Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Este mecanismo permite controlar la concordancia de la información registrada en el libro de bancos y del estado de cuenta expedido por una entidad financiera. El contador verá las diferencias de la información alojada en estas dos fuentes y los errores o faltantes que generen nuevos registros.
La conciliación bancaria es un proceso operativo útil para contrastar las cifras del libro contable y los saldos del extracto bancario o estado de cuenta, con lo que tiene que ver con las operaciones que involucran la cuenta de bancos. Entre las razones por las que los saldos de los extractos bancarios no coinciden con las del libro contable están los errores de digitación por parte del encargado (por lo general, el auxiliar contable) al reconocer operaciones en su sistema de información financiera y las fallas de la entidad financiera en el cálculo de algunas cifras.
De igual manera, incide la ausencia de reconocimiento en el sistema de información financiera de la compañía, de notas débito y crédito realizadas por la entidad financiera; existencia de cheques que la entidad reconoció en su información financiera, porque efectivamente fueron girados, pero que no han sido cobrados por el portador; consignaciones realizadas por clientes a la cuenta bancaria, pero que no estaban reconocidas en la información financiera, pues la operación no había sido notificada a la entidad, entre otros motivos.
«Existen diferentes procesos de control que realizan las entidades para verificar la veracidad y el efectivo registro de sus partidas. Entre estos procesos se encuentra la conciliación bancaria en la que se controla la concordancia de la información contenida en los registros del libro de bancos y del estado de cuenta expedido por la entidad financiera», explica Diana Cadavid, editora contable y de Estándares Internacionales de Actualícese.
Así pues, conocer cómo se desarrolla este proceso permite que el contador, indistintamente del rol que cumpla en la entidad, ya sea como auxiliar contable, supervisor de área o revisor fiscal, pueda reconocer las diferencias de la información alojada en estas dos fuentes e identificar errores, faltantes o inconsistencias que generen nuevos registros o ajustes.
Pasos para realizar una conciliación bancaria
A la hora de realizar una conciliación bancaria, el profesional contable debe tener en cuenta una serie de pasos. En primera instancia, se debe tener a mano la información del libro de bancos de la entidad, los extractos bancarios o estados de cuenta emitidos por la entidad financiera y verificar los saldos iniciales de ambas, según las conciliaciones anteriores.
«Posterior a esto, se deben verificar todas las transacciones realizadas e identificar aquellas que solo aparezcan en una fuente y no en la otra. De estas transacciones que no concuerdan en ambos reportes se determina a qué tercero corresponde dicha transacción, su naturaleza y si esta da origen a una nota crédito o débito para la entidad», describe Cadavid.
Finalmente se procede a determinar qué ajustes deben realizarse en la información financiera.
Una herramienta interactiva como solución
Para comprender cómo hacer la contabilización de este tipo de transacciones que requieren ajustes, Actualícese presenta su herramienta interactiva para la conciliación contable. Se trata de una práctica herramienta diseñada en Excel, que incluye un manual detallado en el que el usuario podrá verificar paso a paso el funcionamiento del liquidador, y acompañará su proceso de conciliación de principio a fin.
Este liquidador le permitirá ingresar con facilidad los datos de sus registros, a fin de identificar cuáles son los saldos del extracto bancario y del registro del libro de bancos que no coinciden entre sí, entregándole una hoja de anexos donde se detallan todos los movimientos a conciliar, así como una hoja de resumen donde podrá verificar los saldos conciliados, de tal manera que pueda realizar la correspondiente contabilización de los mismos.
Y es que durante la realización de una conciliación bancaria se pueden presentar obstáculos, que describe Cadavid, como son: omitir el registro de alguna transacción en el libro de bancos; omitir algún dato de la información extraída del libro de bancos o del extracto bancario, en calidad de fuentes para la conciliación bancaria; realizar un proceso manual con un registro muy denso o robusto que genere dispersión al momento de identificar las cifras que no concuerden.
De igual forma, no realizar un seguimiento riguroso de las transacciones que originen ajustes, como es el caso de las remesas en tránsito, cheques en proceso de desembolso, cheques devueltos, etc.; desconocimiento del registro de las notas débito y crédito; desconocimiento de los soportes contables requeridos para el registro de las operaciones.
Pero, ¿qué tipo de plus ofrece esta herramienta a los contadores públicos? «Algunos de nuestros usuarios realizan un proceso de conciliación bancaria en papel o, en el mejor de los casos, desde Excel, pero realizando una revisión de las transacciones de forma manual. Con esta macro se puede sistematizar este proceso, extraer el reporte de las transacciones faltantes o pendientes por conciliar desde un práctico resumen e imprimir el comprobante de conciliación bancaria que se emite con toda la información de la conciliación realizada», afirma nuestra editora.
Adicionalmente, incluye un material relacionado con conceptos y ejemplos de cómo realizar la contabilización de los registros a que haya lugar. Todo lo anterior hace de esta herramienta un contenido técnico y académico pertinente para el contador público.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
