¿Cómo llevar a cabo un buen procedimiento disciplinario?
Actualizado: 29 octubre, 2025 (hace 4 meses)
El procedimiento disciplinario laboral es clave para mantener el orden, respetar normas internas y proteger derechos de empleadores y trabajadores. Con la reforma laboral, su relevancia aumenta, al exigir principios legales mínimos que todas las empresas deben cumplir, sin importar tamaño o sector.
Los procedimientos disciplinarios no buscan castigar, sino corregir conductas que afecten la armonía y la eficiencia empresarial. Una acción disciplinaria, correctamente implementada, protege tanto al empleador como al trabajador, asegurando el respeto al debido proceso, la dignidad humana y los principios mínimos del derecho laboral, conforme a la jurisprudencia vigente.
En esta Conferencia Actualícese, Paula Juliana Romero, abogada especialista en Derecho Laboral y Seguridad Social, instruye sobre cómo implementar correctamente un procedimiento disciplinario, desde su definición hasta su ejecución, incluyendo los aspectos normativos, los principios del debido proceso y las recomendaciones prácticas para evitar errores comunes.
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¿Qué es el procedimiento disciplinario?
El procedimiento disciplinario es el conjunto de acciones que adelanta el empleador para establecer la responsabilidad de un trabajador como consecuencia de una acción u omisión que contravenga las normas internas de la empresa.
Este proceso es indispensable para imponer sanciones disciplinarias válidas y debe respetar los derechos fundamentales del trabajador, como la defensa, la intimidad y la dignidad.
Elementos normativos clave
Este procedimiento se sustenta en tres pilares normativos fundamentales:
Las directrices jurisprudenciales de la Corte Constitucional sobre el debido proceso laboral.
Las disposiciones del Ministerio del Trabajo, que precisan las condiciones de validez de las sanciones disciplinarias.
El reglamento interno de trabajo: eje del proceso disciplinario
El reglamento interno es la carta de navegación del comportamiento laboral dentro de la empresa. Según el CST, están obligadas a tenerlo las empresas:
Tipo de empresa
Número mínimo de trabajadores permanentes
Comercial
Más de 5.
Industrial
Más de 10.
Agrícola, forestal o ganadera
Más de 20.
Mixta
Más de 10.
Aun si la empresa no está obligada legalmente, se recomienda implementarlo para definir deberes, derechos, prohibiciones, faltas y procedimientos disciplinarios.
Contenido mínimo del reglamento interno
El artículo 108 del CST establece que este reglamento debe contener, entre otros, los siguientes cinco elementos esenciales:
1. Obligaciones, prohibiciones y deberes de los trabajadores, ajustados a la naturaleza del cargo y de la empresa.
2. Escala de faltas, clasificadas como leves, graves o gravísimas, según el impacto en la operación o reputación de la empresa.
3. Sanciones permitidas, como llamados de atención, multas o suspensiones, siempre que estén descritas en el reglamento.
4. Procedimiento disciplinario, con los pasos, plazos y formas que debe seguir la empresa.
5. Facultad disciplinaria, es decir, aquellos autorizados para imponer sanciones (gerentes, jefes de talento humano o asesores jurídicos).
Principios que orientan el procedimiento disciplinario
La reforma laboral consolidó una lista de 13 principios mínimos que garantizan el respeto al debido proceso. Estos son complementarios y deben aplicarse en conjunto:
Dignidad humana: ningún procedimiento puede atentar contra la honra o integridad moral del trabajador.
Presunción de inocencia: el trabajador se considera inocente hasta que se pruebe lo contrario.
Indubio pro disciplinado: ante la duda, debe fallarse a favor del trabajador.
Proporcionalidad: la sanción debe corresponder a la gravedad de la falta.
Derecho a la defensa y contradicción: el trabajador debe poder pronunciarse y aportar pruebas.
Intimidad y confidencialidad: se deben excluir aspectos personales, familiares o políticos.
Lealtad y buena fe: ambas partes deben actuar con transparencia.
Imparcialidad: la sanción no puede basarse en favoritismos.
Buen nombre y honra: queda prohibido cualquier tipo de sanción pública o humillante.
Non bis in ídem: nadie puede ser juzgado dos veces por los mismos hechos.
Inmediatez: el proceso debe iniciarse dentro de un tiempo razonable desde la falta.
Validez probatoria: las pruebas deben ser verificables (como pantallazos con metadatos).
Legalidad: solo pueden imponerse sanciones previstas en la norma o el reglamento.
El proceso disciplinario se desarrolla en tres momentos principales:
a. Comunicación formal de apertura
Debe contener:
Descripción detallada de los hechos.
Faltas presuntamente cometidas y normas aplicables.
Pruebas conocidas y su traslado.
Fecha y hora para la diligencia de descargos (mínimo 5 días hábiles después de la notificación).
Derecho a ser acompañado por dos compañeros de trabajo o miembros del sindicato.
b. Diligencia de descargos
Es el espacio para que el trabajador ejerza su defensa. Puede ser verbal o escrita, y debe quedar constancia en un acta firmada. La reforma laboralautorizó larealización virtual de diligencias, siempre que se garantice la identidad del trabajador y la confidencialidad de la sesión. Se recomienda incluir en el reglamento la posibilidad de grabarlas con fines probatorios.
Este video presenta orientaciones clave para realizar una diligencia de descargos de forma correcta, destacando los elementos esenciales que garantizan un trámite disciplinario adecuado y respetuoso del debido proceso:
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c. Pronunciamiento definitivo
El empleador debe emitir una decisión motivada:
Absolución, si no se demuestra la falta.
Sanción disciplinaria, si se prueba la conducta.
Terminación del contrato con justa causa, como consecuencia y no como sanción (artículo 62 CST).
Sanciones disciplinarias y su tratamiento normativo
El Código Sustantivo del Trabajo establece en su artículo 113 las reglas sobre las sanciones válidas:
La reforma laboral aclara que la terminación con justa causa exige garantizar el derecho de defensa, incluso cuando no esté expresamente prevista como sanción en el reglamento.
En este video se analizan los pasos esenciales para llevar a cabo el procedimiento para determinar y aplicar sanciones a los trabajadores:
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Actualización obligatoria del reglamento tras la reforma laboral
La reforma laboral reciente otorga a los empleadores un plazo de 12 meses para actualizar sus reglamentos internos. Esta actualización debe incluir los nuevos procedimientos, principios y requisitos, además de revisar otros aspectos como:
Reducción progresiva de la jornada laboral (de 48 a 42 horas).
Protocolos de convivencia y seguridad laboral.
Inclusión de políticas de desconexión y medios virtuales.
❗ El Ministerio del Trabajo ya ha iniciado visitas de inspección para verificar el cumplimiento, por lo que se recomienda adelantar la actualización y capacitar al personal encargado de los procesos disciplinarios.
Buenas prácticas para un procedimiento disciplinario justo
Capacitar a las personas con facultad disciplinaria en comunicación, redacción de actas y manejo de pruebas.
Evitar preguntas autoincriminatorias o que impliquen acusaciones penales.
Mantener la confidencialidad y realizar diligencias en espacios privados.
Registrar todo por escrito y conservar copia de actas y comunicaciones.
Garantizar imparcialidad: aplicar las mismas reglas para casos similares.
Promover actualizaciones periódicas del reglamento interno conforme a la ley vigente.
Consideraciones especiales
📑 Empresas pequeñas o sin reglamento: pueden establecer procedimientos internos más simples, como políticas o códigos de ética.
✍🏼Impugnación de decisiones: el trabajador puede impugnar sanciones ante el superior jerárquico. En caso de terminación, la impugnación se realiza ante la justicia ordinaria.
📌 Errores comunes: no enviar pruebas desde la apertura, no respetar el derecho a la defensa, no actualizar el reglamento.
Acerca del conferencista
Paula Juliana Romero
Abogada especialista en Derecho Laboral y Seguridad Social. Candidata a magister en Derecho Laboral y Seguridad Social. Encabeza el área de derecho laboral en Cavelier Abogados. Tiene cinco años de experiencia en consultoría en derecho laboral individual a pequeñas y grandes empresas de diferentes industrias. Creadora de contenido digital.
