Contabilización de reintegros por incapacidades laborales que efectúen EPS

Los días de incapacidad que primero la empresa le paga al trabajador siempre deberían figurar como un “gasto salario”. Luego, cuando la EPS reintegre varios de esos días de salario, el reintegro se deberá reflejar como un ingreso por recuperaciones.

En los casos donde un asalariado se enferma y le corresponda a la empresa efectuarle cumplidamente sus pagos laborales por todos los días en que quede incapacitado, hay que tener presente la forma en que esa empresa debería registrar tanto el pago de los días de salario durante la incapacidad, como el valor por reintegros de los días de salario que luego le realice la respectiva EPS.

Cuando la empresa primero cancela los días de salario en que el trabajador ha permanecido incapacitado ese pago siempre debe figurar en la cuenta “gasto salario” y como el beneficiario “el trabajador” pues solo de esa forma se lograría lo siguiente:

a. Al final del año la empresa le podrá expedir correctamente su formulario 220 “Certificado de ingresos y retenciones al empleado” y serán justamente todos los valores que figuren en dicho formulario los que el asalariado deberá reconocer como un ingreso fiscal en su declaración anual de renta.

b. Lo que figure en la cuenta “gasto salario” también se tomará en cuenta para el cálculo de los aportes a seguridad social y parafiscales, y hasta para el cálculo de las prestaciones sociales del trabajador.

Por consiguiente, quedaría claro que esos días de salario pagados primero por la empresa durante el periodo en que el trabajador estuvo incapacitado no deberían llevarse a “cuentas por cobrar a la EPS por incapacidades”.

Lo anterior significa que para poder reconocer que las EPS sí le reintegrarán a la empresa una gran parte de los días de incapacidad del trabajador (los que excedan después de los primeros tres días), la empresa deberá registrar en su estado de resultados un “ingreso por recuperaciones” (ver la cuenta 425540 en el PUC de comerciantes) y ese ingreso es el que sí se registraría en la “cuenta por cobrar a las EPS por incapacidades”.

Así incluso, al final del año, cuando las EPS reporten en información exógena a la DIAN que hicieron un pago de “reintegro por incapacidades”, el que figurará como beneficiario de ese pago será la empresa empleadora y no el trabajador. Y en el reporte de pagos a terceros que efectúe la empresa, quien figurará como beneficiario de los pagos laborales será el trabajador.

Algunos quizás no quieran mostrar ingresos para no afectar la base de autorretención del CREE

Algunos quizás piensen que el pago de los días de la incapacidad que primero le cubrió la empresa al trabajador no deberían registrarse en el “gasto salario” sino de una vez en la “cuenta por cobrar por reintegros a la EPS”, y con eso evitarían reconocer el “ingreso por recuperaciones” pues saben que ese “ingreso” sí es un tipo de ingreso que les aumentaría por ejemplo las bases de autorretención del CREE a los empleadores que sean sociedades. Pero como ya dijimos anteriormente, en la cuenta “gasto salario” sí debe quedar figurando el total de lo que al trabajador le llego como salario y por los importantes motivos que antes mencionamos.

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