Concepto 220-084523 de 24-09-2012

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-084523
24-09-2012

Ref.: Radicación 2012- 01- 222652.

Integración de la junta directiva. Prohibición para representar acciones o cuotas.

Aviso recibo del escrito en referencia, remitido a esta Entidad por la Cámara de Comercio de Santa Marta, a través del cual solicita “el procedimiento y las leyes a aplicar cuando un miembro de junta directiva en una sociedad anónima necesita ejercer el derecho de representación o poder en las reuniones que se convoquen”. Adicionalmente aclara que de acuerdo con los estatutos los miembros de la junta directiva no tienen suplente, sumado a que el Código de Comercio ni aclara ni hace referencia al poder de representación que podría ejercer dicho órgano.

En primer lugar, se advierte a la peticionaria que en ejercicio de la facultad para resolver consultas a esta Entidad le esta vedado resolver situaciones de carácter particular y concreto, por lo que la opinión que se emita, además de que deben tener relación con materias que le han sido asignadas por la Constitución y/o la ley, hace relación al análisis de las normas que regulan el asunto que se examina aportando al interesado elementos de juicio para resolver la situación, sin que el pronunciamiento que se expida sea de obligatorio cumplimiento o ejecución (Art. 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).

Sentada la competencia de la Entidad, en primer lugar y en razón a lo expuesto en el escrito, es preciso informarle que de acuerdo con lo previsto en el artículo 197 del Código de Comercio, el sistema de cuociente electoral es el único mecanismo para integrar, entre otros, la junta directiva, sistema que debe observarse para proveer las vacantes que se presenten, a menos que éstas se provean por unanimidad; por su parte, el artículo 434 Ib. con relación a la integración de la junta determina que se “integrará con no menos de tres miembros, y cada uno de ellos tendrá un suplente. A falta de estipulación expresa en contrario, los suplentes serán numéricos”.

Hasta aquí es claro que la sociedad del asunto deberá dar cumplimiento a la preceptiva citada de manera que la junta directiva la integren los miembros principales y sus suplentes respectivos, sean numéricos o personales, según se haya señalado en el contrato de sociedad o en la ley, en los términos del señalado artículo 434.

De otra parte, aunque no es clara la inquietud, si la misma está orientada a que los miembros de la junta directiva representen acciones o cuotas sociales, diferentes a las propias, en las reuniones del máximo órgano social, debo precisarle que es una prohibición establecida de manera expresa por el legislador para los administradores, entre ellos los miembros de la junta directiva, y los empleados de la sociedad, en el artículo 185 del Código de Comercio claramente se lee  “Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran.

Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación.

En ese orden de ideas, tal como lo señala la ley, los miembros de la junta directiva solo podrán representar en las reuniones de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios las acciones o cuotas de las que son titulares o aquellas cuya representación legal le corresponda Vr. Gr. en representación de un hijo menor o de una persona jurídica cuando ostenta la calidad de representante legal de la misma.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, antes citado.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad () o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.