Concepto 220-127335 de 27-10-2009

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-127335
27-10-2009

Asunto: Libro auxiliar electrónico de registro de aportes.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2009-01-259398, mediante el cual, luego de transcribir los artículos 126 y 130 del Decreto 2649 de 1993, así como aludir a las normas relativas a la constitución de una sociedad, a los libros de comercio y a aquellas relativas a las acciones de la sociedad anónima, eleva una serie de inquietudes relacionadas con el Libro auxiliar de Registro de Aportes, las cuales paso a resolver en el mismo orden planteado en su consulta:

Al tenor de las disposiciones del capítulo segundo del Título VI “Sociedad Anónima” y el Decreto 2649 de 1993, es posible afirmar que una sociedad anónima puede certificar su composición accionaria con fundamento en los medios electrónicos que tenga implementados para el registro diario de las operaciones respecto de sus accionistas y títulos en circulación?

R/. El inciso 3º del artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 establece, en atención a las normas legales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones, que se deben llevar los libros necesarios para…“3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. Así mismo, conforme al segundo inciso del artículo 195 del Estatuto Mercantil, las sociedades por acciones deberán llevar el libro de registro de accionistas, el cual, al tenor de su literal, es preciso registrar en la cámara de comercio del domicilio social.

De otra parte, el artículo 130 del aludido decreto 2649 en relación con el tema, dispone: “Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior”.(Destacado y subrayado fuera de texto)

En criterio de esta oficina, expuesto en pronunciamientos suyos tales como el oficio  220-022017 del 21de febrero de 2008 (que alude a la obligación de los comerciantes de llevar su contabilidad en libros físicos), los libros del comerciante, entre los cuales se encuentra el Libro de registro de Accionistas o de Socios dada se lleva en libros físicos. Lo anterior, dada la obligatoriedad de su inscripción en el Registro Mercantil, numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio, operación que hoy día se adelanta respecto de libros físicos debido a las formalidades exigidas por el artículo 39 ídem que aún no se han implementado en medio distinto al físico.

Entiende esta oficina del mencionado artículo 130, que el legislador previó por medio suyo un mecanismo dirigido principalmente a las sociedades con un importante y constante movimiento en la propiedad de su capital, permitiéndoles llevar el libro de registro de accionistas o similares por medios mecanizados o electrónicos, en cuyo caso los movimientos deberán ser anotados en un libro auxiliar, que puede ser diligenciado física o electrónicamente, y consolidados al finalizar cada año calendario en el libro físico respectivo. 

Como conclusión, en criterio de esta oficina, el libro auxiliar a que alude el artículo 130 del Decreto 2649 de 1993, puede ser diligenciado a través de medios físicos o electrónicos y la consolidación de sus datos puede efectuarse,  como mínimo, al finalizar cada año calendario, pero, indudablemente, el valor probatorio de los libros de comercio a que alude el artículo 68 del Código de Comercio sólo se predica de aquellos que puedan cumplir con la condición de su inscripción ante el Registro Mercantil, de tal suerte que, para el caso de su consulta, la composición accionaria sólo puede ser certificada a partir del libro físico de Registro de Accionistas o de Socios que es el único que hoy día cumplen con el requisito de su registro ante cámara de comercio.

Ahora bien, es claro que la Ley 1314 de 2009 en su artículo 1 estableció:

“… Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.

…”

Así las cosas, una vez se establezcan las reglas aplicables al registro electrónicos de libros de comercio y al depósito electrónico de la información, y tales libros puedan ser registrados en medio magnético en las cámaras de comercio, podrá afirmarse que las certificaciones emitidas han sido tomadas de los libros de la compañía, si ello no ocurre la información debe ser certificada a partir de los libros inscritos, en forma física, en la cámara de comercio.

Desde luego, este concepto se emite en función de sociedades que no tienen registrados sus valores en el Registro Nacional, el cual se rige por la Ley 964 de 2005, particularmente en cuanto al registro y a la certificación de la calidad de accionista.

El libro de accionistas de la sociedad puede tener la doble condición de ser electrónico y físico (impreso al finalizar el año calendario), al tenor del artículo 130 del Decreto 2649 de 1993, en tal sentido el Revisor Fiscal de una sociedad puede certificar con base en el sistema electrónico que se determina como el registro de accionistas y de títulos?

R/. Considera esta oficina que se hada dado respuesta a este interrogante en el punto anterior.

Tanto los accionistas como el Revisor Fiscal pueden inspeccionar el libro electrónico -“.software de registro de accionistas y de títulos”, esto es revisar para consultar o para certificar, según el caso, la composición accionaria de la sociedad –total o parcial-, el monto y número de títulos por accionista, entre otros aspectos?

R/.Teniendo en cuenta que el derecho de inspección de los accionistas (Numeral 4°, artículo 379 del C. de Comercio), así como el de examen de documentación de su revisada por parte del revisor fiscal se extiende a la totalidad de libros y papeles sociales, y que la ley no hace distingo para tales efectos entre libros oficiales y libros auxiliares, considera esta oficina que tanto los unos como el otro gozan de plena libertad para examinar el software que contenga la información sobre la propiedad del ente social.

No obstante, como se explicó anteriormente, la certificación sobre la composición del capital social sólo podrá expedirse con base en el libro físico de accionistas, debidamente registrado en la cámara de comercio.

Está limitado el Revisor Fiscal a certificar solamente sobre libros impresos en materia de registro de accionistas y títulos?, en la exacta medida que los medios electrónicos reflejan la realidad de la empresa y sus operaciones respecto de la transacción de acciones?

R/.Considera esta oficina que con las respuestas anteriores resulta claro que la labor de certificación de la composición de capital de una compañía sólo puede hacerse con sustento en el libro físico de Registro de Accionistas o de Socios.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes observarle que el alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.