Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-139363
09-10-2013
Asunto: Alcance de la reserva de la información contable y financiera de los comerciantes que reposa en entidades públicas y privadas.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2013-01374300, mediante el cual presenta algunas inquietudes relacionadas con la divulgación de información contable y financiera de los comerciantes personas naturales y jurídicas por parte de un tercero.
R/. La posibilidad de hacer pública la información sobre los estados financieros básicos y demás información financiera que reposa en las diferentes entidades públicas o privadas encuentra sustento legal en el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con el artículo 41 ídem, los cuales hicieron extensiva a todas las sociedades la obligación de publicar los estados financieros e introdujo el mecanismo de depósito de los mismos, con el fin de posibilitar, sin ninguna restricción, el acceso a la información en ellos contenida, por lo cual, resulta claro que tales documentos no están amparados por reserva alguna y pueden ser divulgados.
Por supuesto que en criterio de esta entidad, algunos anexos a la información financiera que para nuestro caso es requerida a nuestros supervisados, no pueden ser examinados por terceros, ni pueden expedirse copias de los mismos, pues ellos contienen la discriminación efectiva de las cuentas y de los registros sobre los movimientos económicos del comerciante, los cuales la sociedad no tiene la obligación de revelar.
Es preciso tener en cuenta que, si bien el artículo 61 del Código de Comercio dispone que los libros y papeles del comerciante no pueden examinarse por personas distintas a sus propietarios o por personas autorizadas por ellos, es claro a todas luces que la limitación a que alude la citada norma, más que referirse concretamente a los libros como tales, busca proteger lo que ellos contengan, es decir, los datos en particular del comerciante.
No puede por tanto predicarse, so pretexto del artículo 61 ídem, que determinados datos, por el hecho de estar contenidos en los libros del comerciante resultan reservados, cuando dicha información muchas veces está contenida en los estados financieros del mismo comerciante y, por ende, son de público conocimiento y puede tenerse acceso a ésta a través del ejercicio del derecho de petición, en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
No obstante lo expuesto, con oficio de la fecha se ha dado traslado de su inquietud a la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad supervisora de los agentes que manejan bases de datos.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
MARIA FRANCISCA REYES LASERNA
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
