Contadores y empresas de Contadores deberán renovar cada año sus datos ante la Junta Central


12 febrero, 2014
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Así lo dispuso la Resolución 013 de enero 29 de 2014 emitida por la Junta Central con la cual se deroga la anterior Resolución 160 de agosto de 2004, estableciendo los nuevos trámites que se seguirán de ahora en adelante a la hora de inscribir o actualizar ante la JCC los datos de los contadores y empresas de contadores. La actualización se deberá hacer cada año antes de marzo 1, Día del Contador, y en el caso del año 2014 el plazo será hasta junio 30 de 2014.

No solo la DIAN sino hasta la Junta Central de Contadores (JCC) nos están dando sorpresas durante este año 2014. Esta vez, mediante la nueva Resolución 013 de enero 29 de 2014, la JCC ha decidido derogar su anterior Resolución 160 de agosto de 2004 y establecer nuevos procedimientos que se seguirán a la hora de que los contadores personas naturales, o las personas jurídicas que presten servicios propios de la contaduría, quieran inscribirse para obtener sus respectivas matrículas.

En comparación con lo que disponía la anterior Resolución 160 de agosto de 2004, la nueva Resolución 013 de 2014 ha establecido bastantes novedades de las cuales por ahora queremos destacar la relacionada con la obligación de estar renovando cada año, antes de marzo 1 de cada año (es decir justo antes del “Día del Contador”), los datos básicos del Contador Persona natural o los datos básicos de la persona jurídica que presta servicios de la profesión contable.

¿Qué datos se tendrán que estar renovando cada año?

En efecto, en los arts. 14 a 16 de la nueva Resolución 013 se dispuso algo que no estaba en la anterior Resolución 160 de 2004. En dichas normas se lee lo siguiente

“ARTÍCULO 14. Los contadores públicos y las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable, a los cuales se les haya expedido tarjeta profesional o tarjeta de registro, según sea el caso, deberán actualizar anualmente y antes del primero de marzo de cada año, a través del medio tecnológico que establezca la UAE Junta Central de Contadores, la información que permita garantizar que los datos que reposan en el registro de contadores públicos y el de las personas jurídicas que presten servicios propios de la ciencia contable, sean reales, fidedignos y actualizadas.

PARÁGRAFO TRANSITORIO.  Para el año 2014 el plazo máxima de actualización de información de que trata el presente artículo vence el 30 de junio.

ARTÍCULO 15. Los Contadores Públicos en la información anual de actualización de datos deben reportar: nombres y apellidos completos, documento de identificación, número de tarjeta profesional, dirección de domicilio comercial y de residencia, ciudad, departamento, teléfono fijo y celular, correo electrónico, estudios de posgrado, cargos o actividades de desarrollo profesional.

ARTICULO 16. Las entidades que presten servicios propios de la ciencia contable en la información anual de actualización de datos, deben reportar: razón social, NlT, número de tarjeta registro, dirección de domicilio comercial, nombre completo e identificación del representante legal, ciudad, departamento, teléfono fija y celular, correo electrónico, relación de socios, accionistas o asociados, indicando nombres y apellidos completos, documento de identidad y profesión de cada una de ellos.

ARTICULO 17. Los certificados de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios llevaran la anotación de “El Contador Público o entidad (según sea el caso) no ha cumplido can la obligación de actualizar su registro”, cuando el inscrito no haya cumplido con la obligación de reportar la información actualizada de que trata la presente Resolución.

(Los subrayados son nuestros)

¿Por qué esa necesidad de ponernos a todos a renovar nuestros datos?

Sucede que el último de los “considerandos” de la resolución indica que la Corte Constitucional, mediante varias sentencias de los años 1994 hasta 2010, ha indicado que ciertas profesiones en nuestro país revisten un “riesgo social” y por lo tanto se amerita una “vigilancia superior y el establecimiento de medidas que aseguren a la sociedad que la profesión Contable se ejerza en los más estrictos cánones éticos y legales.”

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En consecuencia, si nos ponen a renovar cada año los datos básicos, con eso se podrá controlar que incluso los contadores que ya fallecieron, o que las sociedades de contadores que ya se hayan liquidado, no puedan seguir figurando como personas o entidades que continúan firmando estados financieros, o expidiendo certificados, etc. Por eso incluso en el art. 22 de la resolución se lee:

“Artículo 22°. La UAE Junta Central de Contadores podrá anular de oficio la inscripción y registro, en personas naturales por muerte del Contador Público y en las Sociedades de Contadores Públicos y demás entidades que presten servicios propios de la ciencia contable, cuando no se esté cumpliendo los requisitos exigidos en las normas que regulan la materia.”

(Los subrayados son nuestros)

En el pasado reciente (ver Circular Externa 0049 de agosto de 2008) la Junta Central pidió a todos los contadores que colaboraran renovando sus datos en la página de Internet de la JCC para poder contar con direcciones actualizadas a las cuales les pudiera hacer llegar comunicados y actuaciones importantes propias de la JCC (como las que se originan por ejemplo en procesos disciplinarios contra un contador o firma de contadores) pero no amenazaba con cancelarnos de oficio la matrícula si no teníamos actualizados esos datos.

Además, esa actualización de datos que había pedido la JCC también le serviría para depurar sus bases de datos en especial con los datos de los contadores que ya hubieran fallecido, pero que sus matrículas seguían vigentes (y con las cuáles se podían seguir haciendo fraudes). Por eso fue que en un comunicado de oct. de 2012 la JCC dice que intentó hacer un cruce de datos con la Registraduria Nacional y los resultados fueron que la Registraduria les reportó 46 números de cédula como “no existentes” y 6.768 número de cédulas como “diferentes de vigente”.

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Así mismo, si mantenemos actualizados todos nuestros datos ante la JCC, eso servirá para que se les comunique mejor a los contadores de procesos tan importantes como la elección virtual cada cuatro años del representante de los contadores ante la JCC y de lo cual, en el caso de las elecciones que se hicieron en noviembre de 2013, fueron muy poquitos los que se enteraron (y todo a pesar de que desde nuestro portal sí hicimos publicidad a ese proceso).

El trámite de actualizar datos no tiene valor

Entonces, bienvenida la tarea de que nos estén controlando mejor cada año para así darle más tranquilidad a toda nuestra profesión contable (de que nadie pueda por ejemplo estar usurpando los datos de un contador fallecido o de una sociedad de contadores ya liquidada). Eso también servirá para mayor tranquilidad de los que utilizan nuestros servicios.

Ahora lo que seguirá es estar pendiente del momento en que la JCC habilite alguna sección especial de su página de Internet y que nos diga con tiempo cómo estaremos haciendo cada año esa actualización de datos. Además, se sobreentiende que ese no será un trámite por el cual se le tenga que cobrar ni a los contadores ni a las empresas de contadores. Lo único que se entiende seguirá siendo un trámite por el cual se paguen derechos ante la JCC es el proceso de inscripciones por primera vez, o las solicitudes de duplicados de las tarjetas, o de certificados de antecedentes disciplinarios (trámites que desde junio de 2013 ya no se realizan en oficinas de Davivienda sino de AV Villas). Los precios de esos trámites para el año 2014 fueron fijados en la Resolución 870 de dic. 30 de 2013.

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Además, la existencia de una parte del portal de la JCC donde se podrán actualizar en cualquier momento los datos de los contadores (para lo cual nos imaginamos existirán claves y contraseñas de seguridad) es algo que incluso, para los que somos personas naturales, conviene que se lo digamos a nuestros cónyuges o alguna otra persona de confianza que nos conozcan, pues de esa forma en caso que fallezcamos (que puede ser cualquier día), ellos den aviso oportuno a la JCC y así nadie pueda usurpar nuestros datos en certificaciones y demás actos propios de un contador.

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  • 12 febrero, 2014
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