Concepto 28049 de 25-09-2015

DIAN
Concepto 28049
25-09-2015

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Ref.: Radicado 100019485 del 08/07/2015

Cordial saludo, Señor Pulido:

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, es función de esta Subdirección absolver las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la entidad.

En el escrito en referencia se consulta: ¿Los administradores de una sociedad colombiana, en calidad de representantes legales, principales o suplentes, sean personas naturales o jurídicas, deben tener domicilio en Colombia para efectos de cumplir con sus deberes formales en materia tributaria?

Sea lo primero manifestar que conforme las competencias señaladas inicialmente, no corresponde a este Despacho el pronunciarse respecto al tema referido con el domicilio social de las personas jurídicas o al de sus representantes legales sean estos personas jurídicas o naturales.

Sobre el particular, como usted manifiesta la Superintendencia de Sociedades, mediante Oficio 220-101497 del 31 de agosto de 2011, se pronunció así: "…es pertinente manifestarle que dentro de la legislación mercantil, no existe norma legal alguna que prohíba que el representante legal, sea principal o suplente, resida en lugar diferente a donde la sociedad tenga establecido su domicilio social y por ende, le corresponde al máximo órgano social evaluar la conveniencia o no de que las personas encargadas de la dirección de la compañía adelante su labor en las condiciones anotadas, y en particular si asegura el cumplimiento de todas y cada una de las funciones. …" (Énfasis nuestro).

En segundo lugar, se advierte que en el oficio de la Superintendencia de 2 Sociedades, se señalaron dos términos, residencia y domicilio social, razón por la cual, conviene precisar las normas que se relacionan con la materia, a saber artículos 77 y siguientes el Código Civil Colombiano.

El artículo 571 del Estatuto Tributario, dispone:

“OBLIGADOS A CUMPLIR LOS DEBERES FORMALES. Los contribuyentes o responsables directos del pago del tributo deberán cumplir los deberes formales señalados en la ley o en el reglamento, personalmente o por medio de sus representantes, y a falta de éstos, por el administrador del respectivo patrimonio”.

A su vez el artículo 572 ibídem, señala:

“Representantes que deben cumplir deberes formales. Deben cumplir los deberes formales de sus representados, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas: …

c. Los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho. Esta responsabilidad puede ser delegada en funcionarios de la empresa designados para el efecto, en cuyo caso se deberá informar de tal hecho a la administración de Impuestos y Aduanas correspondiente…

h. Los mandatarios o apoderados generales, los apoderados especiales para fines del impuesto y los agentes exclusivos de negocios en Colombia de residentes en el exterior, respecto de sus representados, en los casos en que sean apoderados de éstos para presentar sus declaraciones de renta o de ventas y cumplirlos demás deberes tributarios”.

Por su parte el artículo 573 del Estatuto Tribu taño dispone que los obligados al cumplimiento de deberes formales de terceros responden subsidiariamente cuando omitan cumplir tales deberes, por las consecuencias que se deriven de su omisión.

Así mismo se encuentran obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario todos aquellos sujetos de las obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, tal como lo dispone el artículo 555-2 Ibídem.

Ahora bien, conviene diferenciar el domicilio social o domicilio de la sociedad -persona jurídica-, del domicilio civil de las persona naturales o persona jurídicas que ostentan la calidad de representantes legales de la 3 Sociedad en Colombia.

Para efectos del domicilio social de una persona jurídica, el artículo 110 del Código de Comercio dispone los requisitos que deben cumplirse para la constitución de una sociedad en Colombia, indicando, entre ellos, que la sociedad comercial se constituirá por escritura pública, e indicar:

“(…)

3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución; …

12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados;…” ( Se subraya).

De lo anterior, se infiere que la escritura pública de la constitución de la Sociedad en Colombia debe contener el domicilio de la sociedad señalado en el numeral 3, y de otra parte, el domicilio civil de la persona o personas que han de representarla legalmente.

Los representantes deben indicar el lugar de su domicilio como persona natural o jurídica, si es el caso, sin que este pueda ser considerado domicilio para efectos fiscales de la sociedad, a no ser que los domicilios declarados coincidan en el mismo lugar.

De lo dicho deviene que el domicilio de la sociedad y el domicilio civil de su representante legal tienen distintas connotaciones para efectos fiscales, toda vez que para cumplir con los formalismos en materia tributaria la sociedad deberá ceñirse a lo dispuesto en el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, que regula el registro único tributario como mecanismo para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes, declarantes y demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN.

El registro único tributario fue reglamentado por el Decreto 2460 de 2013 y sus modificatorios, disponiendo que para efectos de la ubicación los contribuyentes o declarantes y demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, deberán informar en dicho mecanismo su domicilio principal el cual, para las personas jurídicas, debe corresponder con el señalado en el documento de constitución vigente y/o documento de registro.

“Artículo 4. Elementos del Registro Único Tributario (RUT). Los elementos que integran el Registro Único Tributario (RUT), son:

“2. Ubicación

La ubicación comprende el domicilio principal, números telefónicos y correo electrónico donde la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito.

El domicilio principal inscrito en el formulario del Registro Único Tributario (RUT), será el informado por el obligado; en el caso de las personas jurídicas o asimiladas, dicha dirección deberá corresponder a la señalada en el documento de constitución vigente y/o documento registrado.

Sin perjuicio de la dirección registrada como domicilio principal, el responsable deberá informar la ubicación de los lugares donde desarrolla sus actividades económicas.

Cuando la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en desarrollo del artículo 579-1 del Estatuto Tributario determine el domicilio riscal de una persona jurídica, este deberá incorporarse en el Registro Único Tributario (RUT) y tendrá validez para todos los efectos, incluida la notificación de los actos administrativos proferidos por esta Entidad.

La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que para casos especiales consagre la Ley”.

De lo dicho se puede concluir que para efectos fiscales, en el caso de las personas jurídicas, el domicilio a tener en cuenta es el domicilio social, conforme las previsiones legales mencionadas.

En dicho contexto los representantes legales de las sociedades, ya se trate de personas naturales o jurídicas, pueden tener su domicilio en donde lo determinen, sin que este deba tenerse como el domicilio de la persona jurídica que representan.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y cordialmente le informamos que tanto la normativa en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra 5 base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos “normativa” – “técnica” y seleccionando los vínculos “Dirección de Gestión Jurídica”. (Fdo.)

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO,
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina.