Concepto 220-099815 de 17-07-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-099815
17-07-2009

ASUNTO: Libros de contabilidad. La utilización de medios electrónicos para llevar contabilidad, no exime al comerciante de la obligación de diligenciar los movimientos contables en los libros físicos, debidamente registrados.  

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2009-01-181659, mediante la cual consulta si puede cualquier persona natural o jurídica en nuestro país recurrir a las normas de la Ley 527 de 1999, para almacenar en  medios magnéticos o electrónicos todo tipo de documentos, libros contables, registros, soportes, si da cumplimiento a los requisitos allí señalados y destruir la documentación física con el fin de ahorrar tiempo y espacio? 

Al respecto, me permito informarle que dada la generalidad de la pregunta, por virtud de la cual, se pretende establecer si el ámbito de aplicación de la referida ley ampara “todo tipo de documentos”, considero del caso observar que por esta vía, no es posible abarcar en toda su dimensión la inquietud propuesta.

Lo anterior, si se tiene en cuenta que  la competencia de esta Superintendencia, se circunscribe a la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, así como al ejercicio de otras funciones establecidas en la Ley 222 de 1995 y normas complementarias; pero la vida de las personas naturales y jurídicas está regulada de acuerdo con disposiciones de distinto orden, finalidades diferentes, amparadas por principios de naturaleza diversa, respecto de las cuales habría que hacer en cada caso un exhaustivo análisis para determinar su aplicabilidad, desde luego teniendo en cuenta que la misma ley en su artículo 1° consagra su ámbito de aplicación y establece las siguientes excepciones: 

“La presente ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos:

En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales;

En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización o consumo”.

Ahora bien, la Superintendencia, en ejercicio de las funciones que realiza, no es ajena a las posibilidades que otorga la ley 527 de 1999 a las sociedades comerciales,  en relación con el acceso y uso de los mensajes de datos, sin embargo, la importancia de los libros y papeles del comerciante, radica en el hecho  de que los mismos constituyen plena prueba de las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, tanto judicial como extrajudicialmente, por lo cual la contabilidad, debe cumplir unas exigencias mínimas, previstas en la ley mercantil, como la prevista en el artículo 50 del Estatuto Mercantil el que en forma imperativa establece la obligación de efectuar el registro en la Cámara de Comercio de los libros, exigencia que no puede obviarse y en tal virtud, este organismo mediante el oficio 220-022017 del 21 de febrero de 2008, publicado en la página web de esta Superintendencia, expresó entre otras lo  siguiente:

“ 4. Porque si bien la Ley 527 de 1999, reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales, la misma no opera tratándose de la obligación de los comerciantes de llevar contabilidad, en razón a que de conformidad con el artículo 48 del Ordenamiento Mercantil, la forma de conformar la contabilidad, los libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, se hará  de acuerdo a las disposiciones de dicho ordenamiento y a las demás normas sobre la materia, lo que excluye la aplicación de dicha ley por ser de carácter general y por no regular de  forma alguna asuntos de naturaleza contable.

5. Porque el hecho de que el Consejo de Estado para efectos de poder establecer si la contabilidad se encuentra al día, acepte que la misma se lleve actualizada en el software del comerciante, ni significa que este último se exonere de la obligación autónoma e independiente de imprimir la contabilidad en los libros registrados, lo cual descarta la posibilidad  de que se asienten las operaciones del ente económico únicamente  en soportes electrónicos”

Por lo expresado y para conocer el texto completo del referido pronunciamiento, lo invito a consultar nuestra página web en la siguiente dirección:.

En los anteriores términos se ha resuelto su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.