Concepto EE37304 de 31-05-2010


31 mayo, 2010
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Contraloría General de la República
Concepto EE37304

31-05-2010

Asunto: Auditoría – Confidencialidad de los papeles de trabajo, pero no del informe final.

1. Antecedente

En oficio Nº. 80682-2462 fechado en Bucaramanga (Santander) el 22 de abril de 2010, radicado en esta Oficina con el Nº. 2010ER29412 del 26 de abril/10, informa usted que el 6 de abril de los corrientes la señora Yazmín Díaz Barrera radicó en esa Gerencia un derecho de petición, en el que solicita copia de los papeles de trabajo elaborados por un funcionario de la CGR, en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral a la Empresa Electrificadora de Santander S.A. ESP-ESSA 1999.

Recuerda enseguida que según lo consignado en el numl. 9º. del Libro II de la Guía Audite 4.0 tienen acceso a los papeles de trabajo los investigadores y directivos de la entidad, los miembros del Congreso, los auditores judiciales, otros investigadores y otros entes de control que los requieran.

Transcribe del mismo modo el numeral 10, a cuyo tenor “Los papeles de trabajo a menudo contienen información confidencial. Es esencial la salvaguarda de información confidencial del sujeto de control que se encuentra en las manos del equipo auditor, así como la preservación de la integridad de los procedimientos de auditoría y conclusiones”.

Solicita entonces emitir concepto sobre la viabilidad de atender de manera positiva la solicitud radicada e indicar el procedimiento a seguir. Añade finalmente que la Gerencia ya le ha hecho entrega a la ciudadana de copia del informe final de la auditoría, teniendo en cuenta su carácter público, a partir de su liberación.

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2. Consideraciones Jurídicas

Recordemos en primer lugar que el principio de publicidad postula que la democracia no debe tener secretos para los ciudadanos (art. 209 Constitución Política), a quienes se les debe mostrar la manera en que se conducen los órganos públicos.

Inspirado en ese principio, dispuso el legislador constitucional en el art. 74 que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que prevé la ley.

Descendiendo ahora al asunto concreto de su consulta, respondamos empero que dispone el numl. 10º. del Libro II de la Guía Audite 4.0 que “Los papeles de trabajo a menudo contienen información confidencial. Es esencial la salvaguarda de información confidencial del Sujeto de Control que se encuentra en las manos del equipo auditor, así como la preservación de la integridad de los procedimientos de auditoría y conclusiones”.

Define la confidencialidad esa guía como la “Discreción y reserva que el auditor gubernamental debe guardar sobre un hallazgo o evento concreto detectado durante el proceso de auditoría… . Solo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría”.

Mira la reserva a evitar que la indiscreción ponga en peligro el esclarecimiento de los hechos o la identificación de los presuntos responsables. Debe entenderse como un mecanismo excepcional al sistema, no con el fin de ocultar la actuación de los organismos públicos, sino para garantizar precisamente su funcionamiento cuando otros medios no son los adecuados.

Recordemos además que la Guía Audite 4.0, instrumento que uniforma procedimientos y lenguaje en el ejercicio del control fiscal micro, es una norma que despliega fuerza obligatoria sobre la actividad de los funcionarios de esta institución, a virtud de haber sido adoptada por la Resolución Orgánica Nº. 6099 de 2009, reglamento respecto del que actúa además la presunción de legalidad de los actos del aparato administrativo.

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Ahora bien, la naturaleza confidencial de los papeles de trabajo se debe mantener durante el curso de la auditoría, pues son documentos en proceso de construcción cuyo contenido aún sigue siendo validado para ese momento, pero finaliza esa reserva al liberarse el informe final.

Ha sostenido en el pasado este Despacho al respecto que “…los informes de auditoría no son susceptibles de reserva alguna. Sin embargo, no puede dejar de advertir la Oficina que, atendiendo a lo justo y a lo equitativo, el informe sólo podrá hacerse público una vez los servidores de la entidad auditada que presuntamente se encuentran involucrados, lo hayan conocido y, además, hayan tenido la oportunidad de explicar los hallazgos…” (Concepto N°. 80112-EE66266 del 23 de noviembre de 2005).

3. Conclusión

Por disposición de la Guía Audite 4.0, adoptada mediante Resolución Orgánica N°. 6099 de 2009, expedida por el Sr. Contralor General de la República, están rodeados de confidencialidad los papeles de trabajo. Se hace público el trabajo de auditoría una vez liberado el informe final.

Le informamos además que los conceptos expresados por esta dependencia con relación a éste y otros temas pueden ser consultados visitando el enlace “Normatividad” de nuestro portal institucional: http://www.contraloriagen.gov.co.

Cordial saludo,

JUAN CARLOS LUNA ROSERO
Director Oficina Jurídica (E)

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Última actualización:
  • 31 mayo, 2010
    (hace 12 años)
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