Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Consultorio Portafolio – Consultas sobre el plazo para presentar el registro de los libros de cuentas


Actualizado: 12 agosto, 2008 (hace 16 años)

Soy contador público perteneciente al régimen simplificado y próximamente voy a ser nombrado con el cargo de revisor fiscal en una compañía. Así las cosas, me gustaría saber si por el simple hecho de ocupar el cargo de revisor fiscal debo pasar al régimen común, aún cuando no cumpla con los requisitos exigidos para pertenecer a tal régimen?

En primer lugar, debe tener en cuenta que las personas naturales solo serán responsables del régimen común si no cumplen con uno o todos los requisitos que la norma establece para poder formar parte del régimen simplificado.

Dicho de otra manera, podrán pertenecer al régimen simplificado la personas naturales que cumplan con la totalidad de los requisitos que establece el artículo 499 del Estatuto Tributario, los cuales se resumen en los siguientes:
Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos provenientes de la actividad inferior a cuatro mil UVT (88’216.000 de pesos).
Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.
Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
Que no sean usuarios aduaneros.
Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a 3.300 UVT (72’778.000 de pesos).
Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4.500 UVT (99’243.000 de pesos).
Adicionalmente, para la celebración de contratos de venta de bienes o servicios por cuantía individual superior a 72’778.000 de pesos (3.300 UVT), el responsable del régimen simplificado deberá primero inscribirse en el régimen común.

Así las cosas, sólo en el evento en que una persona natural no cumpla con uno o varios de los requisitos que le permiten estar en el régimen simplificado, deberá actualizar el RUT e inscribirse en el régimen común partir de la iniciación del bimestre siguiente a aquél en el que incumplió el o los requisito(s) para pertenecer al régimen simplificado (Artículo 508-2 del Estatuto Tributario).

Soy un comerciante que empecé labores en enero del 2008, pero el contador registró los libros en la Cámara de Comercio en julio 9 del 2008. Qué consecuencias puedo tener por ello?

De acuerdo con el artículo 126 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar de su domicilio principal.

De otra parte, el artículo 29 del Código de Comercio en su numeral cuarto indica que:

"La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción".

De lo anterior se concluye que tratándose de libros de contabilidad sujetos a registro ante autoridad competente, su inscripción deberá ser anterior a cualquier asiento, de lo contrario, esta situación implica que los libros carecerían de valor probatorio en caso de controversia con las autoridades fiscales o los órganos de control, y el contribuyente tendría que sustentar las operaciones mediante otros medios de prueba.

Igualmente, cuando se trata de registrar un nuevo libro, el Decreto mencionado indica que se requiere lo siguiente:

1. Que al anterior libro le falten pocos folios por utilizar

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto, de un contador público.

Y si la falta del libro se debe a su pérdida o destrucción debe presentar copia del denuncio correspondiente.

En días pasados, mi compañía adquirió un activo fijo real productivo, y bajo este supuesto, quisiéramos saber a partir de qué fecha se obtiene el beneficio de la deducción especial por inversión en activos fijos reales productivos y cuál sería la base para el cálculo del mismo?

Para efectos de la procedencia de la deducción especial por inversión en activos fijos reales productivos, no existe límite en el monto que se destine a la adquisición de los mismos.

Así las cosas, el 40 por ciento de la inversión realizada en esos activos se podrá tomar como una deducción, por una sola vez y en el mismo año en que se adquiera el respectivo activo, tal como lo establece el artículos 1 del Decreto 1766 de 2004.

A su turno, el artículo 3 del citado Decreto 1766 de 2004, consagra la oportunidad y la base para el cálculo de la deducción especial, en los siguientes términos:

Artículo 3°. Oportunidad de la deducción. La deducción se deberá solicitar en la declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios correspondiente al año gravable en que se realiza la inversión, y la base de su cálculo corresponde al costo de adquisición del bien.

En el caso de la consulta, y teniendo como base este texto, se entiende que correspondería al año gravable 2008 y la base del cálculo es el costo de adquisición del bien por parte de la compañía.

Soy un administrador de una Cooperativa de Trabajo Asociado y tengo la inquietud de si es obligación de esta Cooperativa pagar contribuciones parafiscales?

A partir del 1º de enero del 2009 es obligación de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado el pago de contribuciones parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (Icbf) y las Cajas de Compensación Familiar, tal como lo establece la Ley 1233 de 2008.

La tarifa será un 9 por ciento, el cual se distribuye: un 3 por ciento para el Icbf, un 2 por ciento para el Sena y un 4 por ciento para la Caja de Compensación de elección de la Cooperativa o Precooperativa de Trabajo Asociado.

Es de señalar que el ingreso base de cotización para la liquidación de las contribuciones especiales con destino al Sena y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, será la compensación ordinaria mensual establecida en el régimen de compensaciones, y para las Cajas de Compensación Familiar será la suma de la compensación ordinaria y extraordinaria mensual devengadas.

Soy el representante legal de un Hogar Comunitario constituido como entidad sin ánimo de lucro, que ejecuta recursos asignados por el Icbf. Me gustaría saber si estoy obligado a llevar libros de contabilidad?

De acuerdo con el artículo 50 del Código de Comercio, la contabilidad deberá llevarse en libros registrados que suministren una historia clara, completa y fidedigna de los negocios, de manera que, estos son el medio a través del cual se asientan, registran, evidencian y comprueban las operaciones diarias de la actividad económica organizada respecto de la cual se predica el control de los recursos.

Ahora bien, el artículo 364 del Estatuto Tributario establece que las entidades sin ánimo de lucro se encuentran obligadas a llevar los libros de contabilidad en la forma como lo indique el Gobierno Nacional.
Para el caso en consulta, vale la pena precisar que el pasado 23 de julio del 2008, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público profirió el Decreto 2707, por medio del cual dispuso que para efectos fiscales las Asociaciones de Hogares Comunitarios, que ejecuten exclusivamente recursos asignados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y que estén constituidas como entidades sin ánimo de lucro deberán llevar un libro de operaciones diarias el cual equivale a llevar libros de contabilidad.

En todo caso, debe tenerse de presente que el libro de operaciones diarias deberá estar a disposición de las autoridades tributarias y cumplir con los siguientes requisitos:

1. Las operaciones registradas se deberán anotar diariamente.
2. Las operaciones registradas deberán ser globales y discriminadas.
3. Se deberán registrar las operaciones realizadas por concepto de ingresos, compras y pagos.
4. Deberá estar debidamente foliado.

El cumplimiento de los anteriores requisitos le permitirá llevar su contabilidad a través de un libro de operaciones diarias.

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