Concepto 44125 de 02-05-2008

DIAN
CONCEPTO 44125
02-05-2008

Tema: Procedimiento
Descriptor: Factura electrónica, y factura por computador. Autorización de numeración.

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SEÑORA
VILMA POSADA V.
TEXTILES FABRICATO – TEJICÓNDOR
mailto:impuestos@fabricato.com.
CARRERA 50 N° 38-320. BELLO – ANTIOQUIA

REFERENCIA: CONSULTA RADICADA BAJO EL N° 32756 DE 31/03/2008.

TEMA: PROCEDIMIENTO
DESCRIPTORES: FACTURA ELECTRÓNICA

Una compañía que tiene un rango de facturación por computador que es utilizado por sus clientes, puede solicitar autorización de un consecutivo de factura electrónica para facturar operaciones con el 70% de sus clientes y seguiría utilizando el consecutivo de facturación por computador para el 30% restante. Lo que significa que el software de facturación por computador debe tener capacidad para manejar dos contadores, uno para factura electrónica y el otro para factura por computador.

En primer lugar es pertinente señalar que la competencia de la Oficina Jurídica, de acuerdo con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y artículo 10 de la Resolución 1618 de 2006, radica en resolver de manera general las consultas escritas que se formulen en relación con la interpretación y aplicación de las normas tributarias del orden nacional.

Es pertinente tener en cuenta que la autorización de la numeración por computador sirve para la expedición de la factura electrónica y para la factura por computador propiamente dicha, como en efecto dispone el literal e) del artículo 1° del Decreto 1929 de 2007 cuando dispone en lo pertinente:
“/… Número de la factura electrónica. Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador …/”.

La diferencia entre uno y otro sistema de facturación está en la forma en que es entregada y aceptada, pues mientras que la factura electrónica debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos en su integridad, la factura por computador es generada y entregada directamente al adquirente de bienes o servicios en forma física en el local, consultorio o establecimiento de comercio.

De conformidad con el artículo 3° de la Resolución 14465 de 2007 que establece las características y contenido técnico de la factura electrónica, quien opte por facturar de manera electrónica una vez informe su decisión deberá solicitar autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando los rangos a utilizar.

Una vez se autorice mediante resolución la numeración para facturar electrónicamente, se debe utilizar así:
a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación, y

b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedición.

Cuando el interesado expida factura por un sistema de facturación, según se indica en el literal b) del artículo 1° de la resolución en comento y, tenga una autorización anterior vigente, deberá informar además el rango que viene utilizando, para efectos de su inhabilitación.

Es decir, quien solicite autorización de factura electrónica debe hacer una nueva solicitud en la cual se deben hacer conocer los rangos de numeración antes autorizados con el fin de que la administración los inhabilite.

Téngase en cuenta que la factura electrónica aplica según el artículo 1° de la Resolución 14465 de 2007:
“a) Para los obligados a facturar que opten exclusivamente por expedir esta forma factura, caso en el cual deben cumplir en su totalidad con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, y

b) Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que para la expedición (generación y numeración) de las facturas en otras modalidades incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los procedimientos y tecnología de información. En este evento los contribuyentes obligados deberán optar por una de las siguientes alternativas:

1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como la inclusión del número técnico de control, la entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico, para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender además las obligaciones establecidas en la Resolución 03878 de 1996.

2. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como la inclusión del número técnico de control solamente para las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de mantener el sistema técnico de control establecido para la factura por computador.
En este caso el contribuyente deberá cumplir las demás obligaciones señaladas en la Resolución 03878 de 1996 para la factura por computador”.

PAR.—Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura electrónica, deberán cumplir lo dispuesto en la Resolución 03878 de 1996.
La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación”.

Por lo tanto, el obligado que opte por la factura electrónica, así sea de manera parcial debe en todo caso solicitar autorización de nueva numeración informando los rangos a utilizar, como los que venía utilizando para inhabilitarlos, es decir, se procede a la cancelación de la numeración anterior. Una vez autorizados los nuevos rangos de numeración, estos pueden ser utilizados para facturar en forma electrónica y por computador.

En el caso del numeral 1° del literal b), del artículo 1° de la Resolución 14465 de 2007, cuando la factura por computador también incluya el número técnico de control, cumpla la entrega de información y conservación de las facturas en medio electrónico, en este caso únicamente se deben cumplir los requisitos de la Resolución 14465 de 2007.

Por otra parte, en el caso del numeral 2° ibídem, una vez autorizados los nuevos rangos de numeración para expedir factura electrónica previo el cumplimiento de los requisitos para ese efecto, se expida factura electrónica y por computador pero la factura por computador no cumpla los requisitos técnicos de la factura electrónica señalados en el párrafo anterior, en todo caso debe cumplir con la Resolución 3878 de 1996.

El delegado División de Normativa y Doctrina Tributaria,
Camilo Villarreal G.