atendiendo que en el caso de la Superintendencia de Sociedades, dicha facultad sólo le está asignada tratándose de sociedades sujetas a su Vigilancia (artículo 84 de la Ley 222 de 1995 en armonía con el Decreto 3100 de 1997) o al Control (artículo 85 idem).

Sin perjuicio de lo anterior se tiene que en ejercicio de las funciones jurisdiccionales que le confiere la Ley 446 de 1998, esta Superintendencia puede dirimir las discrepancias sobre la ocurrencia de causales de disolución de sociedades no sometidas a la vigilancia y control del Estado, o que estándolo, la entidad respectiva no tenga dicha facultad, conforme lo dispuesto en los artículos 138, 39 y 140 ibídem, siempre que el tramite sea solicitado por cualquier asociado mediante escrito presentado personalmente por el interesado o su apoderado, junto con los anexos correspondientes.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances previstos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes anotar que para mayor información e ilustración sobre temas de carácter societario, se le sugiere consultar la Página WEB (www.supersociedades.gov.co) donde encontrará entre otros los conceptos jurídicos que profiere la Entidad.