ABC de la contratación de aprendices en Colombia

ABC de la contratación de aprendices

La contratación de aprendices en Colombia se formaliza mediante el contrato de aprendizaje, una modalidad laboral especial cuyo objetivo es brindar formación técnica y tecnológica a jóvenes y adultos en diferentes áreas de especialización.

Este es el ABC de la contratación de aprendices en Colombia.

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En este especial te hablaremos de:

El artículo 32 de la Ley 789 de 2002 establece que todos los empleadores de carácter privado que desarrollen cualquier tipo de actividad económica diferente de la construcción y que ocupen quince (15) o más trabajadores, se encuentran obligados a vincular aprendices.

El artículo 21 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025 introdujo cambios significativos en el contrato de aprendizaje del Sena y lo convirtió en una modalidad especial de contrato laboral. Esta modalidad facilita la formación técnica y tecnológica de jóvenes y adultos en diferentes áreas de especialización, a través de la práctica en ambientes reales de trabajo.

El Ministerio del Trabajo publicó la Circular Externa 0083 del 18 de julio de 2025 como instructivo para la implementación del artículo 21 de la Ley 2466 de 2025.

Contrato de aprendizaje laboral cambia con reforma laboral 2025: derechos y obligaciones

Si quieres saber más sobre la implementación del artículo 21 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025, consulta nuestro análisis.

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¿Qué es el contrato de aprendizaje?

El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, a través del cual una persona natural desarrolla una formación teórico-práctica en una entidad autorizada, a cambio de que una empresa patrocinadora proporcione los medios para adquirir la formación profesional, metódica y completa requerida en el oficio, actividad, ocupación o profesión.

El aprendiz podrá desempeñarse en actividades administrativas, operativas, comerciales o financieras propias de la empresa durante un tiempo determinado no superior a tres (3) años. Por estas labores, el aprendiz recibirá un apoyo de sostenimiento mensual que dependerá de la fase en la que se encuentre, ya sea lectiva, práctica o dual.

El contrato de aprendizaje, al ser un contrato laboral especial, implica subordinación referida exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje, mientras que la formación se recibe a título estrictamente personal.

La finalidad del contrato de aprendizaje es facilitar la formación del aprendiz; en dicho contrato intervienen tres partes:

Estudiante o aprendiz: persona natural que desarrolla una formación teórico-práctica.
Empresa patrocinadora: proporciona los medios para que el aprendiz adquiera formación en una profesión u oficio.
Entidad autorizada (Sena u otros): institución o entidad donde el aprendiz se matricula para llevar a cabo su formación.

El contrato de aprendizaje debe constar por escrito y no puede tener una duración superior a tres (3) años; el apoyo de sostenimiento mensual constituye salario en la etapa práctica y dual.

¿Cómo cambia el contrato de los aprendices del Sena con la Ley de reforma laboral 2466 de 2025?

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¿Cómo aplica la reforma laboral a los contratos de aprendizaje vigentes?

Según la Circular Externa 0083 del 18 de julio de 2025:

Los contratos de aprendizaje que estaban vigentes el 25 de junio de 2025, en adelante, comienzan a regirse por la nueva Ley 2466 de 2025, pero solo en lo que suceda a partir de esa fecha.
Los contratos de aprendizaje firmados a partir del 25 de junio de 2025 en adelante se rigen completamente por la Ley 2466 de 2025.

¿Cuál es la jornada laboral de los aprendices?

En la Circular Externa 0083 del 18 de julio de 2025, publicada por el Ministerio del Trabajo, se establecieron límites frente al trabajo suplementario, incluyendo las horas extra, el trabajo nocturno y las labores realizadas en días de descanso obligatorio. En este sentido, durante la etapa práctica a los aprendices se les aplican las disposiciones vigentes sobre la jornada máxima legal.

Adicionalmente, considerando que el contrato de aprendizaje tiene como finalidad principal facilitar la formación del aprendiz en una ocupación o profesión específica, la realización de trabajo suplementario debe considerarse como una medida excepcional, que solo podrá realizarse cuando el ejercicio de la ocupación lo amerite.

En estos casos excepcionales, la empresa deberá asumir el pago del trabajo suplementario conforme a lo dispuesto para la etapa práctica. Esto incluye el reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios de un contrato laboral.

¿Quieres saber más sobre cómo se aplica la reducción de la jornada laboral en la contratación de aprendices?

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¿Cuál es la duración del contrato de aprendizaje?

El contrato de aprendizaje tendrá una duración máxima de tres (3) años, determinados según la duración que establezca el programa curricular respectivo. Por tanto, las prórrogas de los contratos de aprendices procederán bajo esas mismas condiciones.

¿Cómo se calcula el apoyo de sostenimiento de los aprendices?

El apoyo de sostenimiento mensual es un derecho propio del contrato laboral especial de aprendizaje. Tiene categoría salarial y está regulado por el CST. Para su aplicación, prevalecen las normas especiales del artículo 81 del CST sobre las normas generales.

El apoyo de sostenimiento mensual tiene como finalidad cubrir algunos gastos básicos asociados con la formación del aprendiz, como transporte, alimentación y vestuario, entre otros.

Durante la vigencia del contrato, el aprendiz recibirá de la empresa patrocinadora un apoyo de sostenimiento de la siguiente manera:

Apoyo de sostenimiento para aprendices 2026 (Artículos 30 de la Ley 789 de 2002 y 21 de la Ley 2466 de 2025)
Fase lectiva	75 % de un (1) smmlv	$1.313.179
Fase práctica	100 % de un (1) smmlv	$1.750.905

Apoyo de sostenimiento para aprendices 2026 (Artículos 30 de la Ley 789 de 2002 y 21 de la Ley 2466 de 2025)

Fase

Equivalente a:

$1.750.905

(smmlv 2026)

Fase lectiva

75 % de un (1) smmlv

$1.313.179

Fase práctica

100 % de un (1) smmlv

$1.750.905

El valor del apoyo de sostenimiento mensual que recibe el aprendiz no podrá ser fijado ni modificado mediante convenios, contratos colectivos ni laudos arbitrales derivados de negociaciones colectivas.

Además, si el aprendiz es estudiante universitario, el apoyo mensual no podrá ser inferior a un (1) salario mínimo legal vigente, independientemente de si su formación corresponde a un modelo dual o no.

Dependiendo de la etapa en la que se encuentren los aprendices se les reconocerán los siguientes derechos:

Etapa	Reconocimientos
Etapa lectiva	Sistema de Seguridad Social en Salud. Riesgos laborales.
Etapa práctica y dual	Auxilio de transporte. Dotación. Prima de servicios. Cesantías e intereses. Vacaciones. Subsidio familiar. Seguridad social integral: salud, pensión y riesgos laborales.

Etapa

Reconocimientos

Etapa lectiva

Sistema de Seguridad Social en Salud.

Riesgos laborales.

Etapa práctica y dual

Auxilio de transporte.

Dotación.

Prima de servicios.

Cesantías e intereses.

Vacaciones.

Subsidio familiar.

Seguridad social integral: salud, pensión y riesgos laborales.

¿Cuáles son las modalidades del contrato de aprendizaje?

El artículo 2.2.6.3.6 del Decreto 1072 de 2015 señala las diferentes modalidades del contrato de aprendizaje que una empresa patrocinadora puede suscribir según sus perfiles y requerimientos de mano de obra, ya sea a través del Sena o de instituciones educativas autorizadas.

De manera general, se pueden distinguir dos grandes modalidades del contrato de aprendizaje:

La formación teórica y/o práctica de aprendices matriculados en el Sena o en instituciones educativas reconocidas y autorizadas.
Las prácticas de estudiantes universitarios, siempre que estén en el programa curricular o pénsum de la carrera profesional, guarden relación con su formación académica y estén dirigidas a adquirir experiencia y formación práctica empresarial.

El contrato de aprendizaje podrá celebrarse con estudiantes universitarios, siempre que cumplan 24 horas semanales de actividades en la empresa, cursen su semestre de práctica o desarrollen su pénsum académico, y dichas actividades estén relacionadas con su formación.

Además, el Gobierno destinará recursos adicionales del Presupuesto General de la Nación para cubrir contratos de aprendizaje en departamentos como Amazonas, Guainía, Vaupés, Vichada, Guaviare, Chocó, La Guajira, Arauca y Norte de Santander.

Descubre con el doctor Luis Miguel Merino, experto en derecho laboral, cuáles son los principales elementos que definen el estado actual de ambas reformas, así como los escenarios normativos que podrían consolidarse en el corto y mediano plazo.

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¿Qué prácticas y programas no constituyen un contrato laboral de aprendizaje?

De acuerdo con el artículo 2.2.6.3.7 del Decreto 1072 de 2015, no constituyen contratos de aprendizaje las prácticas educativas y los programas sociales o comunitarios:

Las pasantías de los estudiantes universitarios que sean prerrequisito para la obtención del título profesional.
Las prácticas asistenciales y de servicio social obligatorio de las áreas de la salud.
El servicio social obligatorio realizado por los jóvenes que se encuentran cursando los dos (2) últimos grados de educación secundaria.
Las prácticas que se realicen en el marco de programas o proyectos de protección social.

Certificado de prácticas laborales realizadas por el estudiante o pasante

¿Qué empresas están obligadas a contratar aprendices?

Según el artículo 32 de la Ley 789 de 2002, las empresas obligadas a la vinculación de aprendices son las siguientes:

Las empresas privadas, personas naturales o jurídicas, que realicen cualquier tipo de actividad diferente de la construcción y que ocupen quince (15) o más trabajadores.
Las empresas industriales y comerciales del Estado –EICE– y las empresas de economía mixta –SEM– del orden nacional, departamental, distrital y municipal.
Las entidades públicas de cualquier orden, diferentes de las EICE y SEM, pueden vincular aprendices de manera voluntaria.

¿Cuántos aprendices deben vincular las empresas?

Para la determinación del número mínimo obligatorio de aprendices que debe vincular cada empresa, es importante tener en cuenta las siguientes reglas:

Un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de 20.
Las empresas que tengan entre 15 y 20 trabajadores tendrán un (1) aprendiz.

Por ejemplo, si una empresa tiene 52 trabajadores, debe contratar tres (3) aprendices: dos (2) aprendices por los primeros 40 empleados y un (1) aprendiz por los 12 empleados restantes.

Es importante destacar que las empresas que cumplan con el número mínimo obligatorio de aprendices, o aquellas no obligadas a vincularlos, podrán vincular aprendices mediante las modalidades voluntarias de contrato de aprendizaje establecidas en el artículo 168 de la Ley 1450 de 2011.

Lista de chequeo para la revisión del contrato de aprendizaje Sena con la aplicación de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025

¿Qué régimen disciplinario se aplica a los aprendices?

En el contrato especial de aprendizaje, la subordinación del aprendiz se limita exclusivamente a las actividades relacionadas con su formación. Por ello, cualquier medida disciplinaria debe tener un enfoque pedagógico, orientado a apoyar su proceso de aprendizaje en la ocupación o profesión correspondiente.

Esta perspectiva debe reflejarse en el reglamento interno de trabajo y todo procedimiento disciplinario debe ajustarse a lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo, especialmente a lo establecido en su artículo 115, que regula las garantías del debido proceso disciplinario.

¿Qué reglas aplican a las prácticas laborales de adolescentes?

La Circular Interna 0050 de 2026, expedida por el Ministerio del Trabajo, estableció el procedimiento requerido para autorizar las prácticas laborales de adolescentes entre 15 y 17 años y unificó los criterios de actuación para los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social.

Ningún aprendiz menor de 15 años podrá celebrar contratos de aprendizaje, y los adolescentes de entre 15 y 17 años deberán contar con autorización previa del inspector del trabajo y de la seguridad social, de conformidad con el artículo 5 de la Resolución 003546 de 2018 del Ministerio del Trabajo.

Ante el Ministerio del Trabajo se puede solicitar el trámite de “autorización de prácticas laborales para adolescentes a través de medios físicos o digitales”.

Prácticas laborales de adolescentes en Colombia: autorización según la Circular 0050 de 2026.

Amplía tus conocimientos con nuestro editorial.

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¿Qué derechos laborales colectivos tienen los aprendices?

La libertad sindical, consagrada en el artículo 39 de la Constitución Política de Colombia y reforzada por el artículo 53 mediante el bloque de constitucionalidad (incluyendo los convenios 87 y 98 de la OIT), así como por el artículo 19 del Código Sustantivo del Trabajo, garantiza a los trabajadores tres derechos fundamentales:

Asociación sindical.
Huelga.
Negociación colectiva.

El Decreto 223 de 2026 estableció expresamente que los aprendices gozan de estos derechos durante la fase práctica del contrato de aprendizaje o durante toda la formación dual. En consecuencia, pueden afiliarse o no a una organización sindical, participar en actividades sindicales, intervenir en procesos de negociación colectiva y ejercer el derecho de huelga, siempre que se cumplan las condiciones y restricciones previstas en la Constitución Política y la legislación laboral.

Sin embargo, existe una limitación particular: el apoyo de sostenimiento mensual no puede ser modificado, incrementado ni regulado mediante convenciones colectivas, pactos colectivos o laudos arbitrales derivados de una negociación colectiva. Su valor continúa determinado por las reglas especiales del contrato de aprendizaje.

Aprendices Sena y reforma laboral: puntos a tener en cuenta del Decreto 223 de 2026.

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¿Cómo se reporta el contrato de aprendizaje ante el Sena?

Tanto los contratos de aprendizaje que cumplen con la cuota obligatoria (también llamada cuota regulada) como los que se celebran de forma voluntaria deben seguir registrándose ante el Sena. Este procedimiento se realiza a través de las regionales de la entidad y mediante el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA).

[Modelo] Contrato de aprendizaje

¿Qué entidades son competentes para regular el contrato de aprendizaje?

El Ministerio del Trabajo es la entidad competente para regular todo lo relacionado con el contrato de aprendizaje, incluidas las condiciones de ejecución y las funciones de inspección, vigilancia y control, conforme a lo establecido en el CST.

A su vez, el Sena es responsable de los asuntos relacionados con la cuota de aprendizaje obligatoria, también llamada cuota regulada, y su monetización, velando porque las empresas cumplan con esta obligación conforme a la normativa vigente.

¿Los aprendices tienen la calidad de trabajadores oficiales?

La Ley 2466 de 2025 introdujo una nueva modalidad de contrato laboral: el contrato especial de aprendizaje. Esta forma de vínculo, aunque laboral y a término fijo, no otorga al aprendiz la calidad de trabajador oficial, que está sujeta a una regulación especial a cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública.

¿En qué obligaciones institucionales se cuentan los aprendices?

Los aprendices en etapa práctica se consideran incluidos, para efectos normativos, en asuntos como la cuota de empleo para personas con discapacidad, la participación en el Copasst y el comité de convivencia laboral.

La Circular Externa 0083 de 2025 establece que los aprendices en etapa práctica deben contarse para efectos de:

Cuota de empleo para personas con discapacidad.
Participación en el Copasst.
Comité de Convivencia Laboral.

La Circular 0083 aclara cómo aplicar los cambios en el contrato de aprendizaje

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¿Cómo se calcula la cuota de aprendices en las empresas de servicios temporales EST?

Las empresas de servicios temporales (EST) son aquellas que contratan la prestación de servicios con una empresa usuaria o tercero beneficiario para colaborar temporalmente en el desarrollo de sus actividades a través del suministro de trabajadores en misión contratados por la EST.

La EST tiene la calidad de empleadora de dos clases de trabajadores:

Trabajadores de planta: son los trabajadores que desarrollan su actividad en las instalaciones y dependencias de la EST y se dedican al suministro temporal de personal.
Trabajadores en misión: son aquellos que la EST envía a la empresa usuaria para cumplir la obra, tarea o servicio contratado.

De conformidad con el artículo 1 del Decreto 3769 de 2004, para determinar la cuota de aprendices en las EST solo se considera el número de trabajadores de planta. Los trabajadores en misión se excluyen del cálculo porque no desarrollan la actividad económica propia de la EST.

Por ejemplo, si una EST tiene 40 trabajadores de planta y 60 trabajadores en misión, solo debe contratar dos (2) aprendices, con base únicamente en el número de trabajadores de planta (1 aprendiz por cada 20 trabajadores).

[Matriz en Excel] Costos de contratación aprendiz Sena: antes y después de la reforma laboral 2025

¿Cómo funciona la monetización de la cuota de aprendizaje?

El artículo 23 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025 modificó el artículo 34 de la Ley 789 de 2002 así:

Las empresas obligadas a cumplir la cuota de aprendizaje tendrán que cancelar al Sena un valor mensual que corresponderá a uno punto cinco (1,5) salarios mínimos legal mensual vigente (smmlv) por cada aprendiz que no contraten. En caso de que la monetización sea parcial, esta será proporcional al número de aprendices que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.

Si una empresa obligada a cumplir con la cuota de aprendizaje opta por no contratar aprendices, deberá, en su defecto, cancelar al Sena una cuota monetaria mensual que puede ser:

Monetización total: cuando la empresa no contrate ningún aprendiz, deberá pagar la monetización por cada uno de los aprendices que está obligada a contratar.
Monetización parcial: ocurre cuando, por ejemplo, el empleador tiene la obligación de contratar cinco (5) aprendices, pero solo contrata tres (3). En este caso, le corresponde pagar la cuota de monetización por los dos (2) aprendices restantes.

La cuota de aprendizaje se calcula de conformidad con el artículo 33 de la Ley 789 de 2002, considerando las siguientes reglas:

La determinación del número mínimo obligatorio de aprendices se hará en razón de un (1) aprendiz por cada veinte (20) trabajadores y uno (1) adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte (20).
Además, las empresas que tengan entre quince (15) y veinte (20) trabajadores tendrán un (1) aprendiz (ver el artículo 33 de la Ley 789 de 2002 que no fue modificado por la reforma laboral 2025).
Si la empresa tiene entre 15 y 20 trabajadores, deberá contratar un (1) aprendiz.
Si la empresa tiene más de 20 trabajadores, deberá contratar un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte.

Por ejemplo, si una empresa obligada a contratar aprendices del Sena tiene 210 trabajadores de planta, ¿cuántos aprendices debe vincular?

El cálculo es el siguiente:

Número mínimo obligatorio de aprendices
Número total de trabajadores / 20

210 ÷ 20 = 10,5

Diez grupos completos y una fracción de diez; por tanto, corresponden 11 aprendices.

En el ejemplo anterior, la empresa que cuenta con 210 empleados de planta está obligada a contratar 11 aprendices del Sena.

Si la misma empresa opta por no contratar aprendices, deberá pagar la cuota de monetización que se calcula así:

Cálculo de la cuota de monetización
Número total de aprendices no contratados × (1,5 × 1 smmlv)

11 × (1.750.905 × 1,5) = 28.889.932

El valor total mensual de la cuota de monetización que deberá pagar la empresa del ejemplo anterior, por no contratar a los 11 aprendices del Sena que debía vincular, es de $28.889.932.

Si la misma empresa decide contratar solo 8 aprendices de los 11 que debe vincular, deberá hacer el cálculo anterior, así:

Cálculo de la cuota de monetización
Número total de aprendices no contratados × (1,5 × 1 smmlv)

3 × (1.750.905 × 1,5) = 7.879.072

El valor total mensual de la cuota de monetización parcial que deberá pagar la empresa del ejemplo anterior, por no contratar a 3 de los 11 aprendices del Sena que debía vincular, es de $7.879.072.

No dudes en consultar nuestro análisis ¿El costo de pagar la monetización es menor que el costo de contratar un aprendiz en 2026?

[Calculadora] de monetización total y parcial de la cuota de aprendizaje Sena antes y después de la reforma laboral 2025

Calculadora de monetización de la cuota de aprendizaje

La monetización es una alternativa que permite a las empresas obligadas a contratar aprendices pagar una cuota mensual al Sena de 1,5 smmlv según el artículo 23 de la Ley 2466 de 2025. A cambio de no vincular directamente a los aprendices, este pago puede ser total o parcial según corresponda.

Para calcular la monetización de la cuota de aprendizaje se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

En el campo de número total de trabajadores de la empresa, ingresa únicamente el número de trabajadores de planta.
En el campo de número total de aprendices actualmente vinculados a la empresa, ingresa el número de aprendices contratados, si no hay ninguno pon 0.
En el campo de días que se monetizan por cada aprendiz, debes ingresar 30 días.

Valor de SMMLV del año en curso	$ 1.750.905
Si se va a monetizar el mes completo, se debe ingresar 30 días en la info del mes, aunque el mes en particular tenga un número de días diferente, por ejemplo, febrero que tiene 28 o 29 días y diciembre que tiene 31 días.
Las empresas obligadas a cumplir la cuota de aprendizaje tendrán que cancelar al Sena un valor mensual que corresponderá a 1,5 smmlv por cada aprendiz que no contraten.

Número total de trabajadores de la empresa
Número total de aprendices actualmente vinculados a la empresa *
* Si se desea calcular la monetización total, deje este valor en cero.
Días que se monetizan por cada aprendiz
Procesando ...

¿Cómo se destinan los recursos de la monetización de la cuota de aprendizaje?

El artículo 23 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025 estableció que el 25 % de los recursos recaudados por concepto de la monetización se destinará a apoyos económicos para los aprendices del Sena, con el fin de promover su permanencia en la formación.

Estos apoyos serán de hasta un (1) salario mínimo mensual vigente y se priorizará a aprendices en situación de pobreza, vulnerabilidad y alto riesgo de deserción.

Otro 25 % se invertirá en ampliar la cobertura de programas técnicos, tecnológicos y de formación para el trabajo dirigidos a jóvenes rurales, mediante el fortalecimiento de la presencia territorial del Sena. Para ello, se podrán firmar convenios con instituciones rurales, entes territoriales y organizaciones comunitarias, con el fin de llevar la formación directamente a los territorios y evitar el desplazamiento hacia las ciudades.

El 50 % restante de estos recursos se destinará a financiar proyectos del Fondo Emprender, administrado por el Sena. Este fondo priorizará iniciativas, unidades productivas y planes de negocio presentados por asociaciones de aprendices, egresados, campesinos y personas vinculadas a la economía popular. Además, se podrán recibir recursos adicionales de entidades públicas a través de convenios de cofinanciación o inversión.

Finalmente, el Sena deberá presentar anualmente un informe a las comisiones séptimas del Congreso y remitir copia a la Contraloría General de la República, detallando la asignación y los beneficiarios de estos recursos.

5 ventajas para las empresas de monetizar la cuota de aprendices del Sena

No dejes que se te escape ningún detalle consultando nuestro análisis.

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¿Cómo afiliar a los aprendices al sistema de seguridad social integral?

Durante la vigencia del contrato de aprendizaje, la empresa patrocinadora tiene la obligación de afiliar al aprendiz y efectuar el pago de los aportes al sistema de seguridad social, de la siguiente manera:

Base de 1 smmlv ($1.750.905 para el 2026).

Durante la fase lectiva, el aprendiz estará cubierto por el sistema de salud y riesgos laborales; el empleador deberá asumir el 100 % de la cotización.

La cotización del 12,5 % estará a cargo, en su totalidad, de la empresa patrocinadora y se calculará sobre la base de 1 smmlv. El porcentaje de cotización a la ARL dependerá del nivel de riesgo de la empresa y de las actividades del aprendiz; variará entre el 0,522 % y el 6,96 %.

Durante la fase práctica o dual, el aprendiz estará afiliado a los sistemas de salud, pensiones y riesgos laborales. Para el pago de la seguridad social, se asimila a un trabajador dependiente, con aportes compartidos entre el empleador y el aprendiz.

Concepto	Porcentaje de cotización	Aporte empleador	Aporte aprendiz
Aporte a salud	12,5 %	8,5 %	4 %
Pensión	16 %	12 %	4 %
Riesgos laborales (nivel I)	0,522 %	100 %	0%

Los aprendices no aportan al Sena ni al ICBF.

¿Cómo reportar en la Pila los aportes a seguridad social de los aprendices?

En la Circular Externa 0083 del 18 de julio de 2025, publicada por el Ministerio del Trabajo, se estableció que a partir del 1 de agosto de 2025 las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral de los aprendices deben reportarse en la Pila, así:

Aprendices en etapa lectiva:

Tipo de aportante: 1 – Empleador.
Tipo de cotizante: 19 – Aprendiz en etapa productiva.
Tipo de planilla: E – Empleados.

Aprendices en etapa productiva o formación dual:

Tipo de cotizante: 1 – Dependiente.
Tipo de planilla: E – Empleados.
Reporte en campo “Exonerado aporte patronal en salud, Sena e ICBF” si aplica.

Este procedimiento se mantendrá vigente hasta que el Ministerio de Salud y Protección Social emita el acto administrativo que defina los ajustes correspondientes en la planilla integrada de liquidación de aportes –Pila–.

Importante: las cotizaciones se reportarán así para las tres etapas (lectiva, productiva y dual), siempre que el período de cotización a salud corresponda al mes de agosto de 2025 en adelante, y para los otros subsistemas al mes de julio de 2025 en adelante.

Según el Radicado 2025310001925691 del Ministerio de Salud y Protección Social, se aclara que, al realizar el cambio del tipo de cotizante 12 – Aprendiz en etapa lectiva a 19 – Aprendiz en etapa productiva, los operadores de información no deben exigir a los aportantes el reporte de la novedad de ingreso al Sistema General de Riesgos Laborales.

Asimismo, al cambiar de 19 – Aprendiz en etapa productiva a 1 – Dependiente, no se debe solicitar el reporte de ingreso al Sistema General de Pensiones ni al Subsidio Familiar.

Esto se debe a que la Pila ya está parametrizada para que los aportantes reporten las novedades de ingreso únicamente en los subsistemas donde exista obligación de cotización según el tipo de cotizante. Además, la afiliación a dichos subsistemas debe realizarse a través del formulario correspondiente de afiliación y reporte de novedades.

¿Cómo afiliar aprendices al sistema de seguridad social?

Conoce la nueva planilla para el pago de aportes a seguridad social de los aprendices consultando nuestro análisis.

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¿Qué sanciones aplican por incumplir la cuota de aprendizaje o su monetización?

El Sena tiene la facultad para imponer sanciones a los empleadores que incumplan con la vinculación o monetización de la cuota mínima de aprendices. LaEl Sena tiene la facultad para imponer sanciones a los empleadores que incumplan la vinculación o la monetización de la cuota mínima de aprendices. La cancelación de la multa por incumplimiento de la obligación de contratar aprendices no exime a la empresa patrocinadora del cumplimiento de la obligación principal incumplida ni del pago de la monetización de la cuota de aprendizaje.cancelación de la multa por incumplimiento de la obligación de contratar aprendices no exime a la empresa patrocinadora del cumplimiento de la obligación principal incumplida o el pago de la monetización de la cuota de aprendizaje.

Cuando el empleador decide contratar aprendices e incumple la obligación, incurrirá en las siguientes multas:

Multa de 19,73 UVT por cada contrato de aprendizaje incumplido, liquidados mensualmente o por fracción de mes.
Cuando el apoyo de sostenimiento en etapa práctica sea del 100 % de 1 smmlv, la multa será de 26,31 UVT.

Por otra parte, cuando el empleador decide monetizar la cuota de aprendizaje e incumple, el monto adeudado corresponderá al valor dejado de pagar por ese concepto y dará lugar al pago de intereses moratorios diarios con la tasa máxima prevista por la Superfinanciera. Estos intereses deberán liquidarse hasta la fecha en que se realice el pago correspondiente.

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