Concepto 220-190172 de 30-09-2016

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-190172
30-09-2016

Asunto: conservación de la correspondencia.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2016-01-436719, en la que se remite nuevamente al artículo 54 del Código de Comercio, relacionado con la obligación de conservar la correspondencia comercial, y plantea una serie de inquietudes, a propósito de la situación de una sociedad que contrata el servicio de direcciones de correo electrónicas corporativas a través de los servidores de una empresa en cuyo caso no puede generar un back up de la información de estas cuentas de correo electrónico debido a que la sociedad no tiene control sobre dicha información, ni sobre los correos electrónicos que sus empleados – usuarios de correo electrónico, decidan eliminar.

“1 ¿Hay incumplimiento de la obligación establecida en el artículo 54 del Código de Comercio?

2. ¿De qué manera se podría dar cumplimiento a la obligación establecida en el artículo 54 del código de comercio?

3. ¿cumple o no cumple con la obligación del artículo 54 del código de comercio, el modelo de negocios del supuesto anterior, bajo el entendido que tecnológicamente resultaría imposible conservar todos los correos electrónicos de la empresa?”

Lo primero es reiterar que el derecho de petición, en la modalidad de consulta, según los términos de los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del C.P.A.C.A. no comporta una asesoría orientada a resolver los asuntos de orden particular a cargo de las sociedades comerciales, o definir las medidas que hayan de adoptar sus administradores, máxime si se trata de sociedades no identificadas, cuyos antecedentes se desconocen.

Así, y teniendo en cuenta que ya esta oficina le pronuncio sobre el cuestionario que recientemente formuló sobre el mismo tema de la reserva comercial, es pertinente remitirse al texto del oficio 220-18787 del pasado 28 de septiembre, que precisa las disposiciones legales a tener en cuenta para esos fines.

Sin perjuicio de lo anterior, cabe poner de presente otra vez el texto el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que en materia de conservación de los papeles del comerciante, consagra:

“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”.

Igualmente ilustra el concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005, de la Superintendencia de Industria y Comercio, que expresó lo siguiente:

“…a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.” (subraya fuera del texto)”.

En lo anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos señalados, debiendo insistir que en la P. Web puede acceder directamente la normatividad, los conceptos que la Entidad emite, como la Circular Básica Jurídica entre otros, los que resultara de gran utilidad consultar para los asuntos a su cargo.