Concepto 220-141009 de 13-07-2016

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-141009
13-07-2016

Asunto: De la participación de los miembros suplentes de la junta directiva en las reuniones de este órgano societario.

Esta oficina recibió el escrito radicado con el No. 2016-01-338478 el 16 de junio de 2016, mediante el cual formula las siguientes inquietudes:

1. Si los estatutos de la sociedad establecen que los miembros suplentes de la junta directiva deben ser convocador a todas las reuniones del mencionado órgano social ¿está la administración en la obligación de convocar a tales miembros suplentes a las reuniones respectivas?
2. Si los estatutos de la sociedad establecen que los miembros suplentes de la junta directiva deben ser convocados a todas las reuniones del mencionado órgano social, ¿puede la administración negar el ingreso de tales miembros a las reuniones respectivas?
3. Si los estatutos de la sociedad establecen que los miembros suplentes de la junta directiva deben ser convocados a todas las reuniones del mencionado órgano social, ¿puede la administración impedir la participación de tales miembros a las reuniones respectivas?

Al respecto, como bien se pone de presente en el escrito de consulta, esta entidad se ha pronunciado en reiteradas oportunidades sobre la suplencia de los miembros de junta directiva, habiendo dejado sentada la posición doctrinal respecto de la intervención de los miembros suplentes en las reuniones de junta directiva, e inclusive respecto de la causación de sus honorarios, entre otros.

Basta traer a colación algunos apartes del Oficio 220-048968 del 9 de abril de 2015 que así lo ilustran:

“(…)

En síntesis, cuando se convoque a una reunión de junta directiva, no es indispensable citar tanto a los miembros principales como a los suplentes, salvo que la junta así lo decida o que ante la ausencia temporal o definitiva de algún o varios miembros principales, se haga necesario convocar a los suplentes respectivos” (s.f.t.)

Teniendo en cuenta las conclusiones que los conceptos citados recogen en cuanto al carácter y la participación de los suplentes, su solicitud expone una serie de argumentos que no viene al caso transcribir, pero que en términos generales explican porque que si la asistencia a la junta directiva o a comités formados por sus integrantes, se relaciona directamente con el desarrollo del objeto social, puede ser una medida de buen gobierno corporativo promover la participación informada y productiva de todos los miembros, incluyendo a los suplentes; evento en el cual es razonable que dichos suplentes estén suficientemente informados y preparados para actuar en reemplazo de los principales, si llega el caso, por lo cual será la asamblea general de accionistas a quien corresponde definir si es pertinente la participación de los suplentes y si la remuneración de los directivos se causa por el hecho de la asistencia a las reuniones de la junta, tanto de principales como de suplentes.

Pone también de relieve como desde el punto de vista legal, la anterior es una decisión inherente a la autonomía de la voluntad privada de los accionistas actuando colegiadamente y en interés de la sociedad que los congrega, que sin necesidad de reformar los estatutos y en desarrollo de las funciones rectoras de la asamblea, les permite “adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados”, conforme a lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 187 del C de Co…”

“(…) Distinto es lo que ocurre cuando es la asamblea general de accionistas con el lleno de las formalidades legales y estatutarias la que determina como una pauta de gobierno que los suplentes asistan a las reuniones del órgano social mencionado, aunque no actúen como principales y, que por ese concepto se les reconozca una remuneración, pues en este evento la decisión así emanada del máximo órgano social no solo autoriza, sino que para la junta directiva como cuerpo colegiado, en cuyo seno sus miembros intervienen como voceros en la administración de la sociedad, se torna en orden el cumplimento de dicha medida, amén de la cláusula general de competencia que le permite a la asamblea adoptar las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados, en los términos de numeral 6 del artículo 187 del C de Co.

Así, como la doctrina de esta Entidad lo ha señalado, en determinadas situaciones por excepción se permite la participación de los suplentes concomitantemente con los principales, porque la misma junta directiva los invite o los autorice para unos fines específicos, en el entendido que su participación contribuya a la toma de decisiones en desarrollo de las políticas y directivas empresariales evento en el cual aplicarán las reglas a las que la doctrina ha hecho referencia. No obstante los suplentes también podrán asistir a todas o algunas reuniones de la junta así no actúen como principales, y si es del caso recibir por ello una remuneración, cuando quiera que la Asamblea general de accionistas en ejercicio de la autonomía privado así lo determine, atendiendo que en ese evento será ésta la llamada a establecer los términos y condiciones en que estime idónea la participación de los respectivos directivos.

Bien es sabido que a los miembros de junta directiva les deben ser reconocidos unos honorarios a discreción de la asamblea general de accionistas, luego será entonces la misma asamblea cuando autorice la presencia de principales y suplentes, quien determine los honorarios respectivos, atendiendo que de acuerdo con el numeral 4 del artículo 187 del Código de Comercio, es función suya hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes y fijar así mismo su remuneración.

(…)

CONCLUSIONES

1. Con fundamento en los conceptos de esta Superintendencia cuyo sentido no se modifica, sino que en esta oportunidad se complementa, como en los argumentos que le sirven de sustento a su solicitud y, ante la ausencia de norma legal que lo prohíba, es dable concluir que aun sin que medie clausula estatutaria en tal sentido, los miembros suplentes pueden asistir junto con los principales a las reuniones de la junta directiva, aunque no actúen, siempre que el máximo órgano social así lo determine de manera expresa, por considerar por ejemplo que aquellos tengan una formación o conocimiento en una área del negocio que contribuye con la toma de decisiones al interior del órgano colegiado, o porque simplemente estimen razonable que los suplentes se mantengan informados y preparados para actuar en reemplazo de los principales.

En tal caso será discrecional del máximo órgano social definir directamente las condiciones en que participarán los directivos y así mismo, los términos de la remuneración a que haya lugar, o en su defecto, autorizar a la junta directiva para que lo determine ella y acuerde si se reconoce la misma remuneración que corresponde a los principales, o una distinta.

A ese respecto hay que tener en cuenta que la fijación de honorarios supone un ejercicio autónomo y legítimo del máximo órgano social y por tanto es este, se reitera, el llamado a establecer si fijan los honorarios en igualdad de proporción para todos los directores, o se establecen unas condiciones distintas para unos y otros. Es decir, la estimación de la remuneración a la junta directiva corresponde por entero al máximo órgano social de conformidad con lo dispuesto en el artículo 187 del Código de Comercio…”

De la doctrina expuesta, es dable colegir que el contrato social es ley para las partes, de manera que si existe una cláusula en aquél que disponga que los suplentes de la junta directiva deben ser convocados a todas las reuniones de dicho órgano societario, será menester proceder de conformidad, no siendo posible, impedir el ingreso del suplente, cuando los accionistas dispusieron en los estatutos sociales que aquéllos deben ser convocados a dichas reuniones, a menos que el máximo órgano social, disponga lo contrario.

Así pues, si, como en el caso particular, el querer de la sociedad es que se niegue el ingreso o la participación de los miembros suplentes en las reuniones de junta directiva, se impondrá que el máximo órgano social haga la manifestación en dicho sentido, en el entendido, que la convocatoria establecida en los estatutos, parecería llevar implícita la posibilidad de que los suplentes asistan y participen en las reuniones, salvo que la asamblea disponga que solamente sea para que estén enterados de un asunto particular y concreto debido a su conocimiento puntual sobre algún tema que influya en la toma de decisiones de la junta, como se expresó en los apartes del oficio transcrito, pues de lo contrario, la estipulación contractual, en criterio de esta Oficina, resultaría inane.

En consecuencia, como lo ha manifestado la doctrina expuesta, “…será discrecional del máximo órgano social definir directamente las condiciones en que participarán los directivos…”.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, no sin antes reiterarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y que en la P. WEB de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.