Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Concepto 28641 de 07-04-2008


Actualizado: 7 abril, 2008 (hace 16 años)

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

CONCEPTO 28641
07-04-2008

Asunto: Normas de Gestión Documental – La Superintendencia de Sociedades no es competente para vigilar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el Sistema General de Archivos.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-036596, mediante el cual presenta la siguiente consulta:

“1. Si es competencia de esa entidad revisar y vigilar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de gestión documental (Ley 594 de2000, Decreto 4124 de 2004, Acuerdos del Archivo General de la Nación y demás normas) en las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

2. A qué sanciones se expone por parte de ustedes una entidad que estando obligada a cumplir las anteriores normas no las cumple, en caso de ser de su competencia o a qué entidad se da trámite si es este el caso.

3. A qué sanciones se expone por parte de ustedes una entidad que no entregue la información requerida por organismos de vigilancia y control del estado, por instancias judiciales o por cualquier ciudadano, en caso de ser de su competencia o a qué entidad se da trámite si es este el caso.

4. Si existen antecedentes a la fecha de entidades por ustedes investigadas o sancionadas por el incumplimiento de las normas en cuestión.”

Respuesta a la Consulta:

Primera Pregunta
“Si es competencia de esa entidad revisar y vigilar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de gestión documental (Ley 594 de2000, Decreto 4124 de 2004, Acuerdos del Archivo General de la Nación y demás normas) en las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Respuesta
De conformidad con los artículos 82 a 87 de la Ley 222 de 1995, normatividad que señala las competencias de la Superintendencia de Sociedades, no es función de esta Entidad, vigilar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas  con el sistema general de archivos, establecidas en la Ley 594 de 2000 y el Decreto Reglamentario 4124 de 2004.

Segunda Pregunta
“A qué sanciones se expone por parte de ustedes una entidad que estando obligada a cumplir las anteriores normas no las cumple, en caso de ser de su competencia o a qué entidad se da trámite si es este el caso”

Respuesta
Como se expreso en la respuesta anterior no es competencia de la Superintendencia de Sociedades, ejercer la vigilancia relacionada con el acatamiento de las normas sobre el sistema de Archivo General, tal fusión le fue asignada al Archivo General de la Nación a través de la Ley 594 de 2000, así:

ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTICULO 34. NORMALIZACIÓN. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8 de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

ARTICULO 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:

Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;

Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;

Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;

Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.”

Es de advertir que en relación con las Entidades Privadas que cumplen funciones públicas, el artículo 12 del Decreto 4124 de 2004, dispone:

Archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas. Para las entidades privadas que cumplen funciones públicas, el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000 estará circunscrito a los documentos y archivos que se produzcan en desarrollo de esa función.”

Tercera Pregunta
3. A qué sanciones se expone por parte de ustedes una entidad que no entregue la información requerida por organismos de vigilancia y control del estado, por instancias judiciales o por cualquier ciudadano, en caso de ser de su competencia o a qué entidad se da trámite si es este el caso.

Respuesta
Sobre el punto es de precisar, que la Superintendencia de Sociedades, ejerce inspección, vigilancia y control sobre las sociedades del sector real de la Economía, señaladas por el Gobierno Nacional a través del Decreto 4350 de 2006, y es respecto de estas personas jurídicas a las cuales puede imponer sanciones pecuniarias hasta doscientos salarios mínimos mensuales por incumplimiento de sus ordenes, la Ley, o los  estatutos sociales. (Numeral 3, artículo 86 de la  Ley 222 d e1995).

Respecto de las demás personas jurídicas corresponde a cada organismo de supervisión, de acuerdo a su competencia señalada en la normatividad expedida para el efecto, ocuparse de las sanciones que haya que imponer a sus vigilados.

Cuarta Pregunta
Si existen antecedentes a la fecha de entidades por ustedes investigadas o sancionadas por el incumplimiento de las normas en cuestión.”

Respuesta
Por cuanto no es competencia de esta Entidad, ejercer vigilancia relativa  con el cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de Archivos, no se cuenta con antecedentes o estadísticas sobre la materia.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, anotándole que los efectos del presente pronunciamiento son los consagrados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

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