Concepto 220-139045 de 27-11-2012

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-139045
27-11-2012

Ref: Elaboración de Actas.

En atención a su comunicación radicada con el número 2012-01-294656, mediante la cual pregunta cómo debe subsanar la omisión en el caso de las actas correspondientes a varias reuniones del máximo órgano social que no han sido elaboradas, es preciso señalar que esta Superintendencia con fundamento en el artículo 28 del C.C.A, emite los conceptos de carácter general y abstracto a que haya lugar sobre las materias de su competencia, mas no se pronuncia en esta instancia acerca de situaciones particulares de sociedades cuyos antecedentes desconoce.

Bajo ese presupuesto, resulta oportuno a título meramente ilustrativo remitirse a las consideraciones de orden jurídico que se han de tener en cuenta a partir de la doctrina que en torno al tema ha proferido la Entidad.

En primer lugar se tiene que tratándose de la asamblea general de accionistas o la junta de socios, la obligación de elaborar actas para recoger en ellas lo acaecido en las reuniones que las mismas lleven a cabo, se encuentra contemplada de una parte, en el artículo 189 del Código de Comercio y de la otra, en el artículo 431 idem, normas que conjuntamente expresan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir.

Así se advierte que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 del código citado, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal, atendiendo que “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas…”. De ahí se entiende que la finalidad de las actas es la de dar constancia de lo acaecido realmente durante la sesión societaria de que éstas dan cuenta, por lo que no es procedente que al momento de ser elaboradas se plasmen en éstas hechos o situaciones que no se hayan presentado o, decisiones que no hayan sido adoptadas en el curso de la reunión correspondiente.

En cuanto al contenido del documento, la ley no exige el formalismo de que en el acta se transcriba de manera textual todo lo que se ha deliberado durante la reunión respectiva, por lo cual quienes tienen a su cargo la elaboración pueden a su discreción efectuar un resumen fiel a la realidad, o también levantar las mismas reproduciendo literalmente lo acaecido, de tal suerte que para cumplir esa tarea bien podrá, quien la elabore, apoyarse en textos que le sean procurados durante o con posterioridad a la reunión, siempre que éstos coincidan íntegramente con el contenido real de lo que fue leído o manifestado durante la reunión y de esa forma sea sometido a consideración del órgano social para su consiguiente aprobación.

En este orden de ideas, serán las circunstancias de tiempo, modo y lugar las que determinen en cada caso si procede la elaboración de un solo documento que dé cuenta de la celebración de varias sesiones cuando en su oportunidad no se hubiere cumplido con ese requisito, o si por el contrario se elabora uno por cada sesión, atendiendo que en uno u otro evento se deberá dejar constancia de las condiciones en que el documento se ha producido.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances que como fue indicado establece el artículo 28 del C.C.A.