Consejos importantes para la presentación de Información exógena tributaria a la DIAN entre Marzo y Mayo de 2011

Actualizado: 28 marzo, 2011 (hace 13 años)

Los que deban entregar en esta temporada los reportes del año gravable 2010 exigidos por la DIAN solo lo pueden hacer en forma virtual. Acá les damos 15 consejos relacionados con esta tarea.

Entre el 24 de Marzo y el 6 de Mayo de 2011 se cumplirán los plazos para que Personas Naturales y Jurídicas cumplan con suministrar la mayoría de los Reportes de Información Exógena Tributaria del año gravable 2010 solicitados por la DIAN en sus Resoluciones 8659 a 8661 de Agosto de 2010 y Resolución 011188 de Octubre 29 de 2010 (consulta nuestro “Calendario Tributario automatizado 2011”, y el artículo 40 del Decreto 4836 de Diciembre 30 de 2010).

A diferencia de quienes solo tuvieron que entregar entre el 16 de Febrero y el 23 de Marzo el Formato 1002 ó el Formato 1037 (con los detalles de las retenciones practicadas a terceros durante el 2010, o el detalle de los trabajos de impresión de facturas de venta realizados durante el 2010), los que deban entregar cualquiera de los demás formatos mencionados en las resoluciones de la DIAN no los pueden llevar en forma presencial a las sedes de la DIAN utilizando dispositivos USB sino que deberán entregarlos únicamente de forma virtual a través del portal de Internet de la DIAN utilizando los Servicios informáticos Electrónicos de dicha Entidad.

Por tal motivo, a continuación destacamos varios consejos que dichos reportantes harían bien en tener presentes al momento de cumplir con esta obligación tributaria formal, consejos que han sido extractados de nuestra obra educativa “Guía para la preparación y presentación de la información exógena Tributaria a la DIAN por el año gravable 2010” la cual les llegó en exclusiva a nuestros suscriptores oro durante el mes de Enero de 2011.

Puntos a revisar antes de presentar la información

Se debe revisar que en la primera página del RUT de las Personas Jurídicas reportantes se esté reflejando la responsabilidad “14-Informante de exógena”, y que su representante legal tenga vigente y activada su “firma digital” (nota: estos reportes no los firman ni los Contadores ni los Revisores Fiscales de las personas jurídicas sino solamente su Representante Legal). Si el reportante no es una Persona Jurídica sino una Persona Natural, dicha Persona Natural también debe tener su propio RUT con la responsabilidad “14-Informante de exógena” y contar con su propia firma digital activada.
Como los reportantes que sean Grandes Contribuyentes tienen unos plazos especiales en comparación con los que aun no lo sean, es importante verificar que todos esos Grandes Contribuyentes (incluidos los que apenas se convirtieron en Grandes contribuyentes en Diciembre de 2010), en su primera página del RUT tengan la responsabilidad “13” y así puedan acogerse a esos calendarios especiales (consulta nuestra herramienta “Tabla resumen códigos de Responsabilidades en el RUT”).
En todos los casos, la misma firma digital con que firman sus declaraciones tributarias sería la que se utilice para firmar digitalmente cada uno de los formatos de información exógena que les corresponda presentar razón por la cual no se tienen que solicitar nuevas firmas digitales especiales a la DIAN.
En el caso de la información de personas jurídicas, es muy importante advertir que cuando se esté iniciando la sesión en los servicios informáticos del portal de internet de la DIAN, se debe entrar con la opción “Organización” y no con la opción “a nombre propio”. Esa segunda opción solo la utiliza el reportante que sea persona natural (véase la “Cartilla instructiva de la DIAN sobre Presentación de Información por envío de archivos”).
Como la información exógena se puede suministrar y firmar digitalmente utilizando cualquier computador en el mundo con acceso a internet, es importante entonces asegurarse de que el computador y la internet que se usarán para ese proceso cumplan con los requisitos mínimos que exige el portal de la DIAN. Para ello, al iniciar sesión en los Servicios Informáticos electrónicos, se debe hacer la “verificación de requisitos” del computador (consulta nuestro editorial: “Equipos y conexiones de internet que requerirán los obligados a declarar virtualmente a partir del 2010”).
Todos los 53 formatos mencionados en las Resoluciones 8659 a 8611 se pueden construir con la herramienta gratuita publicada por la DIAN en su portal de Internet conocida como “Prevalidador Tributario 2011 versión 1.1.” (nota: esa herramienta no incluyó la opción para construir el nuevo formato 1525 mencionado en la resolución 011188 de Octubre de 2010, formato que solo deben diligenciar quienes hayan de tener la obligación de presentar Declaración informativa individual de precios de Transferencia año gravable 2010). Si los formatos no fueron construidos con esa herramienta sino con otra diferente que el reportante haya podido conseguir y con la cual también se construyan archivos en el estándar XML, entonces la herramienta de la DIAN se las puede ayudar a “Validar”.
En el caso de quienes deban entregar los formatos de la Resolución 8660 (solicitada a Personas Naturales y Jurídicas, contribuyentes y no contribuyentes del impuesto sobre la renta), la información de muchos de tales formatos debe coincidir con lo que también se consigne en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio año gravable 2010 (que se vencerá durante abril de 2011 si el contribuyente es persona jurídica, o en Agosto de 2011 si el contribuyente es persona natural). En consecuencia, aunque la información exógena se venza antes de la presentación de la declaración, los obligados a declarar renta o ingresos y patrimonio tendrán que primero tener lista esa declaración para poder elaborar correctamente los reportes de exógena (Véase nuestra conferencia gratuita: “Algunas personas naturales tendrán que tener lista su declaración de Renta 2010 en Marzo de 2011”).
Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos”, o de “pérdida de la firma digital” (si se pierde dicha “firma digital”, o si cambian al Representante Legal, deben pedir un cambio con mínimo con tres días de anticipación a la fecha del vencimiento; ver por ejemplo el parágrafo del Artículo 21 Resolución 8660, y el Artículo 3 del Decreto 1791 de 2007).
Al igual de los sucedido con los reportes del 2009, la DIAN incluyó un artículo en la parte final de todas las resoluciones denominado “Contingencia” (ver por ejemplo el Artículo 21 en la Resolución 8660) con el cual se ha indicado que si para la fecha de entrega virtual del reporte se presentan problemas técnicos con el portal de la DIAN, la DIAN emitirá entonces un comunicado avisando de ello y el informante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega del reporte sin que se configure extemporaneidad en el proceso. Pero si definitivamente el portal de Internet de la DIAN sigue con problemas, los archivos tendrán que ser llevados físicamente en una USB hasta cualquier sede de la DIAN en todo Colombia llevando también el archivo de la “firma digital” para hacer entonces la transmisión desde los mismos equipos de la DIAN.
Si se tienen algunas dudas sobre la elaboración y presentación de los reportes del año gravable 2010, se puede acudir al cuestionario de preguntas frecuentes sobre información exógenea que la DIAN publicó en su portal en Mayo de 2009 (con preguntas sobre los reportes del año gravable 2008), teniendo cuidado de adaptar algunas respuestas lo que son los cambios introducidos a las normas después de Mayo de 2009.

Puntos a revisar después de entregar los formatos

Una vez que se reportan los archivos (los cuales se van firmando digitalmente uno a uno y se agrupan en distintas “Solicitudes de Información por envío de archivos” según el tipo de formato a que corresponda), el propio portal de la DIAN le generará el formulario 10006 que será un archivo en PDF descargable y con la leyenda grande atravesada que dice “RECIBIDO” (véase página 20 de la “Cartilla instructiva de la DIAN sobre Presentación de Información por envío de archivos”).
Adicionalmente, el portal de la DIAN le generará un archivo llamado por ejemplo “AcuseRecibo100066500003807.xml”, el cual se podrá descargar al equipo. Este “acuse de recibo”, junto con el formulario 10006 en PDF, por cada distinto tipo de formato reportado, son los soportes legal de la presentación de información y la fecha del mismo será la que se entienda para todos los fines legales. Adicionalmente, se entrega un número de asunto el cual le servirá para realizar el seguimiento a las solicitudes.
En caso que la información presentada con la solicitud tenga error, se le creará una “tarea” relacionada con el asunto asignado para realizar la respectiva corrección. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con la solicitud inicial serán registradas en el asunto asignado para su seguimiento (Ver páginas 17 y siguientes de la “Cartilla Instructiva para presentar archivos por el portal de la DIAN”)
Aunque a la DIAN solamente se le terminan entregando archivos en formato XML y no se le entrega ningún tipo de soporte adicional, es conveniente que todos los archivos en Excel que fueron trabajados en el Prevalidador Tributario, los soportes con los que se elaboraron y hasta el propio archivo final en xml que se le entregó a la DIAN, sean impresos y archivados por el reportante en sus propios archivos personales. De esa forma las personas que participaron en la elaboración de estos reportes (y que no necesariamente se debe suponer que van a seguir toda la vida con la empresa) pueden dejar por escrito en esos documentos sus respectivas notas aclaratorias, o salvedades, o conciliaciones, etc., etc., con las cuales pueda en el futuro facilitarse una auditoría a dichos documentos.
Los documentos a los que nos referimos en el punto anterior se deberían conservar por lo menos durante los 3 años calendario siguientes a la presentación de los reportes, pues ese es el tiempo que según el artículo 638 del Estatuto Tributario tendría la DIAN para detectarle errores a los reportes y exigir sus correcciones, sin importar que el reportante haya acogido o no su declaración de renta al beneficio de auditoría (consulta nuestro editorial “¿Cuánto tiempo tiene la DIAN para detectar errores de fondo a la información exógena Tributaria?”).