Concepto 220-078720 de 26-06-2013

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-078720
26-06-2013

Asunto: Siempre que no se vean afectados derechos de los asociados, la teneduría, impresión y archivo de los libros de comercio puede deferirse a terceros, sin que tal situación exima de la responsabilidad que sobre la elaboración y custodia de tal información recae en los administradores societarios.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2013-01-169033, mediante el cual solicita que esta oficina conceptúe sobre la viabilidad para que una sociedad domiciliada en una zona de difícil acceso, contrate los servicios de outsourcing con otra sociedad para la teneduría, impresión y archivo de los libros de comercio, con el ánimo de facilitar las actividades diarias de la compañía, sin que dicha situación impida el apropiado ejercicio del derecho de inspección de los libros a los asociados y terceros autorizados.

R/. En primer lugar, se tiene que por oficinas del domicilio principal de la sociedad debe entenderse aquel lugar que funciona como sede oficial de una sociedad, a la que se envían los documentos comerciales u oficiales y en la que se reciben las notificaciones legales, el cual debe figurar en los estatutos sociales y en el que, en interpretación del artículo 127 del Decreto 2649 de 1993, deben permanecer para ser exhibidos en la oportunidad legal los libros de comercio a los asociados en aras de permitirles el ejercicio de su derecho de inspección; por ende, es el lugar oficial para atender las visitas de inspección de los organismos de control, ya que es en este lugar donde se puede garantizar que reposa la totalidad de la documentación que puede resultar de interés en este tipo de diligencias.

A su turno, señala el artículo 19 del Decreto 2649 de 1993: “Los Estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico…” , disposición de la cual se colige que los llamados a responder por la elaboración de la información financiera son los administradores societarios, quienes de no contar con la formación profesional para tal efecto podrán apoyarse en terceros, sin que tal situación les exima de las situaciones consecuentes al cumplimiento del aludido deber.

Hasta este punto, resulta claro que la información contenida en los libros de comercio debe estar dispuesta para su exhibición a los asociados en los momentos que la ley prevé para éstos el ejercicio de su derecho de inspección en las oficinas del domicilio principal de la sociedad, entendiéndose incluida dentro de la mencionada información la de carácter financiero, cuya elaboración resulta ser de responsabilidad exclusiva de los administradores, aún en el evento que los mismos deban recurrir a terceros quienes los apoyen en dicha tarea.

Ahora, en criterio de esta oficina, resulta factible que para efectos de practicidad, en el evento que los administradores puedan garantizar a los asociados el debido ejercicio de su derecho de inspección sobre la documentación societaria del caso, lo cual incluye, ubicación, oportunidad y extensión de la misma y estos mismos se responsabilicen por la fidelidad y demás requisitos que debe observar la contabilidad social, así como sobre la custodia de la totalidad de la documentación societaria, puedan apoyarse entre tanto en terceros, cualquiera sea su naturaleza, para la teneduría, impresión y archivo de la información que deba reposar en los libros de comercio.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.