Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Concepto 220-110581 de 25-08-2009


Actualizado: 25 agosto, 2009 (hace 15 años)

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-110581
25-08-2009

REF. Radicación 2009-01-217758 del 13 de julio de 2009.

Me refiero al escrito de la referencia mediante el cual plantea algunos interrogantes relacionados con el ejercicio de la revisoría fiscal, y en este sentido consulta sobre los siguientes aspectos:

En una sociedad limitada obligada a tener revisor fiscal, puedes este pedir copia del servidor de una compañía?

En una sociedad Ltda. de dos socios donde uno de ellos ejerce la representación legal, se realizó una reunión extraordinaria con asistencia del revisor fiscal, donde el cargo de de presidente y secretario recayó en cada socio. Al elaborar el acta quien actuó como presidente se niega a firmarla, entonces se pregunta si puede el revisor fiscal firmar y avalar el acta.

En una sociedad limitada el gerente que es socio permite el derecho de inspección al otro asociado, sólo si los requerimientos y preguntas se hacen por escrito a la gerencia. Es legal esta restricción o se puede hacer preguntando a los respectivos empleados?.

Sobre el particular, el Despacho procederá a resolver las preguntas en el mismo orden de formulación.

– Aunque en el primero de los interrogantes planteados no especifica a que clase de servicio que presta el servidor se refiere, ha de entenderse que la consulta está dirigida a la información que reposa en la base de datos de la empresa, entre ellas  la contabilidad y otras aplicaciones.

Teniendo en cuenta que el revisor fiscal para adelantar su labor debe obtener información sobre las operaciones o actos de la sociedad que reposa en los  archivos, el acceso a los mismos no debe ser restringido, de suerte que al planear y realizar su trabajo determinará quÉ información y documentación requiere para su examen, pudiendo para el efecto solicitarla a través de medios electrónicos y almacenarla o copiarla en el medio que considere pertinente para su revisión.

La evidencia deberá documentarse en papeles de trabajo o aplicativos de sistemas que comprenderán la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el revisor fiscal, de manera que en conjunto constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha adoptado para llegar a formarse una opinión sobre los estados financieros, o sobre la información relacionada con las certificaciones por él emitidas. (Circular Externa 115-000011 del 21 de octubre de 2008).

Así mismo, el revisor fiscal debe adoptar procedimientos apropiados que permitan mantener la confidencialidad y salvaguarda de la información, de acuerdo con los requisitos legales y profesionales.

‑-  Respecto de la firma del acta de la reunión de j unta de socios por el revisor fiscal, es oportuno traer a colación las previsiones legales que informan la materia, los artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio, que establecen lo siguiente:

Artículo 189.- "Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso."

Artículo 195.- "La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios."

Artículo 431.- "Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Conforme a las normas citadas, de las reuniones del máximo órgano social deben levantarse actas firmadas por quienes hubieran actuado como presidente y secretario de la reunión, en las cuales debe dejarse constancia de todo lo ocurrido en la sesión, incluidas las decisiones adoptadas y el número de votos en cada una; entre ellas, la aprobación del acta por el mismo órgano, o en su lugar, el pronunciamiento de las personas en quien se hubiera deferido  la facultad en términos de la ley.
artículo 431 ibidem, norma de carácter especial, dispone que se firmarán por presidente y secretario y en su defecto por el revisor fiscal.

Presupone el conjunto de disposiciones a su turno, que a la firma del documento, en uno u otro caso, debe preceder el lleno de requisitos legales y estatutarios en  cuanto al contenido del acta en sí misma a fin de dotarla del valor probatorio que le confiere la ley, incluida su aprobación.

En síntesis, si bien es cierto el legislador previó la firma de las actas por el revisor fiscal en defecto de la del presidente y secretario de la reunión, tal formalidad supone que el contenido del acta corresponda a una reunión celebrada con el lleno de los requisitos legales y estatutarios previstos y que en la misma se de cuenta de todo lo sucedido y acaecido en la reunión, incluyendo claro está, lo referente a la aprobación del texto mismo del documento por parte de los asambleístas o, por el contrario, la decisión de que la misma sea aprobada por la comisión designada para tal fin. (Oficio 220-28154 del 11 de junio de 2004).

– Frente al ejercicio del derecho de inspección en las sociedades de responsabilidad limitada, la entidad a través del oficio 220-044409 del 27 de febrero de 2009, se ocupó del tema, en el cual precisó lo siguiente:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 369 del Código de Comercio, “Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía”.

“Del estudio de la norma antes transcrita se desprende: i)  que los socios de una sociedad de responsabilidad limitada pueden ejercer el derecho de inspección en cualquier tiempo, es decir, en el momento en que el asociado así lo considere conveniente, lo cual significa que dicho derecho no está circunscrito a ningún período o lapso determinado como ocurre en las sociedades anónimas; ii) que este derecho puede ser ejercido directamente o por un representante, esto es, que al titular del derecho es a quien le corresponde determinar si hace uso del mismo personalmente o, por el contrario, designa una persona para tal fin; y iii) que el examen lo puede hacer sobre los libros y documentos de la compañía.”

“Como se puede apreciar, el legislador no reglamentó la forma como se debía ejercer el aludido derecho, v. gr., que la manifestación para hacer uso del mismo deba hacerse por escrito; que éste sea presentado con determinada antelación; que se debe indicar los documentos que van a ser consultados, etc., simplemente estableció una pautas generales para el ejercicio de aquel.”

“Lo anterior, no obsta para que los asociados deban someterse a las pautas que en este tipo sociedades se fijen en orden a permitir el derecho de inspección, pues, como es sabido, éste no puede convertirse en un hecho perturbador del funcionamiento de la compañía, ni mucho menos en un obstáculo que dificulte el ejercicio de este derecho a los demás asociados.”

Es de advertir que es deber de los administradores disponer lo necesario para que los asociados puedan inspeccionar en forma permanente los libros y demás documentos que señale la ley, así como designar la persona que se encargará de suministrar la información, para que el interesado no tenga que recurrir a los distintos empleados de la organización.

En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, no sin antes señalar que la misma tiene el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

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