Concepto 252700 de 17-12-2012

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  • Publicado: 17 diciembre, 2012

Ministerio de Salud y Protección Social
Concepto 252700
17-12-2012

Asunto: Términos de conservación de formulas médicas en el servicio farmacéutico.

Respetada señora Sonia lbonne:

Procedente de la Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud, hemos recibido su comunicación por la cual consulta sobre cuál es el término de conservación de las formulas médicas en el servicio farmacéutico de un hospital de primer nivel de atención. Al respecto, previas las siguientes consideraciones y en el entendido que su interrogante se refiere a la copia de la formula médica, toda vez que el original le es entregado al usuario, me permito señalar

El artículo 9 del Decreto 2200 de 2005 "Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones", prevé cómo características de la prescripción de medica las siguientes:

"Artículo 16. Características de la prescripción. Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica, utilizando para ello la Denominación Común Internacional (nombre genérico) y cumpliendo los siguientes requisitos:

1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia.

2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su administración.

3. Se hará en idioma español, en forma escrita ya sea por copia mecanográfica, medio electromagnético y/o computarizado.

4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución.

5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico y del Departamento de Enfermería o la dependencia que haga sus veces.

6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el diagnóstico.

7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiere.

8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su respectiva cantidad."

Ahora bien, frente al tema objeto de su petición y una vez consultadas las Direcciones de Medicamentos y Tecnologías en Salud y la de Prestación de Servicios y Atención Primaria de esta entidad, debe señalarse que dentro de la regulación del servicio farmacéutico no se ha previsto un tiempo específico de conservación de la copia de las formulas médica en los servicios farmacéuticos en hospitales de primer nivel de atención, por tal razón, se considera que los prestadores deben conservar dichos documentos durante el tiempo que requieran sus trámites sus trámites administrativos de autorizaciones, cobros, etc.

Por último y en el marco de lo previsto en la Resolución 1995 de 1999 "Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica", debe señalarse que las copias de formulas médicas no han sido previstas como documentos anexos de la historia clínica, por ende las copias en comento no pueden sujetarse a los términos de retención y conservación previstos en el artículo 15 de la resolución en cita, modificado por el artículo 2 de la Resolución 1715 de 2005 .

El anterior concepto tiene los efectos determinados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

DENISSE GISELLA RIVERA SARMIENTO
Subdirectora de Asuntos Normativos
Dirección Jurídica

Artículo 20. Modificare! artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999, el cual quedará dela siguiente manera:

"Artículo 15. Retención y tiempo de conservación. La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo tres (3) años en e I archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo siete (7) años en el archivo central.

Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse".

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