Concepto 220-110577 de 25-08-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-110577
25-08-2009

Ref: Petición de consulta.

Me refiero a su consulta remitida por correo electrónico el 10 de julio de 2009, radicada con el número 2009-01-216421, mediante la cual solicita se le informe si “¿Puede la gerencia de una sociedad de responsabilidad limitada negar la entrega o el acceso al back-up de los sistemas de la compañía, cuando un socio, ejerciendo su derecho de inspección, lo ha solicitado?  Lo anterior, a sabiendas de que todos los empleados de la administración de la compañía tienen acceso al back-up de los sistemas de la empresa a través de la red de computadores y que dicho back-up contiene información pertinente para el ejercicio del derecho de inspección?”

Al respecto, ha de entenderse que su consulta se refiere al acceso a la información de la sociedad que reposa en el back-up de los sistemas. Sobre el  particular lo invito a consultar, entre otros, el Oficio de esta Entidad No. 220-044409 del 27 de febrero de 2009, en el cual se analizan los alcances del derecho de inspección en las sociedades limitadas.

Allí se señala que, de la interpretación del lo dispuesto por el artículo 369 del Código de Comercio se desprende que:

“i)  que los socios de una sociedad de responsabilidad limitada pueden ejercer el derecho de inspección en cualquier tiempo, es decir, en el momento en que el asociado así lo considere conveniente, lo cual significa que dicho derecho no está circunscrito a ningún período o lapso determinado como ocurre en las sociedades anónimas; ii) que este derecho puede ser ejercido directamente o por un representante, esto es, que al titular del derecho es a quien le corresponde determinar si hace uso del mismo personalmente o, por el contrario, designa una persona para tal fin; y iii) que el examen lo puede hacer sobre los libros y documentos de la compañía.”

También se menciona que, a pesar de que el legislador no reglamento la forma como se debía ejercer el aludido derecho, ello “… no obsta para que los asociados deban someterse a las pautas que en este tipo sociedades se fijen en orden a permitir el derecho de inspección, pues, como es sabido, éste no puede convertirse en un hecho perturbador del funcionamiento de la compañía, ni mucho menos en un obstáculo que dificulte el ejercicio de este derecho a los demás asociados”.

Vale la pena resaltar igualmente lo señalado allí, en el sentido que “…en ningún caso este derecho se puede extender a documentos que versen sobre secretos industriales o a datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad (inciso primero del artículo 48 de la Ley 222 de 1995)”

Ahora bien, considerando que la consulta se refiere a la información de la sociedad, que puede ser consultada en ejercicio del derecho de inspección de los socios y que reposa en los sistemas de la compañía, y que según lo previsto por el artículo 66 del Estatuto Mercantil  “El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente…”, debe advertirse que la obligación de la administración de la compañía es permitir el acceso a la información de la sociedad, sea que se encuentre ésta en libros o en medios electrónicos, más no comporta necesariamente la entrega de los documentos o del back-up de la información, pues tal exigencia sobrepasaría lo dispuesto en el artículo antes mencionado.

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, no sin antes anotarle que la misma tiene el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.