Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Concepto 45 de 09-03-2005


Actualizado: 9 marzo, 2005 (hace 19 años)

Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Concepto 45

09-03-2005

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 001 de 2001, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

Consulta:

En el ejercicio profesional contable en un condominio, constituido bajo la figura de propiedad horizontal, se han presentado algunas inquietudes respecto al tratamiento contable de los siguientes aspectos, por lo que hemos considerado prudente consultar con ustedes el concepto a este respecto.

Vale la pena aclarar que se ha consultado la orientación profesional no.7, que trata el tema, sin embargo, quedan aún inquietudes planteadas a continuación.

La copropiedad a la que me refiero, tiene las siguientes características: es un condominio, conformado por 32 inmuebles, cada inmueble es propiedad de 24 copropietarios, quienes tienen derecho a su uso dos semanas al año.

1. Fondos sociales

1.1. Por reglamentación interna, el fondo de imprevistos se constituye con el 2% del valor de las cuotas de administración, para lo cual mensualmente se realiza un cargo a gastos provisión fondo de imprevistos por el equivalente a dicho porcentaje mensual y como contrapartida se contabiliza al pasivo fondo de imprevistos.

Igual procedimiento se sigue para la constitución del fondo de dotación, el cual fue creado por la asamblea.

La apropiación con cargo al gasto, es presentada en el presupuesto anual y aprobada por la asamblea.

La inquietud es la siguiente: ¿el manejo contable actual es apropiado o por el contrario, los fondos deben constituirse al finalizar el año como una apropiación de los excedentes y contabilizarse en cuentas del patrimonio?

1.2. La reglamentación interna de la copropiedad contempla que el fondo de reserva se alimenta adicionalmente de los intereses de mora cobrados por el incumplimiento en el pago de las cuotas de administración por parte de los copropietarios, por lo que se contabilizan directamente a dicho fondo, sin contabilizarse al ingreso.

Un procedimiento similar se sigue con los rendimientos financieros generados por las inversiones realizadas con los recursos del fondo de dotación, por lo que dichos rendimientos se contabilizan directamente al fondo de dotación y no al ingreso.

La inquietud es la siguiente: ¿es pertinente el manejo contable actual de los rendimientos financieros y los intereses de mora, o necesariamente deben contabilizarse al ingreso y al finalizar el año realizar una apropiación de los excedentes por dichos valores para cada fondo?

2. Propiedad planta y equipo

Al inicio de esta comunicación, se describieron las características de propiedad de los activos fijos.

Los muebles y electrodomésticos con los que se dotan los inmuebles, hasta el momento se han considerado bienes de uso particular y, por tanto, no se ha contabilizado como activos fijos en los estados financieros de la copropiedad, pero recientemente ha surgido la inquietud si deben contabilizarse como tal, por el hecho de pertenecer a 24 copropietarios.

El condominio tiene unas zonas comunes en las cuales se encuentran también muebles y electrodomésticos y los activos como equipos de oficina y de cómputo, que son utilizados por la administración para el desarrollo de las funciones.

La inquietud es la siguiente: si bien es cierto que la orientación profesional conceptúa claramente al respecto, surge la inquietud sobre cuales bienes deben contabilizarse como activos fijos dado que el dominio de los bienes particulares no son propiedad exclusiva de un copropietario, sino de 24.

Por otro lado, si la asamblea ordena la adquisición de activos para la dotación de los inmuebles, y que por ende, serán propiedad de los 24 copropietarios, deben contabilizarse como activos en el balance de la copropiedad, o por ello sería un gasto?

3. Lencería y cubertería

La copropiedad adquiere con cargo al fondo de dotación o al gasto, dependiendo del tipo de inversión, los elementos de dotación como lencería y cubertería, de los cuales mantiene un stock para cubrir las necesidades que se presenten en los inmuebles. En la actualidad, la compra de estos elementos, se contabilizan como un débito al fondo de dotación o como un débito al gasto.

La inquietud es la siguiente: estos elementos deben contabilizarse como un activo diferido y amortizarse en un tiempo prudencial estimando su vida útil, o está correcto contabilizarlo como se hace hasta el momento?

4. Recaudo consumo de energía

Hasta el año 2002, la cuota de administración incluía dentro del presupuesto, el pago de energía. A partir del año 2003, se aprobó el cobro del consumo a la persona que hiciera uso del inmueble y se determinó la forma de liquidarlo. La facturación que realiza la empresa de energía a la entidad, se hace por un valor global y no por cada inmueble.

El tratamiento contable que se le ha dado a dicha situación es la siguiente:

– el valor de la factura que realiza la empresa de servicios públicos a la copropiedad, se contabiliza como gasto, contra cuentas por pagar.
– el recaudo que la copropiedad hace a los copropietarios por el consumo individual de energía, se contabiliza como un pasivo contra la caja y al final del mes, el total del pasivo se traslada como un menor valor del gasto facturado por la empresa de servicios públicos, de este modo, el gasto neto asumido por la copropiedad es la diferencia.

La inquietud es: es más recomendable contabilizar el recaudo que se hace de cada copropietario como un ingreso?

Respuesta:

De conformidad con las inquietudes anteriormente expuestas y de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA- enmarcados en el Decreto 2649 de 1993, es importante precisar, que el artículo 2 de este decreto establece el ámbito de aplicación así:

“(…) El presente Decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligados a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligadas a llevar contabilidad, pretendan hacer valer como prueba(…)”

Por lo cual, para el caso específico de la consulta, la contabilidad llevada por una entidad debe sujetarse a los objetivos y cualidades de la información contable, así como a las normas básicas y técnicas establecidas en el mencionado decreto.

PEGUNTA No. 1

1.1. De acuerdo con lo establecido en el artículo 87 las RESERVAS O FONDOS PATRIMONIALES

“(…) representan recursos retenidos por el ente económico, tomados de sus utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales. Las reservas o fondos patrimoniales destinados a enjugar pérdidas generales o específicas solo se pueden afectar con dichas pérdidas, una vez éstas hayan sido presentadas en el estado de resultados.(…)” (El resaltado no hace parte del texto original)

Estos fondos constituyen provisiones de efectivo, realizadas por la administración para el cubrimiento de estas necesidades, lo cual se reflejará mensualmente como un fondo en el activo, con cargo al disponible; toda vez que el valor de las cuotas de administración deben ser registradas en su totalidad como un ingreso, dando cumplimiento a la definición de ingreso expresa en el Decreto 2649 de 1993; a su vez, dicho fondo irá disminuyendo en la medida que se realicen los pagos por los conceptos para los cuales fueron destinados, con contrapartida al gasto.

1.2. Los rendimientos financieros y los intereses por mora, corresponden a la definición expresa de Ingreso, establecida en el decreto 2649, así:

“(…) ARTICULO 38. INGRESOS. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.(…)” (El resaltado no hace parte del texto original)

Por lo anterior, los recursos recibidos por estos conceptos deben registrase en su totalidad como ingresos, y de acuerdo a lo expresado en el inciso anterior constituir el fondo patrimonial, o la apropiación del disponible, de acuerdo a la destinación específica señalada.

PREGUNTA No. 2 y 3

El Consejo Técnico en la Orientación Profesional No. 007 emitida en Octubre de 2003, sobre Propiedad Horizontal, en el numeral 3.4., expresa lo que sigue:

“(…) Los bienes comunes esenciales, no esenciales y de uso exclusivo, así como los bienes privados o de dominio particular no constituyen un activo para la administración de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, por cuanto no tienen el carácter de recursos disponibles, dada que la titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, pero la administración si tiene la responsabilidad de la preservación, mantenimiento y control de los bienes comunes. (…)” (El resaltado no hace parte del texto original)

Por lo anterior, la Copropiedad no registrará estos bienes como activos, dado que conforme al Decreto 2649 de 1993, no cumplen con la definición expresa en el artículo 64 Propiedad Planta y Equipo, el cual establece que “(…)Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.(…)”. En consecuencia, la contabilización de los mismos, debe registrase en cuentas de orden, que permitan dar cumplimiento de la responsabilidad de administración, preservación, mantenimiento y control de los bienes comunes, por parte de la Copropiedad.

Por otra parte, con relación a los bienes que deben ser reconocidos como activos fijos en la Copropiedad, el mismo ordenamiento expone:

“(…) se entienden como recursos los activos disponibles para uso de la administración, que teniendo el carácter de propiedad común, contribuyen a la generación de beneficios económicos y son necesarios para el cabal cumplimiento de sus obligaciones, funciones y responsabilidades financieras, operativas, administrativas y de control; algunos ejemplos pueden ser: los activos que por decisión de la asamblea se desafectaron y pasaron a ser propiedad de la administración (bienes comunes no esenciales desafectados), los muebles y enseres para la oficina de la administración, equipos de oficina, teléfonos, computadores, software, etc.(…)”

Además, a lo anterior, para el caso particular de la contabilización de la dotación de los inmuebles, al igual que lencería y cubertería, estos deben ser reconocidos como activos ó gastos, conforme a las definiciones expresas en el Decreto 2649, en los artículos 35 y 40 respectivamente, así:

“(..) Art. 35. Activo. Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

Art. 40. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.(…)”

Por tanto, la clasificación de dichas partidas, debe realizarse conforme a lo anteriormente establecido, así como a lo expuesto en las normas básicas y técnicas expresas en el Decreto 2649 de 1933.

Por otro lado, para el caso en que la Asamblea ordene la adquisición de activos para la dotación de los inmuebles, y que por ende, serán propiedad de los 24 copropietarios, esta partida debe reconocerse como una donación, afectando las cuentas de resultados. Al contabilizarse como donación, para aquellos que estén obligados a presentar Impuesto de Renta, esta partida tendrá efectos en el cálculo del Impuesto, conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario – Artículo 125.

PREGUNTA No. 4

Conviene señalar, en primera instancia, que es preciso asegurarse de contar con situaciones regularizadas para las diferentes unidades que conforman la copropiedad, por cuanto creemos que deben estar debidamente individualizadas en materia de servicios públicos y contadores, de manera tal que puedan establecerse con certidumbre los respectivos consumos y contribuciones que correspondan, todo ello conforme a lo establecido por la Ley 142 de 1994 y las normas que la reglamenta modifican o aclaran.

Además, de lo anterior, el decreto 2649 de 1993, en el artículo 11 Esencia sobre forma, establece que “(…)Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.(…)”. Por tanto, el tratamiento contable aplicado al reconocimiento de la factura de energía y su respectivo pago, debe orientarse en dos sentidos:

• Causación de la factura: Una vez recibida la factura a nombre de la copropiedad, debe reconocerse una cuenta por pagar, con contrapartida en la cuenta de gastos.
• Cancelación de la factura: En el momento de hacerse el pago de la factura, se debe cancelar la cuenta por pagar constituida en el momento de la causación, contra el disponible. Para el caso de los recursos recibidos por el consumo individual de energía de los copropietarios, estos deben reconocerse como un ingreso, formalizado en la cuenta de cobro que mensualmente se emite para la cuota de administración.

En consecuencia, el reconocimiento de los dineros recibidos de los copropietarios, no bebe reflejarse en la contabilidad, disminuyendo el valor del gasto registrado en la causación de la factura.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente

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