Control de calidad en la profesión: ¿Cómo establecer la política?

Para contar con un sistema de control de calidad apropiado en la profesión es necesario seguir ciertos pasos; aunque el proceso y los pasos a seguir pueden variar dependiendo del tipo de firma, lo importante es aplicarlos adecuadamente para dar cumplimiento a la NICC 1.

Si bien es cierto que la aplicación de la NICC 1 resulta más exigente para las firmas que prestan servicios, en nuestro caso, a entidades del Grupo 1 y a las grandes que hacen parte del 2, esto no significa que, como lo indicamos anteriormente, no sea necesario establecer para todas las firmas una política de control de calidad, que debe reflejarse en un manual formal.

Empecemos por mencionar brevemente las diferencias básicas entre las exigencias para los dos tipos de firmas, que se observan en la siguiente tabla:

Estas diferencias no impiden que, en lo esencial, en ambos casos haya que contar con los mismos elementos básicos de control de calidad, que como ya lo hemos indicado antes, deben aplicarse sobre las dos materias principales:

• La estructura de la firma.
• Los encargos o contratos.

Control de calidad sobre la estructura

El control de calidad sobre la estructura está intrínsecamente relacionado con la gestión de la firma. El documento preparado por IFAC “Guide to Practice Management for Small- and Medium-Sized Practices” es un apoyo muy interesante para la gestión de una firma de contadores públicos. Según este documento, la gestión de una firma debe contener los siguientes elementos:

• Planeación estratégica.
• Definición del modelo de negocio.
• Elementos para el desarrollo y crecimiento.
• Administración del personal.
• Tecnología.
• Gestión de las relaciones con clientes.
• Gestión del riesgo.
• Planeación de la sucesión

Ahora bien, es importante recordar que también existe una relación estrecha entre la gestión de la calidad, el control de calidad y la ética profesional. Estos tres sistemas son interdependientes y no es posible aplicar apropiadamente alguno sin los otros.

Los principios éticos (integridad, objetividad, competencia y diligencia, confidencialidad y comportamiento profesional) son de obligatoria aplicación, no solo por los responsables de la firma, sino por todo el personal vinculado a ella, bien sea como empleados o como contratistas.

En consecuencia, para llegar a contar con un sistema de control de calidad apropiado, debe tener en cuenta, por lo menos, los siguientes pasos:

• Definir la planeación estratégica de la firma (misión, visión, valores, objetivos estratégicos, determinación de la estructura). No necesariamente una firma requiere contar con personal contratado directamente e instalaciones físicas costosas. Se trata de servicios profesionales, en los cuales lo que prima es la calidad y la ética en la prestación de ellos y no la planta física. Algunos colegas exitosos han logrado construir firmas reputadas, contando con una red de profesionales independientes confiables, comprometidos, éticos y de alta calidad, que prestan sus servicios en función de las necesidades de los contratos obtenidos. Otros preferirán contar con planta propia y una sede física. Sea como fuere la estructura, los principios aplicables son los mismos, y los requerimientos similares. Lo importante es que el modelo utilizado permita garantizar el nivel de calidad requerido de acuerdo con las circunstancias.
• Establecer un manual de ética y de control de calidad. Aunque los estándares establecen los requerimientos que deben cumplir los profesionales, muchos asuntos de detalles deben estar consignados en manuales formales (por ejemplo, ¿pueden o no aceptarse invitaciones de clientes? ¿cómo deben ser las relaciones entre miembros de la firma? ¿a qué clientes se les va a hacer revisión de control de calidad? ¿cómo se va a efectuar el seguimiento del control de calidad?, entre otros asuntos).
• Elegir las personas apropiadas. Esto implica procedimientos formales de reclutamiento, selección, entrenamiento, capacitación, remuneración y evaluación.
• Contar con estrategias definidas de búsqueda de clientes. Esto depende de los servicios que se quieren ofrecer, del mercado que se quiere alcanzar, de las fortalezas técnicas de los socios, de la forma de operar (independiente o en red), entre otros factores.
• Estandarizar procedimientos. En especial, la configuración de las propuestas de servicios por tipo de actividad y los formularios para gestión de la firma y desarrollo de los trabajos.
• Establecer políticas de aceptación y retención de clientes. Este elemento está relacionado con el riesgo profesional, un elemento de alta sensibilidad en el ejercicio.
• Establecer el modelo técnico de auditoría de la firma. Enfoque de la planeación, metodología de documentación, modelo de informes, etc.
• Controlar el desempeño. A menudo la falta de tiempo es un aspecto que impide la supervisión efectiva, dejando en muchos casos la toma de decisiones importantes de auditoría en manos de personas sin suficiente conocimiento o experiencia o ignorando errores u omisiones en el desarrollo del trabajo.
• Establecer los asuntos sobre los cuales se debe efectuar revisión de control de calidad. Evaluar la política, la aplicación del manual y los encargos sobre los que se efectúan control de calidad.
• Emisión de informes y dictámenes. Todos los procedimientos anteriores terminan en el resultado final de todo trabajo de aseguramiento: la emisión del informe o del dictamen, en el caso del revisor fiscal. El informe debe cerrar el ciclo planeación-ejecución-documentación- memorandos-informe.
• Inspección y seguimiento. Alguien tiene que encargarse de revisar que se hayan aplicado las políticas. Esto es diferente a la revisión de control de calidad, que debe ser independiente de quien ejecute y responda por el trabajo.

Por supuesto, este es un proceso en el cual algunos colegas podrían imaginar pasos adicionales u opinar que unos no irían como pasos independientes. Pero si se siguen, se puede garantizar que la firma dará cumplimiento a la NICC 1.

Luego ampliaremos las actividades principales del control de calidad sobre los encargos.

1 Guía para la Gestión Práctica de Pequeñas y Mediana Firmas. Este documento puede obtenerse gratuitamente en www.ifac.org

Daniel Sarmiento P.
Socio Director Audit and Consulting Services SAS-SMS Colombia Expresidente JCC y exconsejero CTCP
Audit and Consulting Services S.A.S • SMS Bogotá
Dirección postal: Cra. 78 # 17-55 Oficina 402
PBX: 5717042904.

*Exclusivo de Actualícese.com

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