Concepto 220-127570 de 04-11-2011

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-127570
04-11-2011

Asunto: Valor probatorio de los libros de comercio reconstruidos.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2011-01-292862, mediante el cual eleva una consulta relacionada con la validez del contenido del Libro de Registro de Accionistas que se inscribe en el Registro Mercantil ante la desaparición del anterior libro.

R/. Sobre el particular, se hace necesario partir de lo dispuesto en el numeral 2° del artículo 19 del Código de Comercio, según el cual es obligación de todo comerciante “Inscribir en el registro mercantil todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad”, precepto concordante con el numeral 7° del artículo 28 ídem, que claramente señala, entre otros, el libro de accionistas.

En segundo lugar, el artículo 135 del Decreto 2649 de 1.993, normatividad de obligatorio cumplimiento por parte de todas las personas que deban llevar contabilidad de acuerdo con la ley por cuanto contiene las normas y/o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, consagra que previa la denuncia correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de alguno de los libros o papeles del ente económico, los registros de ellos deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base, entre otros, los informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes. Para el caso del libro de accionistas, dicho administrador deberá remitirse, entre otros documentos, a la información que sobre el particular debe constar en las actas del máximo órgano social o a la que se encuentre en poder de terceros, tales como entidades públicas de control, organismos judiciales, notarías, cámaras de comercio, etc.

Es así como reza el aludido artículo 135:

“Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravió o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravió o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”

De otra parte, en lo atinente al valor probatorio de los libros reconstruidos que se lleven en legal forma, se tiene que, de conformidad con el artículo 68 del Código de Comercio, que se refiere a los libros de comercio en general, “Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente…”

El principio anterior fue recogido por el artículo 271 del Código de Procedimiento Civil que en su inciso primero prescribe: “Art. 271 C.P.C. Modificado por el Decreto 2282 de 1989, art. 1º Numeral 121. Libros de Comercio.

“Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del Código de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal forma.”

No obstante, ante divergencias entre comerciantes, como es el caso de su consulta, la ley prevé algunas reglas a las cuales deben éstos sujetarse a la hora de determinar el valor probatorio de los libros que cada parte pretende hacer valer. Dichas reglas se encuentran previstas en el artículo 70 del Código de Comercio, que reza:

“Art. 70. Valor probatorio e libros y papeles en diferencias entre comerciantes. Reglas. En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:

1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos;

2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión;

3. Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros;

4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y

5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, (sin admitir prueba en contrario).”

Así las cosas, en criterio de esta oficina, siempre que la reconstrucción del nuevo libro de registro de accionistas se haya efectuado conforme a la ley y agotando todos los recursos que permitan la mayor precisión en la información reconstruida, deberá tenerse como cierta la información de que éste da cuenta, mucho más si la información que se le enfrenta se encuentra contenida en libros cuya desactualización y desatención hacen prever que no están llevados en legal forma.

No obstante, de persistir la controversia respecto de la validez de uno u otro libro, corresponderá a la justicia ordinaria, atendiendo los criterios referidos en el aludido artículo 70, pronunciarse sobre el particular.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.