Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Porque es una imposición de carácter legal para todas las sociedades mercantiles, obligación que se debe cumplir como mínimo una vez al año, la cual cómo mínimo deberá hacer para la aprobación de los Estados Financieros o Ejercicio Social del año inmediatamente anterior, con corte al 31 de diciembre.
Además a lo anterior, habrá de elegirse los órganos de administración, representación y de Revisoría Fiscal si es obligatorio éste último.
Si algo fallan las sociedades mercantiles, es la Publicidad Obligatoria de los Estados Financieros.
Pero para ello, lo primero que tiene que suceder, es que se reúna la Asamblea General de Accionistas o Junta General de Socios, quienes aprueban los Estados Financieros y ese es el pecado de las sociedades comerciales, especialmente las pequeñas y en las que sus socios o accionistas son familiares y que creen que no deben hacer la Asamblea o Junta obligatoria y por ende aprobar los Estados Financieros. Estados que deben darle publicidad con el depósito de una copia en la Cámara de Comercio de su ciudad.
Veamos la norma:
Ley 222 de 1995, Artículo 41. “Publicidad De Los Estados Financieros. Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. …”
Esto significa y así lo ha establecido la Superintendencia de Sociedades, todas, las sociedades mercantiles, grandes o pequeñas, están en la obligación de depositar ante la Cámara de Comercio copia de los Estados Financieros, debidamente aprobados.
Al no hacer cómo mínimo una Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, los entes mercantiles, la cual deberá realizarse a mas tardar el primer día hábil de abril, pues sería imposible hacer la debida aprobación de los Estados Financieros y por ende, la publicidad a través de las Cámaras de Comercio.
Tanto no preparar como no darles publicidad a los Estados Financieros, tiene una serie de perjuicios tanto para la sociedad mercantil, como para sus Administradores o Revisor Fiscal si lo tienen.
Veamos las siguientes normas:
Ley 222 de 1995, artículo 42. “Ausencia de Estados Financieros. Sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, cuando sin justa causa una sociedad se abstuviera de preparar o difundir estados financieros estando obligada a ello, los terceros podrán aducir cualquier otro medio de prueba aceptado por la ley.
Los administradores y el revisor fiscal, responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros”.
Artículo 86. “Otras Funciones. Además la Superintendencia de Sociedades cumplirá las siguientes funciones:
…
3. Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de 200 s.m.m.l.v., cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.”
Como observamos, no hacer la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, por lo menos una en el año, la cual será para aprobar los Estados Financieros, conlleva no sólo a las sanciones de la Supersociedades, pues sería imposible su publicación, sino que además, cuando una empresa quiera contratar o hacer algún tipo de negocio importante con dicha sociedad, va a observar que es una sociedad “desorganizada”, mal dirigida, la cual su parte patrimonial es incierta y no sobra decir, que parte de esto no sería únicamente de los administradores, sino también por responsabilidad de sus Contadores y Revisores Fiscales si los hay.
A pesar de que la legislación comercial establece que los administradores deben convocar a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios dentro de los 3 primeros meses del año, si esto no sucede, nace lo que se conoce como la “reunión por derecho propio” o sea, los accionistas o socios, pueden presentarse el primer día hábil de abril en las instalaciones administrativas de la empresa y sesionar, pero si esto tampoco se dio. No significa que los Estados Financieros y la elección de los Órganos de Dirección no se tengan que aprobar y elegir. De tal manera que si en su sociedad comercial a la fecha no han realizado la Reunión Ordinaria de Asociados (Asamblea o Junta), pues no esperen más y realícenla cuanto antes y envíe una copia de los Estados Financieros aprobados del 2009 a la Cámara de Comercio y evítese dolores de cabeza.
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