Concepto 220-092886 de 17-10-2012

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-092886
17-10-2012

Ref.: Radicación 2012- 01- 253153.

La sociedad puede establecer más de un cierre contable, a su finalización debe preparar y difundir estados financieros de propósito general comparativos.

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula las siguientes preguntas:

“1. ¿Es posible que una sociedad colombiana, del tipo de las anónimas, establezca estatutariamente dos cierres de estados financieros al año?
2. ¿Si la respuesta a la anterior pregunta es negativa, se puede concluir que una sociedad en Colombia solo puede tener un cierre contable anual?
3. ¿Si la respuesta a la pregunta No. 1 es afirmativa, se puede concluir que esa sociedad puede presentar sus estados financieros anualizados o debe presentarlos únicamente conforme cada corte estatutariamente establecido?
4. ¿Si la respuesta a la pregunta No. 1 es afirmativa y en efecto la sociedad colombiana establece dos cortes anuales, y es requerida para presentar estados financieros con corte a 31 de diciembre, esa sociedad podrá presentar sus estados financieros conforme cada corte y certificar que la sumatoria de los mismos corresponde al valor anualizado?
5. ¿Si la respuesta a la pregunta No. 4 es afirmativa, podría concluirse que una sociedad que presente ante una entidad, una certificación en la que totaliza la sumatoria de los cortes anuales que estatutariamente estableció, se encuentra cumpliendo cabalmente los mandatos legales y contables?”

Para dar respuesta a las inquietudes planteadas, se precisa el texto del siguiente articulado:

El artículo 110 del Código de Comercio señala los requisitos que debe contener la escritura pública de constitución de cualquier sociedad de las que allí se regulan, de manera precisa el numeral 8º señala que en la misma debe expresarse “Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales….”.

El artículo 422 Ib., con relación a las reuniones ordinarias de la asamblea general dispone “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
(….)”.

En cuanto al balance general e inventarios, el artículo 445 Cit. dispone “Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios.

El balance se hará conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas”, obligación que en similares términos se prevé en la Ley 222 de 1995 cuando en el artículo 34 señala “A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general (….)”. (Los destacados fuera de texto).

Con la normatividad expuesta queda en claro la obligación de las sociedades comerciales para cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de los negocios; también se hace evidente la libertad de la que gozan los asociados para determinar en los estatutos sociales las fechas en que habrán de cortarse las cuentas, es ante el silencio de los mismos que se impone observar lo previsto en el Ordenamiento positivo, es decir, terminado el ejercicio contable a 31 de diciembre de cada año, los administradores deben cortar las cuentas y proceder a elaborar y preparar los estados financieros con el fin de que los mismos sean aprobados o improbados por los accionistas reunidos en asamblea general que deberá llevarse a cabo dentro de los tres primeros meses del año siguiente al “cierre contable”, que en los términos del artículo 60 del Decreto 2649 de 1993 consiste en “…..cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio”, proceso anterior y necesario para la divulgación de los estados financieros de fin de período.

En resumen, si no se pacta estatuariamente la fecha en que habrán de cortarse las cuentas, las mismas se cortarán a 31 de diciembre, evento en el que los administradores procederán a elaborar el inventario y el balance general que será sometido a consideración de la asamblea general de accionistas convocada dentro de los tres primeros meses del año siguiente al cierre contable. Por el contrario, si lo que se pacta estatutariamente son varios cierres, lo que procede para la administración de manera obligatoria es la elaboración del inventario y del balance general con corte a las fechas que allí se determinen, esto quiere decir que si en el contrato de sociedad se prevén cortes semestrales será obligación de los administradores de la misma velar porque se elaboren inventarios y balance general que correspondan a las fechas acordadas.

Por su parte, del Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, son pertinentes los siguientes preceptos:

– El artículo 9º señala “El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general”.

– A su turno, el artículo 21 define los estados financieros de propósito general como “…. aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.
Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados, al paso que el artículo 22 siguiente establece “Son estados financieros básicos:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambios en la situación financiera, y
5. El estado de flujos de efectivo”.

Por último, el artículo 32 define los estados financieros comparativos como “…. aquellos que presentan las cifras correspondientes a mas de una fecha, período o ente económico.

Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. (….)”. (Los destacados son nuestros).

De la normativa relativa a las normas de contabilidad se observa, en primer lugar, que concordante con lo dispuesto en el Ordenamiento Mercantil también prevé la obligación de cortar las cuentas a 31 de diciembre de cada año cuando en los estatutos sociales no se determinan las fechas en las que el ente económico debe preparar y difundir estados financieros.

En segundo lugar, además señala la forma y características que los entes económicos deben observar en la elaboración de los estados financieros de propósito general, que son los que de acuerdo con la ley se preparan al cierre de un período, sumado a que también impone que los mismos deben preparase en forma comparativa, esto quiere decir que las cifras que corresponden a un periodo se presentan frente a las que corresponden al periodo inmediatamente anterior, lo que le permite a los asociados apreciar la evolución de los negocios sociales, y de consiguiente la gestión de los administradores, que es precisamente una de las características de los estados financieros de propósito general.

En ese orden de ideas, los entes societarios, lo que incluye a las sociedades anónimas, pueden establecer estatutariamente más de un corte de cuentas, en caso afirmativo los administradores de la sociedad están en la obligación de cortar sus cuentas y elaborar los estados financieros de propósito general comparativos conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas, en las fechas determinadas en los estatutos, lo que de otra manera significa que si la sociedad tiene previsto cortes semestrales, en cada uno de los cierres debe preparar y difundir estados financieros de propósito general comparativos, información financiera que deberá remitirse a la Entidad luego de que hayan sido puestos a consideración del máximo órgano social y siempre que la sociedad se encuentre en alguna de las causales de vigilancia (Decreto 4350 de 2006), o tratándose de sociedades en inspección cuando la Entidad así lo haya solicitado, dentro de los plazos que anualmente define la Entidad a través de Circular Externa, con fundamento en las atribuciones de inspección y vigilancia previstas en los artículos 83 y 84 de la Ley 222 de 1995 .

Solo queda por señalar, conforme lo antes expuesto, cuando un ente económico por estatutos tiene más de un corte de cuentas durante un año -primero de enero y treinta y uno diciembre-, no es ni técnica, ni legalmente procedente presentar “estados financieros anualizados”, asunto por el cual indaga en su comunicación.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.