Control de Calidad para firmas que desempeñan auditorías – Primera Parte – Auditool

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  • Publicado: 21 julio, 2010

El trabajo de auditoría de estados financieros hace necesario que los auditores establezcan políticas y procedimientos que les permitan realizar trabajo de alta calidad.

De acuerdo con la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC) vigente a partir del 15 de diciembre de 2009 se ha definido el siguiente objetivo:

Objetivos

La firma debe establecer y mantener un sistema  de control de calidad que le proporcione una seguridad razonable que:

1) La firma y su personal cumplen con las normas profesionales y los requisitos legales y regulatorios aplicables; y

2) Los informes emitidos por la firma o los socios del trabajo son apropiados en las circunstancias

La NICC define 6 elementos fundamentales dentro del Control de Calidad de las firmas de auditoría, ellos son:

1) Responsabilidad de los líderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma

2) Requisitos éticos relevantes

3) Aceptación de retención de las relaciones profesionales con los clientes y trabajos específicos

4) Recursos humanos

5) Desempeño del trabajo

6) Monitoreo

1) Responsabilidad de los líderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma

Hoy día, más que nunca, el deber de las firmas es demostrar y vivir bajo un comportamiento ético, lo cual sin duda  contribuirá a crear y fortalecer las relaciones de negocio con sus clientes,  incrementando la confianza de los distintos usuarios de los servicios de asesoría, así como de la información financiera.

Los líderes de la firma son los principales responsables de que los trabajos que se realizan cumplan con los estándares de calidad establecidos. Para tal efecto, los líderes deben asegurarse que existan políticas y procedimientos diseñados para promover una cultura basada en el reconocimiento de que la calidad es esencial al realizar un trabajo.

Además, es necesario que se asigne a algún miembro de la firma al desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos de control de calidad. Los líderes de la firma deben asegurarse que las políticas y procedimientos de calidad se comunican y están accesibles a todos los miembros de la firma.

A continuación se presenta una breve descripción de los componentes del sistema de control de calidad y las políticas que se deben establecer:

Requisitos profesionales.

Deben observarse los principios de independencia, integridad, objetividad, confidencialidad y conducta profesional.

Competencia y habilidad.

El personal debe tener estándares técnicos y competencia profesional requeridos para cumplir sus responsabilidades.

Asignación

El trabajo debe ser asignado a personal que tenga cierto grado de entrenamiento técnico y eficiencia  requeridos para las circunstancias.

Delegación.

Deberá haber dirección, supervisión y revisión del trabajo a todos los niveles para proporcionar certeza razonable de que el trabajo efectuado cumple las normas de calidad adecuadas.

Consultas.

Cada vez que sea necesario, se consultará dentro o fuera de la firma, con aquellos que tengan la experiencia y conocimientos apropiados.

Aceptación y retención de clientes.

Debe realizarse una evaluación de los clientes prospecto y una revisión sobre una base de datos continúa de los clientes existentes y se considerará la capacidad e independencia de la firma para dar el servicio al cliente en forma apropiada y la integridad de la administración del cliente.

2) Requisitos éticos relevantes

De acuerdo con la NICC 1, la firma deberá establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que la misma y su personal cumplen con requisitos éticos relevantes.

Las NIIC se enfoca en tres aspectos de especial atención para la realización de trabajos de auditoría

1) Independencia

2) Conflictos de Intereses

3) Confidencialidad

Independencia

La independencia es la capacidad que tiene un auditor de realizar su trabajo con integridad y objetividad. El auditor debe ser y parecer independiente durante la ejecución de su trabajo.

La firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para asegurar que el personal que ejecuta el trabajo es totalmente independiente. De acuerdo con la NICC. Por lo menos una vez al año, la firma debe obtener confirmaciones por escrito del cumplimiento de sus políticas y procedimientos sobre independencia por parte de todo el personal que, conforme a los requisitos de ética relevantes, deba ser independiente. Este tipo de confirmaciones normalmente se debe realizar por cada proyecto y la responsabilidad de su cumplimiento estará en cabeza del socio a cargo del trabajo

Para desarrollar un trabajo efectivo el Auditor debe gozar de total independencia.

No son buenas prácticas:

  • Que el auditor o sus familiares cercanos entablen o mantengan relaciones comerciales con clientes, accionistas, o el personal de los clientes.
  • Que el auditor o sus familiares cercanos establezcan o mantengan algún tipo de interés financiero en el cliente auditado. Ejemplo: Acciones.
  • Aceptar obsequios o favores que puedan afectar la objetividad del auditor
  • Tener familiares empleados en el  cliente que puedan tener influencia significativa sobre los estados financieros que vamos a auditar (Ej. Contador)
  • Establecer o mantener algún tipo de relación personal con algún funcionario del cliente que pueda tener influencia significativa sobre los estados financieros (Ej. Tesorero)
  • Que el auditor acepte o mantenga cargos directivos dentro de su cliente
  • Prestar otro tipo de servicios que estén relacionados con los estados financieros (Ser juez y parte), tales como: Outsourcing contable, auditoría interna, servicios actuariales, valuaciones, diseño e implementación de sistemas, reclutamiento de profesionales, entre otros. etc.
  • Asumir responsabilidades gerenciales en el cliente
  • Actuar como funcionario del cliente y/o hacer parte de su nómina
  • Tomar decisiones significativas que son responsabilidad de la administración de la compañía
  • Haber sido empleado del cliente en los últimos dos años
  • Entre otras.

En los casos en donde se identifique algún tipo de conflicto la firma podrá pedir a los miembros del equipo del compromiso (incluyendo al socio del compromiso) que tomen las medidas necesarias para eliminar o reducir cualquier amenaza a la independencia a un nivel aceptable mediante la aplicación de salvaguardas apropiadas. Estas medidas pueden incluir las siguientes:

  • Dejar de ser miembro del equipo del proyecto;
  • Descontinuar o modificar los tipos de trabajo o servicios específicos que se realicen en un compromiso;
  • Vender una inversión financiera de la que sean propietarios;
  • Descontinuar o cambiar la naturaleza de las relaciones personales o de negocios con clientes;
  • Presentar el trabajo a otros socios y personal profesional para revisión adicional; y
  • Tomar otras medidas razonables que sean apropiadas a las circunstancias.

Rotación de Personal en Compromisos de Auditoría de Entidades Listadas

Cuando el cliente de auditoría sea una entidad listada (1) y el socio del compromiso o el revisor de control de calidad del compromiso trabaje con el cliente durante un período previamente definido, normalmente no más de siete años, no podrá participar en el compromiso hasta que pase otro período que, por lo general, es de dos años.

Sin embargo, en ciertas circunstancias puede haber un cierto grado de flexibilidad, como cuando la permanencia del individuo en el compromiso de auditoría sea de especial importancia. Las circunstancias bajo las cuales no se recomendaría o exigiría la rotación, deben ser poderosas.

En todo caso, cuando no se cambia al individuo después de dicho período previamente definido, deben aplicarse salvaguardas equivalentes para reducir cualquier amenaza a un nivel aceptable. Dichas salvaguardas pueden incluir la revisión del trabajo por un contador externo a la firma o alguien de la firma que no esté asociado con el equipo del compromiso, o bien, la asesoría necesaria.

Rotación de personal en compromisos de auditoría de entidades no listadas

Tratándose de entidades no listadas, si se considera que la rotación es necesaria, el socio o miembro del personal profesional responsable de asuntos de independencia identificará el reemplazo, especificando el período durante el cual no participará el individuo en la auditoría de la entidad y otras salvaguardas necesarias para cumplir otros requisitos relevantes.

Conflictos de Intereses

Los conflictos de intereses son aquellas situaciones en las que el juicio del auditor, tiende a estar indebidamente influenciado por un interés secundario, de tipo generalmente económico o personal.

En muchos casos pueden surgir conflictos de intereses. Por ejemplo, cuando un socio o un miembro del personal profesional representa a dos clientes, uno como parte compradora y otro como parte vendedora en la misma transacción, o si está ayudando a un cliente a contratar a una persona para un puesto de dirección y el socio o miembro del personal profesional sabe que el cónyuge de un miembro de la firma está solicitando el puesto.

Los conflictos de intereses pueden surgir a nivel de la firma o de los socios o el personal profesional.

En los casos en donde se identifiquen conflictos de intereses la firma o sus miembros deberán tomar las acciones señaladas cuando se presentan amenazas de independencia.

Confidencialidad

Todos los socios y personal profesional deben proteger y mantener la confidencialidad de la información del cliente que deba mantenerse confidencial y protegida conforme a las leyes en vigor y lo dispuesto por las autoridades reglamentarias, la Sección 140 del Código de la IFAC, las políticas de la firma y las instrucciones específicas del cliente o convenios con el mismo.

La información del cliente que se obtenga durante un compromiso debe usarse o revelarse únicamente en relación con el fin para el que se obtuvo.

La firma puede cumplir estas obligaciones de las siguientes formas.

  • Nombrar a una persona como responsable de la definición, implementación y seguimiento al cumplimiento de las políticas de confidencialidad.
  • Por lo menos una vez al año, la firma debe obtener una declaración de confidencialidad por parte de todo el personal de la firma y se recomienda que esta documentación se conserve en los archivos de personal.
  • Comunicar las políticas de confidencialidad a todo el personal de la firma mediante  los diferentes medio.
  • Contar con una infraestructura necesaria que permita conservar, catalogar y recuperar información tanto en forma electrónica como impresa y protegerla contra acceso no autorizado o uso inapropiado.

Aquí finalizamos la primera parte de este artículo. En nuestra próxima entrega, continuaremos con este tema

Hasta pronto,

Equipo Auditool
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Bogotá D.C. / Colombia
info@auditool.org
www.auditool.org

(1) Entidad listada – Cualquier entidad cuyos valores, acciones, o títulos de deuda, se cotizan o están listados en una bolsa de valores reconocida, o se negocien conforme a los reglamentos de una bolsa de valores reconocida u otro organismo equivalente.

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