Contrato de coworking: estos son los aspectos que debes conocer para su correcta contabilización


Contrato de coworking: estos son los aspectos que debes conocer para su correcta contabilización

El CTCP se ha pronunciado sobre la contabilización del contrato de coworking, para lo cual, en primer lugar, debe identificarse si el contrato es en sí mismo (o contiene) un arrendamiento de acuerdo con los requerimientos de la NIIF 16.

Conoce los detalles en este editorial.

El coworking, que podría traducirse como “cotrabajo”, corresponde a un espacio de trabajo compartido donde los profesionales pueden desarrollar sus labores, ya sea de forma individual o conjunta.

Las empresas que se dedican a prestar el servicio de coworking son las que alquilan sus espacios a personas naturales o jurídicas para que puedan desarrollar su trabajo. Esta modalidad incluye un contrato de prestación de servicios.

Este término se ha popularizado gracias a que los profesionales que usan coworking han encontrado númerosas ventajas, como las que mencionaremos a continuación:

  • Espacio de trabajo a bajo costo, dado que es una opción más económica y equipada que el alquiler y sostenimiento de una oficina.
  • Flexibilidad, ya que estos espacios suelen contar con distintos planes para adaptarse a las necesidades del solicitante: uso por unas horas, salas de reuniones, etc.
  • Posibilidad de hacer networking, pues estos espacios propician la creación de una red de trabajo.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública se ha pronunciado acerca del tratamiento contable para esta modalidad de trabajo, tema que tratamos a continuación.

Aspectos contables del contrato de coworking

Un punto significativo que debe tratarse en primer lugar es definir si el contrato es (o contiene) un arrendamiento de acuerdo con la NIIF 16; de no ser así, el tratamiento contable del coworking estará dentro del alcance de otro Estándar Internacional.

Como se mencionó, las empresas que prestan el servicio de coworking realizan alquiler de espacios a terceros para que desarollen una actividad por un contrato de prestación de servicios. Al respecto, el CTCP señala en el Concepto 0279 del 17 de junio de 2022 algunas indicaciones para el tratamiento contable de las empresas que prestan este servicio.

Para identificar si un contrato es o contiene un arrendamiento deben seguirse las instrucciones de los párrafos B9 a B33 de la NIIF 16, contenida en el DUR 2420 de 2015.

“Para identificar si un contrato es un arrendamiento o contiene un arrendamiento debe evaluarse si transfiere el control del uso de un activo”

Según el apéndice A de la NIIF 16, un arrendamiento es un contrato o la parte de un contrato que transmite el derecho a utilizar un activo (activo subyacente) por un período de tiempo a cambio de una contraprestación (consulta nuestro editorial Requisitos para el reconocimiento de arrendamientos bajo los lineamientos de la NIIF 16).

Para identificar si un contrato es un arrendamiento o contiene un arrendamiento debe evaluarse si transfiere el control del uso de un activo identificado por un período de tiempo.

De acuerdo con el párrafo B13 de la NIIF 16:

Un activo se identifica habitualmente por estar explícitamente especificado en un contrato. Sin embargo, un activo puede también identificarse por estar implícitamente especificado en el momento en que el activo está disponible para su uso por el cliente.

La siguiente infografía contiene aspectos clave que deben tenerse en cuenta en esta identificación:

Ahora bien, en caso de que el arrendamiento no constituya un arriendo, sino un subarriendo, la entidad clasificará el subarrendamiento como un arrendamiento financiero o un arrendamiento operativo, según lo indica el CTCP.

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Separación de los componentes de un contrato

Un contrato puede incluir componentes que no constituyan arrendamiento, tal es el caso, por ejemplo, de un contrato de coworking que tiene los siguientes componentes:

  • Componente de arrendamiento: monto por alquiler del espacio.
  • Componente de no arrendamiento: monto por gastos en los que incurre el arrendamiento.

De acuerdo con el Estándar Internacional, un aspecto importante por considerar es que la entidad contabilizará cada componente del arrendamiento dentro del contrato de forma separada de los componentes que no constituyen un arrendamiento.

Coworking identificado como arrendamiento

En el siguiente ejemplo identificaremos si un contrato de coworking corresponde a un arrendamiento:

La empresa Tu Espacio Increíble alquila sus instalaciones a profesionales de diversas empresas para el desarrollo de sus actividades.

La empresa Solvencia 2.0 emplea a un profesional de marketing y dos analistas de datos, para lo cual suscribe un contrato para que dichos profesionales usen las instalaciones de Tu Espacio Increíble como lugar de trabajo.

El contrato de prestación de servicios tiene las siguientes cualidades:

  1. El contrato indica que por un determinado monto mensual y por un período de 4 años los empleados de Solvencia 2.0 podrán usar sus instalaciones y equipos de la siguiente manera:
  • Oficinas 8 y 9: dispuestas para los analistas de datos.
  • Oficina 11: dispuesta para el profesional de marketing.
  1. Además, se especifica que cualquier empleado de Solvencia 2.0 podrá utilizar las instalaciones del coworking cuando lo requiera, siempre y cuando se cuente con las oficinas acordadas disponibles.

De acuerdo con lo expuesto, el contrato realizado es un arrendamiento porque el contrato transfiere a Solvencia 2.0 un control sobre 3 oficinas de las instalaciones del coworking. El control de este contrato está representado en que las oficinas acordadas no podrán ser utilizadas por un profesional que no pertenezca a Solvencia 2.0.

Adicionalmente, esta empresa tiene el derecho sobre los beneficios económicos resultado del trabajo realizado por los profesionales en las instalaciones del coworking. Por otro lado, Solvencia 2.0 tiene el derecho a decidir que las oficinas sean utilizadas por uno de sus empleados diferentes a los inicialmente acordados en el contrato.

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