Concepto 923091 de 03-10-2017

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  • Publicado: 3 octubre, 2017

UGPP
Concepto 923091
Octubre 03 de 2017

Asunto: Respuesta a consulta con radicado No. 201720052585652

Cordial saludo:

De la manera más atenta esta Subdirección encontrándose dentro del término legal establecido en el numeral 2 del Artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se permite dar respuesta a su consulta, no sin antes advertirle que esta respuesta, no comprometerá la responsabilidad de la entidad que la atiende, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, constituyéndose simplemente en un criterio orientador.

Los siguientes son los interrogantes a resolver:

1.1. Dentro de los requerimientos ordinarios que envía la UNIDAD DE GESTIÓN PENSIONAL Y PARAFISCAL (UGPP) se encuentran el balance de comprobación por cuenta y por tercero acompañada de la información del módulo de nómina por cada trabajador. De acuerdo a la modalidad empleada para este tipo de requerimientos:

1.1.1. ¿Qué perjuicio podría causar al ente fiscalizador (UGPP) una compañía que NO suministre en la respuesta a un requerimiento ordinario de esta índole un balance de prueba por tercero de acuerdo a las especificaciones técnicas requerida (sic) por la UGPP a sabiendas que por política de su casa matriz extranjera y basados en el derecho a la intimidad el ente social NO maneja cuentas del gasto de nómina en su contabilidad por tercero?
1.1.2. ¿Es indispensable para el proceso de fiscalización de la UGPP que la compañía maneje un balance de comprobación de las cuentas de gasto por tercero?
1.1.3. ¿El hecho de que NO se suministre dicha información facultaría a la UGPP a que pueda aplicar la sanción consagrada en el artículo 651 ET?”.

Sobre el particular es preciso señalar que con fundamento en lo dispuesto en el Literal B del artículo 1º del Decreto Ley 169 de 2008, para el ejercicio de las funciones de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social la UGPP podrá solicitar de los aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social, entre otros, la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, particularmente de la nómina.

Igualmente, en ejercicio de la facultad prevista en el parágrafo 2º del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, el proceso de determinación inicia con la notificación del requerimiento de información del período objeto de fiscalización y para el efecto, mediante Acuerdo 1035 de 2015 el Consejo Directivo fijó la política para el requerimiento y suministro de información, señalando la información mínima a solicitar a los aportantes así:

“a. Nómina detallada por trabajador activo o retirado y sus correspondientes novedades.
b. Balances de prueba.
c. Los auxiliares al máximo nivel de beneficiario final de los respectivos recursos.

El aportante podrá allegar documentación adicional que considere pertinente para permitir la adecuada valoración del cumplimiento de las obligaciones a su cargo”.

2. DEL PLAZO PARA DAR RESPUESTA: En los Requerimientos de Información que emita la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP, otorgará un plazo prudencial para el recibo de la información, que en todo caso no puede ser inferior a quince (15) días, y que siempre debe considerar que los obligados al suministro de la información requieren alistar la información solicitada en los formatos con las especificaciones que se definan.

Al momento de otorgar el término, se debe considerar entre otros aspectos, el volumen y la carga operativa que ello significa para las empresas. Por lo anterior, se debe otorgar un término hasta de tres (3) meses, no prorrogables para dar respuesta al requerimiento de información.

Conforme con lo anteriormente señalado, la Unidad solicita los balances de prueba a máximo nivel auxiliar detallado por tercero con corte anual por los períodos que conforman el año completo (enero a diciembre) y/o con corte mensual por los períodos que conforman años parciales. Debe contener las cuentas de balance y de resultados antes de cierre contable, certificados por el representante legal y contador público o revisor fiscal si está obligado a tenerlo, en medio magnético, formato Excel.

De otra parte, el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012 modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 (Reforma Tributaria), establece la competencia de la UGPP para imponer sanciones por conductas de omisión, inexactitud, mora, no envío de la información solicitada e incumplimiento de los estándares de cobro fijados por la Unidad, y para el caso específico del no envío de información en el numeral 3 establece:

ARTÍCULO 314º. Modifíquese el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, el cual quedará así:

ARTÍCULO 179º. La UGPP será la entidad competente para imponer las sanciones de que trata el presente artículo y las mismas se aplicarán sin perjuicio del cobro de los respectivos intereses moratorios o cálculo actuarial según sea el caso.

1. (…)
2. (…)
3. Los aportantes a los que la UGPP les solicite información y/o pruebas, que no la suministren dentro del plazo establecido, o la suministren en forma incompleta o inexacta, se harán acreedoras a una sanción hasta de 15.000 UVT, a favor del tesoro nacional, que se liquidará de acuerdo con el número de meses o fracción de mes de incumplimiento, así:

NÚMERO DE MESES O FRACCIÓN DE MES EN MORA NÚMERO DE UVT A PAGAR
Hasta 1 30
Hasta 2 90
Hasta 3 240
Hasta 4 450
Hasta 5 750
Hasta 6 1200
Hasta 7 1950
Hasta 8 3150
Hasta 9 4800
Hasta 10 7200
Hasta 11 10500
Hasta 12 15000

La sanción a que se refiere el presente artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma causada si la información es entregada conforme lo había solicitado la Unidad, a más tardar hasta el cuarto mes de incumplimiento en la entrega de la información; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la información es entregada después del cuarto mes y hasta el octavo mes de incumplimiento y al (30%) de este valor si la información es entregada después del octavo mes y hasta el mes duodécimo.

Para acceder a la reducción de la sanción debe haberse presentado la información completa en los términos exigidos y debe haberse acreditado el pago de la sanción reducida dentro de los plazos antes señalados, en concordancia con el procedimiento que para tal efecto establezca la UGPP. Lo anterior sin perjuicio de la verificación que con posterioridad deba realizar la UGPP para determinar la procedencia o no de la reducción de la sanción.
(…).

PARÁGRAFO 2. Los aportantes que no paguen oportunamente las sanciones a su cargo, que lleven más de un año de vencidas, así como las sanciones que hayan sido impuestas por la UGPP se actualizarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 867-1 del Estatuto Tributario.

PARÁGRAFO 3. Los recursos recuperados por concepto de las sanciones de que trata el presente artículo serán girados al Tesoro Nacional.

Conforme con lo anteriormente expuesto respondemos:

El envío de información mínima requerida por la Unidad sin el cumplimiento de las especificaciones requeridas por la UGPP, calificada de incompleta e inexacta da lugar a la imposición de sanción conforme con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 179 de la Ley 1607 de 2012 modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016.

Para el caso consultado, según el cual la empresa no maneja cuentas de gasto de nómina en su contabilidad por tercero, consideramos que al responder el requerimiento de información la Revisoría Fiscal (Si está obligado a tenerlo) o en su defecto por el Contador y/o Representante Legal, quien certificará y sustentará sobre el no cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas por la Unidad, frente a lo cual se entendería subsanada tal situación si los auxiliares contables son remitidos por tercero.

En todo caso, si con la información allegada no es posible adelantar el proceso de fiscalización podría imponerse la sanción debido a la regulación expresa frente a la exigencia mínima de información; situación que es imposible definir a través de la modalidad de consulta, por lo cual dentro del proceso sancionatorio correspondiente el aportante ejercerá sus derechos de defensa y contradicción.

Finalmente, se aclara que la sanción a que hace referencia el artículo 651 del E.T. no es aplicable dentro del proceso de fiscalización que adelanta la Unidad, sino la norma especial anteriormente referida.

Cordial saludo,

CARLOS EDUARDO UMAÑA LIZARAZO
Director Jurídico

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