Confirmación externa: fiabilidad y puntos a tener en cuenta para que sea exitosa

Cuando un auditor se pone en la tarea de obtener pruebas a través de un tercero, por fuera de la entidad, se habla de confirmación externa, la cual debe ser fiable dentro de todo proceso.

Los auditores cuentan con herramientas para ejecutar sus labores, entre estas las confirmaciones externas. Las especificaciones de dicha herramienta se encuentran en la Norma Internacional de Auditoría 505, además de otras NIA que demuestran su funcionalidad en pequeños apartados.

La confirmación externa es definida como la obtención de pruebas por fuera de la entidad, es decir, se obtienen con terceros que convergen en hechos y actividad económica de la entidad. Sin embargo, la relevancia de esta «ayuda» se encuentra en el objetivo del auditor: establecer el procedimiento apropiado y exitoso para obtener la confirmación externa como un medio de prueba fiable durante el proceso de auditoría.

La importancia, lo apropiado y lo exitoso del proceso para obtener la confirmación externa depende de un buen proceder por parte del auditor, para lo cual debe tener en cuenta:

• La información relevante que deberá solicitar ante los terceros.
• A qué terceros deberá solicitar la información (dependiendo el caso).
• El diseño de la solicitud, factor importante para tener la información deseada y según los parámetros necesarios que cumplan los objetivos del caso que hay que desarrollar, además de ser dirigida a quien debe serlo.
• Hacer seguimiento a la solicitud, con el fin de recibir respuesta en un tiempo estimado y con los parámetros necesarios.

Fiabilidad de las confirmaciones externas

El equipo de auditoría debe determinar las cuentas sobre las que se aplicarán confirmaciones externas, de modo tal que se puedan establecer las expectativas de cumplimiento, en consideración de que en la práctica no todos los terceros a quienes se les notifica una confirmación contestan. Por lo anterior, es importante que los auditores usen herramientas estadísticas que contribuyan a establecer los parámetros para calificar la validez de la prueba.

Existen cuentas y empresas en las que por el volumen de terceros y cuentas se puede ejecutar aplicación sobre el 100% de los terceros, otorgando un alto índice de fiabilidad a la evidencia recolectada; no obstante, siempre es necesario considerar la no respuesta de los terceros que puede afectar la recolección de la evidencia y la exigencia de aplicación de procedimientos de auditoría alternativos.

A la hora de realizar confirmaciones externas tenga en cuenta

• Determinar la información que se va a confirmar o solicitar. Además de los saldos se puede confirmar información adicional, como los términos de contratos, condiciones de facturación y pagos, entre otros.
• Definir clara y ampliamente los terceros a quienes se les van a remitir las confirmaciones externas; las solicitudes de confirmación se deben enviar a una parte confirmante que se considere la adecuada para entregar la información que se va a confirmar.
• Diseñar los modelos de confirmación externa.
• Comprobar las direcciones de los terceros, destinatarios de las confirmaciones externas, lo que significa que se deben realizar pruebas sobre la validez de algunas o de todas las direcciones antes de enviarlas y que contengan información del remitente a fin de que las respuestas se envíen directamente al auditor.
• Enviar las solicitudes, incluyendo recordatorios cuando sea necesario. El auditor o revisor fiscal puede mandar una solicitud adicional de confirmación o un recordatorio cuando no se ha recibido respuesta a una solicitud previa en un tiempo que se estime razonable.

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