Concepto 3385 de 22-01-2014

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  • Publicado: 22 enero, 2014

DIAN
Concepto 3385
22-01-2014

***

Ref. Tratamiento tributario de los viáticos.

Reciba un Cordial saludo Dra. Natasha.

En reunión celebrada en días pasados en el despacho de la Dirección General, fueron planteadas algunas inquietudes acerca del tratamiento impositivo aplicable a los viáticos, las cuales serán objeto de respuesta en el presente oficio atendiendo el orden presentado:

1o ¿Para efectos tributarios qué se entiende por viáticos permanentes y por viáticos ocasionales?

La Corte Constitucional en Sentencia No, C-081 del veintinueve (29) de febrero de novecientos noventa y  seis (1996), Magistrado Ponente; Dr. Alejandro Martínez Caballero, delimitó conceptualmente lo que debe  entenderse por viáticos permanentes en los siguientes términos:

".. A partir de la expresa definición del viático accidental (numeral 3o del artículo 17 de la Ley 50/90), se deduce el concepto tácito de viático permanente, pues tienen tal naturaleza aquellas remuneraciones que el patrono da al trabajador para requerimientos ordinarios, habituales y frecuentes. La diferencia entre viáticos establecida en el artículo 17 de la Ley 50 de 1990 se ajusta entonces a la Constitución Política". (Énfasis añadido)

En armonía con el razonamiento precedente, la doctrina de la entidad manifestó" en Concepto 071735 de julio 28 de 2000:

"Los viáticos es uno de los ingresos recibidos dentro de la relación laboral legal o reglamentaria. Pueden ser ocasionales o permanentes. Los ocasionales son los recibidos en forma esporádica o extraordinaria para cubrir gastos de alimentación, alojamiento y transporte del trabajador para desarrollar labores fuera de su sede. Los permanentes recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual".

Ahora bien, en la reunión citada se habló de un término de seis (6) meses para efectos de determinar la calidad de viáticos permanentes.

Cabe precisar que ni la normativa ni la doctrina tributaria vigente consagran este término para efectos impositivos.

Si bien el referido término existe, ha sido determinado por la normatividad vigente para efectos prestacionales y desarrollado jurisprudencialmente para efectos pensiónales.

En efecto, el Consejo de Estado, en sentencia del 2 de octubre de 1958, Consejero ponente: Dr. Carlos Portocarrero Mutis de la Sala de Negocios Generales, manifestó:

"… Este precepto se halla complementado por lo que dispone el artículo 6o, parágrafo, segundo del Decreto 1.160 de 1947 que a la letra dice: "Los viáticos permanentes que se paguen a los trabajadores particulares son salario, siempre que se hayan causado por un término no menor de seis meses en cada año, y se computarán para la liquidación del auxilio de cesantía en aquella parte de ellos destinada a proporcionar al  empleado u obrero manutención o alojamiento pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionarle los medios de transporte a otro lugar". De tal suerte que, si la pensión mensual vitalicia de jubilación se liquida sobre "los salarios devengados en el último año de servicio” y por salario se ha de entender todo lo que el trabajador reciba en forma permanente para su manutención y alojamiento, inclusive los viáticos "siempre que la radicación se haga por un término no menor de seis meses durante cada año", cuando en un trabajador oficial concurran estas exigencias deben incluirse los viáticos en su liquidación de pensión vitalicia de jubilación".

Así las cosas, para efectos tributarios la concepción de lo que debe entenderse por viáticos permanentes y por viáticos ocasionales debe circunscribirse a lo manifestado mediante Concepto 071735 de julio 28 de 2000, transcrito en precedencia, vale decir:

Viáticos ocasionales: Son los recibidos en forma esporádica o extraordinaria para cubrir gastos de alimentación, alojamiento y transporte del trabajador para desarrollar labores fuera de su sede.

Viáticos permanentes: Son los recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual.

2 ¿Los pagos por concepto de viáticos deben ser incluidos en el certificado de ingresos y retenciones?

Esta dependencia, mediante Concepto 063100 del 30 de junio de 2000, precisó al respecto:

"Los pagos por concepto de viáticos permanentes son ingresos del trabajador y deben ser incluidos en el respectivo certificado de ingresos y retenciones. Los que correspondan a reembolso de gastos no se incluyen en el dicho certificado".

Señaló el referido concepto en sus apartes pertinentes:

"Los pagos por manutención y alojamiento que en forma fija o permanente recibe un funcionario para el cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual se denomina viático permanente y se debe tomar como retribución ordinaria para efectos de retención en la fuente.

Pera que los pagos por concepto de viáticos no sean gravables en cabeza del beneficiario y por ende no se sometan a retención en la fuente deben reunir los siguientes requisitos indicados en el- artículo 10 del Decreto 535 de 1987 (trabajador ordinario) y 8 del Decreto 823 de 1987 (empleados oficiales) a saber:

El pago debe efectuarse en cumplimiento de una relación laboral o legal y reglamentaria.

Debe estar destinado exclusivamente a sufragar los gastos de manutención, alojamiento y transporte.

El trabajador debe demostrar con comprobantes o facturas los gastos actuados, puesto que se trata de un reembolso de gastos.

Si no se demuestra que son erogaciones de la entidad, para efectos fiscales se temarán como ingreso gravable en cabeza del trabajador.

Para los empleados del sector oficial, cuya relación se origine en una vinculación legal o reglamentaria, los pagos por concepto de viáticos destinados elusivamente a sufragar gastos de manutención y alojamiento- durante el desempeño de sus comisiones oficiales, que no correspondan a retribución ordinaria del servicio, no se consideran ingreso gravable para el trabajador, sino gasto directo de la respectiva entidad, (artículo
8 del Decreto 823 de 1987)".

3o ¿Se tiene en cuenta lo recibido por concepto de viáticos para determinar el monto límite de ingresos brutos a partir del cual los contribuyentes asalariados adquieren la obligación de declarar impuesto sobre la renta? 

Esta inquietud fue objeto de análisis y pronunciamiento doctrinal mediante Oficio 049420 de junio 12 de 2006 en los siguientes términos:

"…Conforme al Estatuto Tributario en sus artículos 593 y 594-3 no presentarán declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, los asalariados cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria, y que adicionalmente su patrimonio bruto e ingresos no superen las cifras establecidas por el gobierno anualmente (…).

Ahora bien, respecto a si los viáticos constituyen ingreso laboral o no, ya este despacho en concepto 071735 de julio 18 de 2000 expresó:

"Ingreso laboral es todo lo recibido dentro de la relación laboral, legal o reglamentaria sin tener en cuenta la denominación que se le atribuya.

Los viáticos es uno de los ingresos recibidos dentro de la relación laboral legal o reglamentaria. Pueden ser ocasionales o permanentes. Los ocasionales son los recibidos en forma esporádica o extraordinaria para cubrir gastos de alimentación, alojamiento y transporte del trabajador para desarrollar labores fuera de su sede. Los permanentes recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual.

Los ocasionales, en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones, no constituyen ingresos cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda tomar como gastos propios de la empresa. En el evento en que lo recibido no corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso.

Los viáticos permanentes por constituir un ingreso regular del trabajador se considera salario".

De lo anterior se puede concluir que solamente se pueden exceptuar del carácter de ingresos los viáticos ocasionales cuando ellos son asumidos como gastos propios de la empresa”.

Frente a esta última manifestación, es importante recordar lo establecido por el artículo 8 del Decreto 823 de 1987, respecto de las sumas recibidas por los empleados oficiales cuya vinculación se origine en una relación legal o reglamentaria.

Señala la norma en cita:

"Las sumas recibidas por los empleados oficiales cuya vinculación se origine en una relación legal o reglamentaria, por concepto de viáticos destinados a sufragar exclusivamente sus gastos de manutención y alojamiento durante el desempeño de comisiones oficiales, que no correspondan a retribución ordinaria del servicio, no se consideran para los efectos fiscales como ingreso gravable en cabeza del trabajador, sino como gasto directo de la respectiva entidad pagadora"

Efectuadas las precisiones precedentes, de manera atenta sugerimos sean tenidas en cuenta en las actividades de revisión y ajuste de los formatos e instructivos para el año 2014, correspondientes al Certificado de Ingresos y Retenciones y a la Declaración de Renta Personas Naturales correspondientes al año gravable 2013.

En los anteriores términos atendemos sus inquietudes y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos: "Normatividad" – "técnica" y seleccionando los vínculos "Doctrina" y "Dirección de Gestión Jurídica".

Cordialmente,

(Fdo.) DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO,
Directora de Gestión Jurídica.

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
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