Contabilidad de nómina para UGPP – Gabriel Vásquez Tristancho

Habíamos advertido en nuestros seminarios de actualización el nuevo costo que tendrán las empresas por la contabilidad de la nómina, debido a los nuevos requerimientos de información de la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales UGPP.

A la información del salario con todos sus derivados hay que añadir IBC (Ingreso Base de Cotización de pensiones y seguridad social), prestaciones sociales, aportes parafiscales, retenciones de todo tipo incluidas las de impuestos, pagos en especie, pagos que no constituyen salario, entre otros.

Ahora la UGPP está exigiendo de manera retroactiva desde el año fiscal 2011, información adicional relativa a vacaciones compensadas en dinero, vacaciones compensadas en tiempo, actividad de alto riesgo para AFP, cuentas contables para cada concepto relacionado con la nómina tales como la de los pagos no constitutivos de salario, su descripción y periodicidad, entre otras decenas de requerimientos. Adicione a lo anterior la mezcla peligrosa de información sobre trabajadores independientes y servicios contratados.

¿Estaban preparadas las empresas? El 99% para no exagerar no tienen un sistema informático que les permita extractar esta información de manera inmediata, debido entre otras razones que el Decreto Reglamentario 3033 fue expedido en Diciembre 27 de 2013 y solo hasta dicha fecha se establecieron las bases para fiscalizar el pago de pensiones y aportes.

Como se nota que la mayor parte de los funcionarios públicos desconocen la realidad de los sistemas de información de las empresas, especialmente en áreas que no estaban reguladas. Esto es lo que llamamos el “efecto Petro”, que consiste en crear el caos en los procesos administrativos por desconocimiento total de su funcionalidad y praxis. Una sugerencia respetuosa es diseñar antes de sancionar, un proceso pedagógico y de ajustes informáticos. Lo anterior sin analizar el complejo tema de la irretroactividad en la aplicación de las normas procesales.

Para motivar a las empresas al cumplimiento voluntario de los costosos ajustes a los sistemas de información hacia el futuro, porque de los años anteriores hay que extractar manualmente dichos reportes, tendremos tres clases de sanciones: 1- Por omitir la afiliación y/o vinculación hasta el 16% del valor de los aportes con la notificación de la liquidación oficial;  para los independientes dicha sanción es del 12%. 2- Por no enviar la información requerida habrá sanción de 5 UVT diarios para cada día de retraso en la entrega y 3- Las correcciones por inexactitud de las autoliquidaciones van desde el 5% antes del requerimiento hasta el 60% si se espera a la liquidación oficial.

Del 2014 en adelante, la auditoría sobre la nómina y los certificados de aportes firmados por revisores fiscales se convirtieron en un área de muy alto riesgo tributario.
 
Cordialmente,

Gabriel Vásquez Tristancho
Columnista Vanguardia Liberal
Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: gvasquez@bakertillycolombia.com