Concepto EE40804 de 02-07-2008

Contraloría General de la República
Concepto EE40804
02-07-2008

Doctor
FERNANDO YARPAZ
Gerente Departamental Valle
Contraloría General de la República
Cali (Valle)

ASUNTO: Confidencialidad de los papeles de trabajo de la auditoría, pero no del informe final.

1. ANTECEDENTE

En oficio N°. 80761-1862 del 4 de junio del año que cursa fechado en Cali (Valle) y su comunicación enviada por fax, radicados en esta Oficina bajo los N°.2008ER40265 del 6 de junio, 2008ER41374 y 2008ER41375 del 10 de junio/08, informa usted que con el fin de atender una petición presentada ante su despacho por el Dr. Luis Fernando Lian Arana, ex presidente de Metrocali S.A., solicita concepto para establecer si es posible hacerle entrega al Dr. Lian A. del informe preliminar producto del control concurrente que en la actualidad se adelanta a esa entidad, resultados que se refieren no sólo a su gestión sino a la de su sucesor.

Relata usted que en mesa de trabajo se consideró pertinente trasladar la petición al representante legal de Metrocali, pues según la guía de auditoría es él quien debe recibir el informe preliminar. Empero, dado que ello no garantiza que el peticionario obtenga la información solicitada se decidió dirigir la consulta a esta
Oficina.

2. CONSIDERACIONES JURÍDICAS

Recordemos en primer lugar que el principio de publicidad postula que la democracia no debe tener secretos para los ciudadanos (art. 209 Constitución Política), a quienes se les debe mostrar la manera en que se conducen los órganos públicos.

Inspirado en ese principio, dispuso el legislador constitucional en el art. 74 que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos excepto los casos que prevé la ley.

Descendiendo a la normativa en vigor en esta institución, digamos en primer término que encontramos en la Guía Audite 3.0 Capítulo VIII Criterios y Procedimientos, Auditorías Articuladas, 2.2.5.1 Informe Preliminar de Auditoría, que se considera ese informe “….un documento no oficial”, que se encuentra en proceso de construcción y cuyo contenido, para ese momento de la auditoría, aún sigue siendo validado.

Agrega la guía que cuando se dé a conocer a la organización de la sociedad civil articulada con el grupo auditor ésta se debe comprometer a observar estrictamente el principio de reserva y a guardar la confidencialidad de la información que contiene.

Recordemos que la Guía Audite, instrumento que uniforma procedimientos y lenguaje en el ejercicio del control fiscal micro, es una norma que despliega fuerza obligatoria sobre la actividad de los funcionarios de esta institución, a virtud de haber sido adoptada por Resolución Orgánica N°. 5774 del 31 de agosto de 2006, expedida por el Sr. Contralor General de la República, reglamento respecto del que actúa además la presunción de legalidad de los actos del aparato administrativo.

Ahora bien, la naturaleza confidencial de esos documentos se debe mantener durante el curso de la auditoría, pero finaliza al liberarse el informe final.

Ha sostenido en el pasado este Despacho al respecto que “…los informes de auditoría no son susceptibles de reserva alguna. Sin embargo, no puede dejar de advertir la Oficina que, atendiendo a lo justo y a lo equitativo, el informe sólo podrá hacerse público una vez los servidores de la entidad auditada que presuntamente se encuentran involucrados, lo hayan conocido y, además, hayan tenido la oportunidad de explicar los hallazgos…” (Concepto N°. 80112-EE66266 del 23 de noviembre de 2005).

3. CONCLUSIÓN

Por disposición de la Guía Audite 3.0, adoptada mediante Resolución Orgánica N°. 5774 de 2006, expedida por el Sr. Contralor General de la República, están rodeados de confidencialidad los papeles de trabajo. Se hace público el trabajo de auditoría una vez liberado el informe final.

Le informamos además que los conceptos expresados por esta dependencia con relación a éste y otros temas pueden ser consultados visitando el enlace
“Normatividad – Conceptos” de nuestro portal institucional: http://www.contraloriagen.gov.co.

Cordial Saludo,

(Original firmado por)
LUIS GUILLERMO CANDELA CAMPO
Director Oficina Jurídica
Proyectó: Carlos Cuenca, Profesional
Revisó: Álvaro Barragán Ramírez, Asesor de Gestión (e)
Radicados 200ER40265, 200ER41374 y 2008ER41375